W połowie kwietnia przyszłego roku ruszy elektroniczny system, dzięki któremu klienci Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego mają szybciej - częściowo przez internet - załatwiać swoje sprawy. System ma też pozwolić pracownikom urzędu sprawniej obracać dokumentami - tam gdzie pozwala na to prawo, będą one istniały tylko w postaci elektronicznej.
Porozumienie o współpracy przy wdrażaniu Elektronicznej Platformy Urzędu Wojewódzkiego i Administracji Zespolonej podpisali w piątek w Katowicach wojewoda śląski, władze Politechniki Śląskiej - która ma służyć urzędowi pomocą merytoryczną i decyzyjną - a także firmy, która projekt platformy przygotuje i wdroży do 15 kwietnia.
Wdrożenie wartego blisko 3,7 mln zł systemu pozwoli m.in. na pominięcie pierwszych etapów załatwiania wielu spraw, w których do tej pory konieczna była obecność klienta. Tam, gdzie to okaże się to możliwe, nie będzie potrzebne osobiste składanie różnych pism czy wniosków. Zamiast tego, na stronie internetowej urzędu pojawią się odpowiednie formularze.
Poprzez taki formularz będzie można np. złożyć do urzędu skargę - których obecnie w formie papierowej spływa rocznie do wojewody ok. 8 tys. Podczas kontaktów z systemem urzędu trzeba będzie podawać indywidualny kod, wygenerowany podczas pierwszego z nim kontaktu. Po podaniu kodu, będzie można sprawdzić m.in. czy złożona skarga została już rozpatrzona.
Ograniczenia wynikające z aktualnego prawa i względów bezpieczeństwa nie pozwolą na załatwianie w formie elektronicznej spraw paszportowych czy związanych z cudzoziemcami. M.in. dlatego nadal funkcjonować będą biura obsługi klientów, z tradycyjnym trybem załatwiania spraw. Ich dokumentacja będzie jednak później przetwarzana na formę elektroniczną.
"Doganiamy standardy, które są już oczywiste w wielu sferach życia. Stopniowo przejdziemy od zwykłych urzędniczych papierów do komunikacji elektronicznej. Przyspieszając obieg dokumentów, podniesiemy jakość usług. Jednocześnie sami będziemy musieli nauczyć się wielu rzeczy, związanych z wdrożeniem systemu" - mówił wojewoda Tomasz Pietrzykowski.
"Dzięki informatyzacji większość usług, które obecnie wykonujemy tradycyjnie, będziemy udostępniali na platformie elektronicznej, w sieci internetowej, tak by o każdej porze dnia i nocy nasi klienci mogli zainicjować swoje działania, a także obserwować ich skutki" - podkreślał prezentujący założenia projektu Łukasz Łata z gabinetu wojewody.
System ma ułatwić również pracę urzędnikom, m.in. będzie automatycznie przypominał o terminach poszczególnych spraw, pozwoli na ich pełne ewidencjonowanie, ograniczy możliwość urzędniczych pomyłek, a także pozwoli na zmniejszenie - szacunkowo o 40 proc. - kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem urzędu.
Wszelkie dane podczas komunikacji klientów z urzędnikami będą przesyłane kanałami szyfrowanymi - podobnie jak podczas połączeń z internetowymi kontami bankowymi. Modułowa konstrukcja systemu i zastosowanie otwartych standardów informatycznych umożliwią łatwe zwiększenie jego przepustowości oraz ewentualną rozbudowę o nowe elementy.
W pierwszym etapie wdrażania systemu, do kwietnia przyszłego roku, przygotowane zostanie oprogramowanie dla tysiąca stanowisk w siedzibie urzędu w Katowicach, oddziałach zamiejscowych w Bielsku- Białej i Częstochowie oraz delegaturach paszportowych - prócz wymienionych miast - także w Bytomiu, Gliwicach, Rybniku.
W tych dziewięciu jednostkach działają już kioski internetowe, w których z systemu będą mogli skorzystać klienci nieposiadający dostępu do komputera, a także - dzięki radom urzędników - ci, którzy nie będą czuć się pewnie korzystając z niego samodzielnie. W przyszłości system ma objąć wszystkie jednostki administracji publicznej w woj. śląskim. (PAP)
mtb/ wkr/ rad
