Dokumentowanie poniesionych wydatków jako warunek ich uznania
za koszt uzyskania przychodu
Według organów podatkowych, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do
kategorii kosztów podatkowych uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia
następujących przesłanek: uzyskania przychodu, istnienia związku przyczynowego
między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania
wydatku.
"
Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania
przychodów uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek:uzyskania
przychodu, istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a
uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku" - I SA Wr/959/89
z 24.09.2001.
W praktyce organów podatkowych,od co najmniej trzech lat widoczna jest tendencja
uzależniania uznania wydatków za koszt uzyskania przychodu od prawidłowości
ich udokumentowania. Powoływaną przez organy podstawą prawną jest art. 9 ust
1 uCIT, nakazujący podatnikom prowadzić ewidencję rachunkową, zgodnie z odrębnymi
przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.Należy zauważyć,
iż przepis ten nie zawiera jakiegokolwiek odniesienia do art. 15 ust 1 uCIT
tak jak nie jest możliwe wywiedzenie z tego przepisu szczególnego obowiązku
dokumentowania wydatków.
Pragniemy podkreślić, iż omawiany tu obowiązek dokumentowania i prowadzenia
ewidencji rachunkowej nie polega na spełnieniu formalnych obowiązków ewidencjonowania
faktur kosztowych wraz z respektowaniem art.20 i 21 uRach, lecz na zapewnieniu
dodatkowej dokumentacji o nie sprecyzowanych kryteriach,wyłącznie na potrzeby
bezpieczeństwa podatkowego.
Szczególnym obszarem zainteresowania organów podatkowych w omawianym zakresie
są wydatki związane z zakupem usług oraz świadczeń niematerialnych i prawnych.
Dlatego też realizując podjęte zobowiązania osoby odpowiedzialne za kwestie
rachunkowo-księgowe powinny ze szczególną starannością dokumentować ponoszone
wydatki. Ostatecznie celem powyższego będzie wykazanie przez Spółkę, iż usługa
rzeczywiście została na jej rzecz zrealizowana, a tym samym że zapłacona przez
nią cena ma faktyczne uzasadnienie w zakupionej usłudze.
Ze strony dowodowej przydatne będzie posiadanie w takim przypadku wszelkich
dowodów uzasadniających stanowisko podatnika. Odnosi się to zarówno do działań
prewencyjnych, podejmowanych w trakcie zakupów usług jak i przed wszczęciem
kontroli podatkowej oraz w trakcie prowadzenia postępowania podatkowego.
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej dowodami uzasadniającymi fakt zakupu
rzeczywistego świadczenia mogą wszelkie dowody, które będą wprost lub pośrednio
potwierdzać okoliczność wykonania świadczenia. Pomimo, że zasadniczo ciężar
dowodzenia twierdzonej okoliczności spoczywać będzie na podatniku, jednak
zgodnie z zasadami postępowania podatkowego przysługiwać mu będą wszelkie
prawa zawarte w dziale IV Ordynacji.
Fakt szczególnego dokumentowania wydatków należy odróżnić od prawidłowości
wyceny zakupionego świadczenia, które zasadniczo powinno odpowiadać cenie
rynkowej. Natomiast kwestia prawidłowości wyceny zakupionej usługi oraz uzasadnienia
poniesionej kwoty w przypadku, gdy odbiega ona od cen rynkowych w szczególnych
przypadkach może powodować powstanie obowiązku sporządzenia dokumentacji pomiędzy
podmiotami powiązanymi.
Ostatecznie wskazujemy, iż wątpliwości związane ze szczególnym dokumentowaniem
wydatków, wyraźne są równieżw orzecznictwie sądowym. Część składów orzekających
trzymając się literalnej wykładni uCIT, neguje możliwość kwestionowania wydatku
za koszt podatkowy w sytuacji braku posiadania przez podatników takich dowodów.
Jednakże istotna linia orzecznicza akceptując restryktywną praktykę organów
podatkowych fakt dokumentowania poniesienia wydatku, uznaje za konieczny warunek,
będący elementem koniecznym uzyskania uprawnienia zawartego w art. 15 ust 1
uCIT.
Jacek Dobrucki