Szybkie zatrudnienie Ukraińców graniczy z cudem. Powód? To, co niegdyś w urzędzie pracy zajmowało 2 minuty, od nowego roku trwa już kwadrans. A to nie koniec problemów.
1 stycznia tego roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące rejestracji oświadczeń o zatrudnieniu obywateli Ukrainy oraz kilku innych państw. Miały dać urzędnikom lepsze narzędzia dla kontrolowania tego, gdzie podejmują zatrudnienie pracownicy z zagranicy, przyczynić się do zmniejszenia szarej strefy i promować tym samym legalne formy zatrudnienia.
Jeszcze przed wejściem przepisów w życie eksperci alarmowali, że nowe obowiązki i procedury mogą utrudnić obcokrajowcom dostęp do naszego rynku pracy.
Czytaj więcej: Nowe zasady zatrudniania Ukraińców. Przedsiębiorcy boją się, że nowe przepisy wydłużą procedury
Obawy te potwierdziły się. Urzędy pracy mają coraz większe problemy z rejestracją oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w przewidzianym 7-dniowym terminie. Trudności wynikają ze zwiększenia liczby załączników do wniosku i wymogu obecności cudzoziemca w Polsce. Eksperci Personnel Service, jednej z największych agencji pośrednictwa pracy w Polsce, wskazują, że obecnie każdego dnia rejestrowanych jest nawet 10-krotnie mniej oświadczeń niż w 2017 roku.
Ze wstępnych szacunków Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wynika, że w 2017 roku zostało wydanych 1,8 mln oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcom. To oznacza, że każdego dnia roboczego rejestrowano w całej Polsce nawet 7 200 oświadczeń.
Więcej obowiązków, czasu mniej
Z czego wynika takie spowolnienie? Dotychczas to na pracodawcy spoczywała odpowiedzialność za prawidłowość danych wpisywanych w oświadczeniu o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Urzędnik jedynie przyjmował wniosek i sprawdzał, czy okres, na jaki chce się zatrudnić pracownika z Białorusi, Rosji, Ukrainy, Mołdawii, Gruzji czy Armenii (bo to dla nich znajduje zastosowanie uproszczona procedura) nie przekracza 180 dni.
Po 1 stycznia to się zmieniło – urzędnicy ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość danych wpisywanych w oświadczeniach, czego konsekwencją jest wydłużenie procesu weryfikacji jednego dokumentu z kilku do kilkunastu minut.
Przybyło też dokumentów, z którymi muszą się zapoznać. O ile w 2017 r. trafiała na ich biurko jedna strona oświadczenia dla urzędu pracy i jedna strona oświadczenia dla pracodawcy, tak teraz minimalna liczba stron, które trzeba dostarczyć do urzędu pracy, wynosi aż osiem. Do wymaganych dokumentów należą m.in. gotowe oświadczenie, potwierdzenie zapłaty w wysokości 30 zł za rejestrację oświadczenia (dołączane pojedynczo do każdego kompletu) czy kserokopia paszportu cudzoziemca z wszystkimi ostemplowanymi stronami. Jeśli dokumentacja zawiera błędy lub braki, termin rejestracji oświadczenia wydłuża się do 30 dni. Biorąc jednak pod uwagę, że oświadczenia składają przede wszystkim profesjonaliści – firmy rekrutacyjne, dokumentacja zazwyczaj odpowiada wszystkim wymogom.
Coraz więcej pracowników obsługuje cudzoziemców
Jolanta Siwek, zastępca kierownika Grodzkiego Urzędu Pracy w Krakowie przyznaje, że po 1 stycznia sytuacja rzeczywiście jest znacznie trudniejsza.
- Dotrzymanie 7-dniowego terminu graniczy z cudem. Dziennie trafia do nas 180-220 oświadczeń o powierzeniu wykonywaniu pracy cudzoziemcowi. Składają je przede wszystkim pośrednicy, indywidualni przedsiębiorcy tylko sporadycznie.
Zobacz też: * *Zmiany w urzędach pracy. Ministerstwo pracuje nad reformą
Zarejestrowanie jednego oświadczenia zajmuje 15 minut, kilka razy więcej niż przed paroma tygodniami. Czasochłonne jest wpisywanie danych do systemu Syriusz, w którym do uzupełnienia jest sześć zakładek – wyjaśnia.
Zapytana, czy w związku z tym pracownicy zostają po godzinach, zaprzecza. Konieczna była jednak zmiana organizacji pracy. Konieczne było przeniesienie kilku pracowników ze stanowisk, na których jest mniej pracy. I tak, do samej tylko rejestracji oświadczeń oddelegowanych jest sześciu pracowników pełnoetatowych, których wspiera czworo stażystów. Rola tych ostatnich ogranicza się do wpisywania danych do systemu po tym, jak urzędnik zatwierdzi dokument.
- W pierwszym tygodniu stycznia oddalaliśmy wiele wniosków, gdyż zawierały błędy, pracodawcy nie dołączyli załączników albo potwierdzenia opłaty – mówi Robert Gąciarek z Powiatowego Urzędu Pracy w Łodzi. – W tych pierwszych dniach obowiązywania nowych przepisów zarówno firmy pragnące zatrudnić obcokrajowców bezpośrednio, jak i agencje pracy dopiero orientowały się w kształcie nowych obowiązków i tych wniosków było mniej.
