Korzystanie z auta służbowego poza godzinami pracy

Konsekwencje podatkowe w związku z używaniem samochodu firmowego po godzinach pracy zależą od szeregu okoliczności. Ważne jest czy mówimy tu o korzystaniu z auta, które zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych i stanowi majątek firmy, czy też o aucie prywatnym, ale wykorzystywanym na potrzeby służbowe. Trzecia możliwość wiąże się z korzystaniem przez pracownika ze służbowego samochodu poza godzinami pracy.

Przedsiębiorca nie ma wyznaczonych godzin pracy- _ Jeżeli jest to samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych to powinien być wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, czyli w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Trzeba jednak pamiętać, że przedsiębiorca nie ma wyznaczonych godzin pracy i w sprawach firmowych może przemieszczać się także, na przykład wieczorem _ - komentuje Katarzyna Rola-Stężycka, kierownik zespołu analiz podatkowych w Tax Care.

Podobnie sytuacja kształtuję się, kiedy auto w firmie rozliczamy na podstawie tak zwanej kilometrówki. - _ Sposób jego wykorzystania nie ma tu znaczenia. Kosztem będą bowiem i tak tylko kwoty wynikające z kilometrówki wyliczonej z uwzględnieniem kilometrów przejechanych w sprawach firmowych _- dodaje Katarzyna Rola-Stężycka.

Ich ustawowy limit, wynosi odpowiednio:

1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 złotego,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 złotego,

2) dla motocykla - 0,2302 złotego,

3) dla motoroweru - 0,1382 złotego.
Wysoka grzywna za uszczuplanie kasy państwa_ - Schody zaczynają się, gdy to pracownik wykorzystuje służbowy samochód do celów niezwiązanych z pracą. - W ocenie organów podatkowych jest to świadczenie podlegające doliczeniu do przychodu pracownika i opodatkowaniu według wartości rynkowej _ – zwraca uwagę Jakub Boberski, partner w Taxa Group.

Jak zatem pracodawca powinien prawidłowo ustalić wartość takiego przychodu? Polskie regulacje bezpośrednio tego nie precyzują, a zagadnienia budzi sporo kontrowersji. - _ Minister Finansów stoi na stanowisku, że odnośnikiem przy ustaleniu wartości takiego świadczenia jest koszt najmu samochodu w firmie zajmującej się profesjonalnie tego rodzaju działalnością na rynku lokalnym, tam gdzie znajduje się siedziba pracodawcy _ – przypomina Rafał Kładzisz, doradca podatkowy.

Jeśli dodamy do tego, że podczas ewentualnej kontroli, niezwykle trudno jest urzędnikom skarbowym precyzyjnie ustalić zakres, w jakim auto było używane do celów prywatnych, a tym samym wyznaczyć wartość świadczenia i należnego podatku, możemy się spodziewać, że może nas to kosztować słono.

Ile? Biorąc pod uwagę, że przeciętna cena wynajmu małego samochodu osobowego (segment B) waha się w granicach 75 – 160 złotych za dobę, pensja pracownika, po weekendowym jeżdżeniu autem służbowym rośnie o około 750 – 1600 złotych. A od tego, trzeba również zapłacić około 135 – 290 złotych podatku dochodowego, i to przy założeniu, że zarobki pracownika mieszczą się w niższej skali podatkowej. A gdy przedsiębiorca nie zadba o ten obowiązek, uszczuplając tym samym kasę państwa, musi dodatkowo liczyć się z możliwością grzywny.Eliminacja ryzyka

Dokładne ustalenie zasad na jakich pracownik może korzystać z samochodu służbowego leży zatem zarówno w interesie pracownika jak i pracodawcy. Najlepiej, by takie regulacje znalazły odzwierciedlenie w układzie zbiorczym pracy, regulaminie wynagradzania lub też w stosownych przepisach o wynagradzaniu. To pozwoli na uniknięcie objęcia świadczenia - wykorzystywania auta służbowego do celów prywatnych, składkami ZUS.

-_ Częstą praktyką firm jest potrącanie określonej kwoty za korzystanie z samochodu po godzinach pracy, takie postanowienia znajdują się w umowach o pracę _ – radzi Katarzyna Rola-Stężycka z Tax Care.

Ponadto przedsiębiorstwa coraz częściej, w celu eliminacji ryzyka, stosują różne sposoby ograniczenia możliwości ustalenia takiego przychodu po stronie pracownika.

- _ Przykładowo kwalifikują, w oparciu o wewnętrzne regulaminy, przejazdy pomiędzy miejscem wykonywania pracy a miejscem zamieszkania (co jest najczęstszym zakresem wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych) jako część przejazdów o charakterze służbowym narzuconym przez pracodawcę jako zadanie służbowe na rzecz pracownika _ – dodaje Jakub Boberski z Taxa Group.

Warto dodać, że Polska jest jednym z niewielu krajów w Unii Europejskiej, gdzie zasady wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych nie zostały uregulowane prawnie.