Tworzenie biur obsługi interesantów, lepsze organizacyjne przygotowanie procesów i ich skrócenie np. poprzez wykorzystanie rozwiązań teleinformatycznych - to pomysły na usprawnienie zarządzania polskimi sądami prezentowane na seminarium w Białymstoku. Niektóre z tych rozwiązań są już wykorzystywane.
We wtorek rozpoczęło się trzydniowe międzynarodowe seminarium na temat tzw. dobrych praktyk przy zarządzaniu sądami. To element szkoleń sędziów i pracowników administracyjnych sądownictwa. W seminarium bierze udział m.in. kilkudziesięciu prezesów i dyrektorów sądów z całego kraju - przedstawicieli sądów objętych pilotażowym programem wdrażania nowoczesnych metod zarządzania sądami. Są też przedstawiciele wymiaru sprawiedliwości z Holandii, Wielkiej Brytanii, Niemiec i Finlandii - krajów partnerskich projektu.
Sędziowie zwracają uwagę, że potrzebne są dobre, powtarzalne rozwiązania, które sprawdzą się zarówno w przypadku drobnych spraw, ale i dużych, skomplikowanych. "Zależy nam na redukcji czasu i kosztów postępowania" - mówił prezes Sądu Rejonowego w Białymstoku Tomasz Kałużny.
Adam Niedzielski, dyrektor departamentu strategii i deregulacji ministerstwa sprawiedliwości podał przykład tworzenia biur obsługi interesanta (według danych resortu, ma je obecnie 66 proc. sądów w Polsce), które odciążają sekretariaty wydziałów sądowych.
Goście z Holandii i Wielkiej Brytanii prezentują tamtejsze rozwiązania, które pozwoliły znacznie przyspieszyć rozpatrywanie spraw i długość procesów. W Holandii stosowana jest tzw. control tower, w Wielkiej Brytanii - team work. Chodzi o to, że tam sędzia skupia się wyłącznie na procesie orzekania, a administracja sądowa dba o całościową organizację rozpraw, ustalanie terminów itp.
"To nie jest tak, że sędzia jest pozostawiony samemu sobie ze sprawą liczącą sto tomów akt. Mamy pracowników administracji, asystentów, cały team współpracuje, żeby tę sprawę profesjonalnie przygotować" - uważa Kałużny.
Prezes sądu regionalnego w Limburgu (Holandia) Peter Pulles mówił, że system sądowy musi być efektywny zarówno pod względem czasu, jak i kosztów, ale nastawiony (zorientowany) na obywatela. Wyjaśniał, że system control tower (wieża kontrolna) to grupa specjalistów zajmująca się planowaniem spraw sądowych, przygotowaniem wokandy, w ten sposób wspierająca sędziów.
"System ten okazał się dla nas bardzo skuteczny, ponieważ zdecydowanie skrócił czas od pojawienia się sprawy w sądzie do jej zamknięcia. 10-15 lat temu, gdy tego systemu nie mieliśmy, przeciętna sprawa cywilna trwała ok. dwóch lat, a dzięki tym rozwiązaniom, okres ten skróciliśmy do roku-sześciu miesięcy" - mówił Holender.
Lincoln Pereira z Londynu, specjalista z zakresu administracji sądowej wyjaśniał, jak działa tam tzw. team work. Również polega na zarządzaniu sprawą po to, by sędzia mógł skupić się wyłącznie na orzekaniu. "Współpracujemy z sędziami bardzo blisko i cały czas mamy świadomość, jaki jest zakres odpowiedzialności sędziów, a jaki zakres pracy i odpowiedzialności pracowników administracji" - powiedział.
Kałużny poinformował, że w białostockich sądach będzie za kilka miesięcy pilotażowo wdrażany projekt elektronicznego potwierdzenia odbioru sądowych zawiadomień. Listonosze zostaną wyposażeni w tablety (planowany jest zakup ok. 230 takich urządzeń), gdzie będzie trzeba podpisem potwierdzać odbiór zawiadomienia, a informacja o tym będzie od razu trafiała do sądu.
Ma to znacznie skrócić czas między rozprawami, gdyż zwyczajowo sędziowie robią przerwy po kilka tygodni, by dokumenty mogły być wysłane, a tzw. zwrotki (papierowe) potwierdzenia odbioru zdążyły wrócić do sądu. Przedstawiciele wymiaru sprawiedliwości szacują, że pozwoliłoby to trzykrotnie skrócić czas między rozprawami, gdy zachodzi konieczność zawiadomienia stron i otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru. (PAP)
rof/ bos/ dym/
