Przede wszystkim podstawowym pytaniem jest czy Pana samochód traktowany jest dla celów PIT jako osobowy, czy też ciężarowy (kratka o niczym nie przesądza). Odpowiednia definicja znajduje się w art. 5a pkt 19 ustawy o PIT. Jeżeli Pana samochód jest traktowany w ustawie jako osobowy to wtedy należy rozliczać jego użytkowanie w firmie wg tzw. kilometrówki.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu można uznać poniesione wydatki z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (czyli tzw. kilometrówka).
Stawki te wynoszą obecnie:
• dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3: 0,5214 zł
• dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 0,8358 zł
Przedsiębiorca, który używa w celu prowadzenia działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy, powinien co do zasady prowadzić: miesięczne zestawienie zawierające faktycznie poniesione wydatki wynikające z faktur VAT dokumentujących eksploatację samochodu oraz ewidencję przebiegu pojazdu (przy czym powinna ona być prowadzona przez osobę faktycznie używającą dany samochód).
Faktury VAT dokumentujące faktycznie poniesione wydatki w związku z eksploatacją prywatnego samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej muszą bezwzględnie zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Brak tego numeru powoduje, że faktura taka nie może zostać uwzględniona w zestawieniu faktycznie poniesionych wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu, a tym samym nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów rozlicza się natomiast narastająco. Jeżeli więc poniesione rzeczywiste wydatki nie zmieszczą się w limicie – będzie je można uwzględnić w miesiącu następnym (oczywiście do wysokości limitu określonego w kilometrówce). Jeżeli faktycznie poniesione wydatki będą niższe od wyliczonej kilometrówki – to podatnik może wykazać koszty uzyskania przychodów jedynie do wysokości faktycznie poniesionych wydatków, a nie limitu wskazanego na kilometrówce.
Informacje, o tym jak należy ująć powyższe koszty w podatkowej książce przychodów i rozchodów znajdują się w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wskazano w nich, że kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów. Wpisuje się w niej m.in. wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. Wydatki te należy wpisywać po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

W przypadku natomiast samochodu ciężarowego również należy prowadzić odpowiednie ewidencje, ale nie ma określonego limitu kosztów uzyskania przychodów. Podstawą prawną są tutaj ogólne przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodów.

Tomasz Kaczmarski
Konsultant ds. podatkowych
BLUE TAX GROUP SA