Ważne elementy przy organizacji szkolenia dla pracowników.

Spotkania biznesowe, mające stałe miejsce w profesjonalnym świecie, na dobre wpisały się w
polską rzeczywistość. Temat wydaje się tyleż ciekawy, co obszerny. Poprosiłam o rozmowę
panią Annę Puchalską, manadżerkę działu sprzedaży i marketingu Hotelu Kozi Gród, zajmującą
się na co dzień przygotowywaniem takich spotkań.

Pani Anno, istnieje tak duży wybór i różnorodność spotkań firmowych - imprezy szkoleniowe,
konferencje, bankiety czy spotkania integracyjne - że sama myśl o ich organizacji może
przyprawić o zawrót głowy.
Od czego zwykle zaczynają inicjatorzy takich spotkań?

A.P.: Na etapie planowania spotkania w firmie Klienta ustala się tematykę lub specyfikę
danego spotkania oraz ocenę jego przydatności dla konkretnych osób biorących w nim udział.
Kolejną rzeczą jest ustalenie miejsca spotkania.

Jakie elementy związane z wyborem miejsca są istotne z punktu widzenia organizatora z
ramienia firmy Klienta, a jakie z punktu widzenia uczestników spotkania?

A.P.: Dla organizatora ważna jest kompleksowość oferty, jej dostępność oraz możliwość
zindywidualizowania, dostosowania do specyficznych potrzeb. Elementy istotne z punktu
widzenia uczestnika to m. in. skupienie wszystkich pomieszczeń w jednym kompleksie, pełne
wyposażenie obiektu i pokoi, dostępność usług dodatkowych, w tym rekreacyjno-sportowych i
rozrywkowych. Najogólniej rzecz ujmując chodzi o to, by miejsce było jednocześnie na tyle
profesjonalne, żeby nie kojarzyło się z prywatnym wyjazdem, ale i na tyle przyjemne, żeby
nie wywoływało poczucia bezosobowości czy przymusu; z atmosferą sprzyjającą skupieniu, a
jednocześnie dającą możliwość zrelaksowania się.
Czym powinna kierować się osoba odpowiedzialna za wybór obiektu, w którym będzie miało
miejsce spotkanie?
A.P.: Radziłabym wziąć pod uwagę trzy sprawy: kompetencje i doświadczenie pracowników
obiektu, położenie obiektu i jego wyposażenie oraz zakres proponowanych usług i możliwych
działań. W profesjonalnie funkcjonujących obiektach możemy liczyć na fachową pomoc w
przygotowaniu oferty dostosowanej do naszych specyficznych potrzeb przy jednoczesnym
przedstawieniu gotowych, sprawdzonych rozwiązań oraz sugestii organizacyjnych, z których
będziemy mogli skorzystać. Miło, jeśli przy okazji obiekt będzie się znajdował w przyjemnym
dla oka i ucha miejscu. Większość firm ma swoje siedziby w mieście, korzystne jest więc
wybranie obiektu położonego poza miastem, jednak niewymagającego wielogodzinnego dojazdu.
Biorąc pod uwagę specyfikę spotkania, przy organizacji spotkań szkoleniowych i
konferencyjnych trzeba upewnić się, czy obiekt spełnia wymogi techniczne (na przykład atutem
miejsca może okazać się sala konferencyjna z dostępem do światła dziennego, ale jednocześnie
z możliwością zaciemnienia; sala z dostępem do bezprzewodowego łącza internetowego), w
przypadku spotkań bankietowych dobrze byłoby sprawdzić, choćby wirtualnie, wystrój sali
oraz przejrzeć ofertę kulinarną. Jeśli chodzi o wyjazdy integracyjne, albo zdecydujmy się
na imprezę tematyczną, albo zadbajmy o to, żeby wachlarz atrakcji był na tyle bogaty, by
dobrze się bawiły zarówno osoby uwielbiające dyskotekę z DJem czy karaoke, jak i te
trzymające się z dala od parkietu, za to bawiące się przy grze w kręgle, billard, piłkarzyki
czy darts. Można pokusić się o rozszerzenie oferty rozrywki o gry strategiczne, paintball,
quady lub celowanie do tarczy na strzelnicy. Sezonowe pieczenie kiełbasek albo kulig także
stanowią świetną możliwość zabawy. Sala kominkowa czy bar mogą stać się miejscem rozmów
(niewykluczone, że także tych biznesowych, po godzinach), a pobyt w saunie, na basenie, czy
po prostu na świeżym powietrzu może nieoczekiwanie pozwolić odstresować się, odprężyć. Ważne
jest więc aby obiekt, który wybieramy oferował szerokie możliwości sportowe i rekreacyjne.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia: koszty spotkania.

A.P.: Należy z pewnością rozważyć, czy zależy nam na dobrej jakości, czy chcemy zorganizować
spotkanie jak najmniejszym kosztem. Pamiętajmy, że jeśli decydujemy się na więcej niż jedną
usługę czy opcję, warto zapytać, czy dany obiekt ma w ofercie pakiety (np. pakiety
szkoleniowe zawierające wynajem sali wraz z serwisem kawowym oraz pełną obsługę
gastronomiczną). Można także rozważyć związanie się, w pozytywnym tego słowa znaczeniu, z
obiektem, który wydaje nam się atrakcyjny lub po prostu sprawdził się przy pierwszym
spotkaniu. Firmy decydujące się na stałą współpracę z danym obiektem (a bywa, że także ich
pracownicy podczas indywidualnych pobytów) mogą liczyć na korzystne rabaty oraz terminy
płatności, pierwszeństwo w rezerwowaniu pokoi oraz wszelką pomoc w organizacji dojazdu i
pobytu.

Mam wrażenie, że gdyby mój przełożony, zamiast zlecić mi napisanie artykułu czy
przeprowadzenie wywiadu, poprosił mnie teraz o zorganizowanie spotkania biznesowego,
wiedziałabym do kogo się zgłosić z prośbą o ofertę. Dziękuję za rozmowę.

Anna Puchalska jest manadżerką działu sprzedaży i marketingu Hotelu Koz