Według przepisów o rachunkowości główny księgowy (księgowy) ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jedynie w przypadku przyjęcia tego rodzaju odpowiedzialności na piśmie.
Ponieważ u państwa księgowy pracował na umowę zlecenia a nie o pracę, zakres odpowiedzialności reguluje umowa. Jeżeli księgowa przejmie na siebie odpowiedzialność (pisemnie wyrazi zgodę) za rozliczenia podatkowe to na podstawie art. 9 § 3 kodeksu karnego skarbowego (dalej: kks) ponosi odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, jeżeli do niego dojdzie za sprawą jej udziału.
Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w kodeksie cywilnym księgowa, która podpisała umowę o pracę lub zlecenie odpowiada za szkodę wyrządzoną pracodawcy z racji popełnionych błędów lub uchybień i jest zobowiązana do naprawienia tej szkody.
Odpowiedzialność materialna księgowej zatrudnionej na umowę zlecenie jest większa niż księgowej zatrudnionej na umowę o pracę. Księgowa zatrudniona na umowę zlecenie odpowiada bez ograniczeń za całą szkodę, odpowiedzialność ta wynika z art.471 kodeksu cywilnego.
Jeśli dochodzić odszkodowania to tylko na drodze cywilnej na pod. art. 471 KC.
art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 4 ust. 5, art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393
- art. 100 i 114-122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672
- art. 9 § 3, art. 54, 60 i 61 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 766; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 766
- Kodeks Zawodowej Etyki w Rachunkowości, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa, czerwiec 2007 r.