Każda jednostka gospodarcza działająca na podstawie ustawy o rachunkowości zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i bezbłędny. Księgi rachunkowe powinny odzwierciedlać stan faktyczny zdarzeń mających miejsce w spółce. Zatem zarówno aktywa, jak i pasywa powinny podlegać weryfikacji i kontroli.
Każda jednostki na podstawie przepisów rozdziału 3 ustawy o rachunkowości przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację następujących pozycji:
1) aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienione w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się za pomocą:
- spisu z natury,
- otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
- porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
Z ustawy wynika, że inwentaryzację należności w tym udzielonych pożyczek przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald. Obowiązek uzgodnienia stanu należności ciąży na wierzycielu i to on zobligowany jest do wysłania wyciągu z konta. Dłużnik zatem ma wyłącznie obowiązek uzgodnić stan swoich rozrachunków z wierzycielem.
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. _ milczącego akceptu _ w przypadku potwierdzenia salda. Co zatem spółka powinna zrobić w sytuacji, gdy nie otrzyma odpowiedzi o potwierdzeniu salda? Brak takiej odpowiedzi powinno traktować się jako saldo niepotwierdzone. Należy wówczas dokonać weryfikacji niepotwierdzonych sald w celu analizy należności spornych i wątpliwych.
Jak często należy przeprowadzać inwenturę
Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach i częstotliwości:
1) składniki aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy do 15 dnia następnego roku,
2) zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadza się raz w ciągu 2 lat,
3) nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycje, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu 4 lat,
4) zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadza się raz w roku,
5) zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadza się raz w roku.
Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji można tylko w dwóch sytuacjach:
- w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 ustawy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
- w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.
Dokumentacja inwentaryzacji
Przepisy nie regulują zasad powoływania komisji spisowych ani szczegółowych zasad przeprowadzania spisu z natury. W związku z tym należy posiłkować się utrwalonymi w praktyce i zwyczajowo zasadami postępowania. Dokumentacja może zawierać zarówno uregulowania zasad przeprowadzania i rozliczania inwentury, jak i liczne wzory formularzy oraz protokołów.
Uznaje się, że na dokumentację inwentaryzacyjną powinny składać się:
- plan i harmonogram inwentaryzacji,
- zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
- jeśli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu – to powiadomienie biegłego o terminach,
- arkusze spisu z natury,
- protokół weryfikacji aktywów i pasywów,
- potwierdzenia sald rozrachunków (w tym: należności, zobowiązań, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych na rachunkach bankowych),
- protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie,
- oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych,
- sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej,
- protokoły weryfikacji różnic oraz ich wyjaśnienie.
Arkusz spisu z natury, o którym mowa w artykule 21 ustęp 1 ustawy o rachunkowości, powinien zawierać co najmniej:
1) nazwę i kolejny numer arkusza spisu,
2) nazwę jednostki lub pieczątkę zawierającą nazwę jednostki,
3) określenie metody inwentaryzacyjnej, np. inwentaryzacja pełna okresowa (lub ciągła) albo wyrywkowa okresowa (lub ciągła),
4) nazwę lub numer miejsca spisowego oraz określenie magazynu, składowiska, itp.,
5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury,
6) termin przeprowadzania inwentaryzacji, jeżeli różni się od daty spisu z natury,
7) numer kolejny pozycji arkusza spisu,
8) szczegółowe określenie nazwy składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący,
9) jednostkę miary,
10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury (zgodnie ze stanem faktycznym),
11) cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową,
12) imię i nazwisko osoby, której powierzono składniki majątku oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury; w razie stosowania wspólnej odpowiedzialności pracowników – nazwiska i podpisy osób współodpowiedzialnych, uczestniczących w spisie.
Jak rozliczyć inwentaryzację w księgach rachunkowych
Ujawnione w czasie przeprowadzanej inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Powstałe w postaci nadwyżek lub niedoborów różnice ustala się, określając ich wielkość:
- ilościowo i wartościowo-rzeczowe składniki majątku oraz
- wartościowo – w odniesieniu do np. gotówki, papierów wartościowych.
W zależności od tego, jaka była przyczyna powstania różnic, należy rozliczyć je księgach rachunkowych jako:
- niedobory zawinione lub niezawinione,
- niedobory i nadwyżki pozorne,
- mieszczące się w granicach norm i limitów na naturalne ubytki oraz
- podlegające kompensacie.
Za zawinione uznaje się takie niedobory, które są następstwem działania oraz zaniedbań osób odpowiedzialnych za powierzone mienie. O tym czy niedobór należy uznać za zawiniony czy też nie oraz decyzję o obciążeniu równowartością niedoboru zawinionego osoby odpowiedzialnej za mienie podejmuje kierownik jednostki.
Niedobory i nadwyżki pozorne rozlicza się w ten sposób, że koryguje się zapisy księgowe składników objętych inwenturą na podstawie dowodów uzasadniających korektę.
Ubytki naturalne są to niedające się uniknąć zmniejszenia ilości składników majątku, które spowodowane są ich właściwościami chemicznymi i fizycznymi. Normy ubytków naturalnych ustalane są przez kierownika jednostki jako normy zakładowe. Często jednostki stosują tzw. limity na ubytki naturalne, które wyrażane są jako procent od wielkości sprzedaży towarów, materiałów. Limit taki określa wielkości dopuszczalnego ubytku. Różnice mieszczące się w ustalonym limicie spisuje się w koszty działalności eksploatacyjnej jednostki.
Kompensaty dokonuje się zawsze przed odliczeniem ubytków naturalnych. Dodatkowo można jej dokonywać jeśli spełnione są następujące warunki:
- nadwyżki i niedobory powstały w tym samy okresie objętym spisem i rozliczeniem
- różnice powstały w podobnych asortymentach składników majątku
- różnice dotyczą osób nieodpowiedzialnych materialnie lub dotyczy tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie.
Autorka jest główną księgową w spółce donewell sp. z o.o.– dobrze zrobiona księgowość.