Ta komfortowa sytuacja nie trwała jednak długo.
O ile pierwszy tydzień upłynął na konsultacjach i zwracaniu błędnie wypełnionych podań, tak od kilkunastu dni wnioski o rejestrację płyną już szerokim strumieniem. Gąciarek przyznaje, że ilość pracy narasta systematycznie i o ile pracownicy jeszcze wyrabiają się z pracą w wyznaczonym 7-dniowym terminie, to nie można wykluczyć, że w najbliższym czasie zaczną się zatory. Co w tej sytuacji?
- Jeśli urzędnicy nie będą w stanie dokonać w odpowiednim czasie rejestracji, będę zmuszony poprosić dyrektora o wzmocnienie zespołu – mówi.
Przyznaje, że po 1 stycznia większość urzędów w całym kraju pracy musiała się przeorganizować, by terminowo obsługiwać wnioski dotyczące obcokrajowców. Dodaje, że gdy w 2015 r. objął kierownictwo nad Działem Obsługi Pracodawców, obsługa cudzoziemców stanowiła margines spraw. Dziś dział zajmuje się praktycznie tylko tym.
Dużo papieru w obiegu
A jak to wygląda z punktu widzenia firm pośredniczących w zatrudnianiu cudzoziemców?
- Obsługujemy aktualnie firmę, która wyraziła gotowość zatrudnienia 800 obywateli Ukrainy. Złożenie każdego wniosku jest płatne. 30 złotych to nie jest zaporowa cena, trudność polega na tym, że nie możemy wydrukować zbiorczego potwierdzenia dokonania opłaty, ale musimy generować 800 oddzielnych nich potwierdzeń – mówi Monika Banyś z Personnel Service. - Tym samym my tworzymy dodatkowe dokumenty, a pracownicy urzędów pracy mają więcej załączników do przeczytania.
Nowe regulacje nie są z gruntu złe, to procedury wymagają dopracowania. Pośrednicy mają nadzieję, że z czasem urzędy pracy wypracują metodę szybszej weryfikacji dokumentów.
Będziemy wiedzieć więcej o pracujących cudzoziemcach
Z całą pewnością nowe przepisy porządkują obecność pracowników z Ukrainy i innych krajów w Polsce.
- Wcześniej pracodawcy nie mieli obowiązku informować urzędów o tym, czy faktycznie zatrudnili obcokrajowców. W efekcie nie wiedzieliśmy nawet, ilu obywateli Ukrainy pracuje w naszym kraju, w jakich branżach, regionach. Bywało, że jedno oświadczenie było wystawiane na kilka osób – wyjaśnia Monika Banyś.
Zapytana o to, czy nowe regulacje mogą przyczynić się do spadku liczby przyjeżdżających do nas pracowników z zagranicy, zaprzecza. Nic nie wskazuje na to, by groziła nam jakaś zapaść.
Andrzej Kubisiak, Dyrektor Zespołu Analiz i Komunikacji firmy Work Service również widzi pewne problemy biurokratyczne, ale nie chce podjąć się oceny funkcjonowania nowej regulacji, gdyż od jej wejścia w życie minęło zbyt mało czasu.
- Już wcześniej sygnalizowaliśmy, że zwiększenie liczby obowiązków, które spoczywają na urzędnikach, może doprowadzić do zatorów – mówi w rozmowie z money.pl.
Zapytany o to, co ustawodawca mógłby rozważyć w przyszłości, by zatrudnianie cudzoziemców było szybsze i prostsze, wskazuje na opracowanie bardziej długofalowej polityki migracyjnej.
- Doskonale by było, gdyby ustawodawca poszedł w kierunku zielonych kart, tak by pracownicy mogli przyjeżdżać na kilka lat, a nie tylko na pół roku. Bo dziś jest tak, że co sześć miesięcy pojawiają się nowi ludzie, a firmy muszą na nowo składać dokumenty. Skorzystałyby na tym i urzędy, bo spadłoby ich obciążenie, i pracownicy, którzy nie żyliby w stanie tymczasowości, i pracodawcy, którzy bardziej długofalowo planowaliby zatrudnienie – wyjaśnia.
Andrzej Kubisiak dodaje, że dzięki takim zielonym kartom łatwiej by było zachęcić do przyjazdu pracowników wysoko wyspecjalizowanych, np. lekarzy czy specjalistów IT.
Na tym, że przyjeżdżający bardziej będą się identyfikowali z Polską, skorzysta cała gospodarka. Dziś jest tak, że niepewni swojego losu pracownicy z Ukrainy czy Białorusi często starają się wydać u nas jak najmniej pieniędzy lub wysyłają większą część zarobionych pieniędzy rodzinie w ojczyźnie.
- Gdyby mieli gwarancję zatrudnienia, staliby się pełnoprawnymi, lojalnymi konsumentami – przekonuje.