Pierwszy list do Kancelarii Premiera wpłynął 3 października. Kancelaria Prezydenta prosiła w nim o zapewnienie samolotu dla prezydenta na szczyt w Brukseli 15 października i powrotnego - dzień później.
13 października Kancelaria Prezydenta podała w korespondencji skierowanej do Kancelarii Premiera godzinę planowanego przez Lecha Kaczyńskiego odlotu i przylotu rządowego Tupolewa. Dzień później, a więc w dniu wylotu delegacji z premierem - dowódca pułku samolotów, pułkownik Ryszard Raczyński, prosi ministra obrony o koordynację lotów premiera i prezydenta.
Do Zespołu Obsługi Zagranicznej Kancelarii Prezydenta tego samego dnia wpłynęło pismo pułkownika, w którym poinformowano, że - zgodnie z decyzją premiera - samolot ma pozostawać w ciągłej dyspozycji delegacji w Brukseli.
W dniu wylotu premiera do Brukseli Kancelaria Prezydenta wysłała do Kancelarii Premiera list, w którym podkreślono, że prezydent chce zapewnienia dwóch samolotów JAK 40 do Brukseli, w związku z brakiem rządowego Tupolewa.