W Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji będzie wdrażany system elektronicznego zarządzania dokumentacją, który powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Porozumienie w tej sprawie szef resortu Michał Boni podpisał w środę z wojewodą podlaskim Maciejem Żywną.
To kolejna instytucja państwowa, w której system EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) będzie wdrażany i użytkowany. Do tej pory został wprowadzony (lub trwa jego wdrażanie) m.in. w trzynastu urzędach wojewódzkich, Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwie Edukacji, Ministerstwie Zdrowia i biurze Rzecznika Praw Obywatelskich.
Wprowadzenie systemu jako podstawowego oznacza, że zamiast papierowych dokumentów jest obieg elektroniczny, bo zdecydowaną większość spraw można załatwić w ten sposób. To przyspiesza pracę i pozwala w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest każda z nich, kto się nią zajmuje i jakie działania zostały podjęte.
Umowa została podpisana w środę w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji w Warszawie. Wojewoda Maciej Żywno uważa, że docelowo EZD mógłby być systemem całej administracji rządowej. "Bo przejrzystość pracy w EZD, jej szybkość, jest nie do przecenienia. Tak naprawdę to szansa na to, by cała administracja stała się prawdziwie elektroniczna, a dzięki temu bardziej oszczędna, wydajna i sprawna" - powiedział.
System został stworzony w 2010 roku w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Jest darmowy, od 2011 roku wdrażany w kolejnych miejscach i dostosowywany do potrzeb kolejnych urzędów. "Otrzymujemy z konkretnego urzędu informacje o prowadzonych sprawach, obiegu kancelaryjnym, przekładamy je na EZD, a potem testujemy" - powiedział szef informatyków w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Mariusz Madejczyk.
Zwrócił uwagę, że podczas tego procesu zawsze dochodzi do uproszczenia procedur. "Tam, gdzie było potrzebnych siedem podpisów, w EZD wystarczą dwa. To ogromna wygoda i naprawdę znaczące usprawnienie pracy" - dodał.
Według informacji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, obecnie z EZD korzysta kilkadziesiąt urzędów administracji rządowej terenowej i centralnej, łącznie około 15 tys. urzędników, a kolejnych kilkanaście tysięcy przygotowuje się do korzystania z niego.
Podlaski Urząd Wojewódzki szacuje - licząc potencjalne koszty wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu - że dla 15 tys. stanowisk oszczędności sięgają 2,25 mln zł rocznie z tytułu wdrożenia oraz 1,8 mln zł za jego utrzymanie.
Dodatkowe oszczędności przynosi zastąpienie papierowych dokumentów elektronicznymi i ich wysyłki pocztą - obiegiem przez łącza. Jak wyliczył urząd, obecnie jego partnerzy w EZD wysyłają miesięcznie ok. 120 tys. przesyłek przez ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), co daje ok. 5 mln zł oszczędności. (PAP)
rof/ kow/ mok/ jra/
