Różne biura, bez względu na to, w jakiej branży działają, łączy jedno – koszty funkcjonowania. Gdy opłaty na działanie firmy osiągają wysoki poziom, to znak, że konieczne jest dokonanie optymalizacji kosztów. Wydatki można ograniczać w różnych obszarach, ale podjęte czynności nie mogą utrudniać pracy.
Koszty wynajmu powierzchni biurowej, drukowania, należności za energię elektryczną czy obsługę księgową mogą nadwerężyć budżet każdego biura. Dlatego warto dokładnie przeanalizować opłaty związane z tymi obszarami i zidentyfikować czynniki generujące największe wydatki.
Energia elektryczna i drukowanie
Racjonalne gospodarowanie energią elektryczną może być ważnym elementem ograniczającym koszty funkcjonowania biura. W tym obszarze należy przede wszystkim postawić na zmianę nawyków pracowników, na przykład niepozostawianie urządzeń w trybie stand-by po pracy lub gaszenie świateł w pustych pomieszczeniach. Warto także zamontować we wszystkich pokojach energooszczędne oświetlenie LED-owe, a nawet korzystać z czujników, które będą nie tylko regulowały natężenie światła w stosunku do warunków na zewnątrz, ale też włączą żarówki dopiero, gdy wykryją ruch. Kolejna istotna kwestia to optymalne dostosowanie taryf do potrzeb danego biura. Dobrze jest również przeanalizować możliwość zmiany dostawcy energii elektrycznej.
Oszczędność energii elektrycznej wiąże się również z rozsądnym użytkowaniem urządzeń biurowych, a szczególnie drukarek, które znajdują się w każdym biurze. Jak wynika z badań, najwięcej drukują biura księgowe (37,5%) i administracyjne (25,7%), ale tak naprawdę żadna firma nie jest w stanie całkowicie wyeliminować generowania papierowych dokumentów. Łatwo zauważyć, że w wielu biurach nadal dominują drukarki laserowe. Szukając jednak optymalizacji kosztów w tym obszarze, warto zwrócić uwagę na najnowszej generacji drukarki atramentowe.
– Przy wyborze drukarki kluczowa jest nie tyle jej cena, ile koszty eksploatacji oraz konserwacji – zauważa Grzegorz Konik z firmy HP. – W powszechnym mniemaniu drukarki laserowe lepiej nadają się do biura i do drukowania dużej liczby dokumentów niż atramentowe, ale nie do końca jest to prawdą. Najnowszej generacji drukarki atramentowe, na przykład naszej produkcji, posiadają nieruchome głowice, które pozwalają drukować szybko, efektywnie i oszczędnie. Ich eksploatacja jest tańsza nawet o połowę w porównaniu do urządzeń laserowych – podkreśla Grzegorz Konik.
Koszty [najmu](https://msp.money.pl/wiadomosci/poradniki/artykul/najem-najwazniejsze-aspekty-dotyczace,213,0,2421205.html) i obsługi księgowej
Najczęściej wydatki związane z najmem powierzchni biurowej to znaczny udział w kosztach funkcjonowania biura. Jak wynika z badań firmy Cushmann & Wakefield, 28% kosztów generowanych jest przez media, 24% pochłaniają opłaty związane z podatkami, a 20% to wydatki na konserwację i naprawy w najmowanym lokalu. Pozostałe należności to najczęściej ubezpieczenie nieruchomości, ochrona obiektu i utrzymanie czystości. W obszarze związanym z najmem warto szukać oszczędności już na etapie wybierania powierzchni biurowej. Gdy zostanie podpisana umowa, może być trudno o jakiekolwiek zmiany. Przede wszystkim warto szukać siedziby w nowoczesnym budynku, który charakteryzuje się dobrymi parametrami energetycznymi. Pozwoli to ograniczyć wydatki na ogrzewanie. Przy okazji nowy budynek to również duże prawdopodobieństwo rzadszych napraw i konserwacji. Nierzadko można także wynegocjować korzystny zakres opłat eksploatacyjnych.
Na koniec należy poświęcić kilka słów wydatkom związanym z rozliczeniami księgowo-finansowymi. Bez takich rozliczeń nie może funkcjonować żadna firma i najczęściej potrzebny jest odpowiedni specjalista, która zna się na prawie podatkowym. Zatrudnianie takiej osoby generuje niemałe koszty. Dlatego optymalnym rozwiązaniem jest korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Obecnie z outsourcingowania usług księgowych korzysta 62,77% polskich firm, jak wynika z raportu Fundacji Rozwoju Biznesu „Starter”.
Poszukiwanie oszczędności i optymalizacja wydatków związanych z funkcjonowaniem biura powinno być tak naprawdę nieustannym procesem. Działania muszą być dostosowywane do bieżącej sytuacji firmy i powinny uwzględniać nie tylko jej potrzeby finansowe oraz budżet, ale także ergonomię i wygodę pracy.