Monika Rosmanowska: Nawet 2,5 mln Polaków pracuje w branżach, które pozwalają na wykonywanie pracy spoza siedziby firmy. Microsoft od lat wykorzystuje model pracy zdalnej. Czy praca w warunkach domowych jest efektywna?
Katarzyna Cymerman, dyrektor ds. HR w polskim oddziale Microsoft: O popularności pracy zdalnej mówią konkretne statystyki (Remote work by the numbers), które wskazują, że liczba pracowników realizujących swoje zadania poza biurem wzrosła w ciągu ostatnich 20 lat czterokrotnie. Co istotne, ponad 90 proc. mobilnych pracowników przyznało, że ma poczucie wyższej produktywności. W Microsoft od lat dajemy pracownikom wolność wyboru miejsca i sposobu pracy. Przestrzeń w biurze pozwala na wykonywanie obowiązków w małej grupie, zespole, samodzielnie, w ciszy czy atmosferze burzy mózgów. Możemy również pracować z dowolnego miejsca – domu, kawiarni, biura klienta czy partnera. Wolność wyboru to efekt przyjętej przez nas kultury organizacyjnej, która obejmuje proces ciągłego uczenia, współpracę przy kreowaniu innowacji i poszanowanie dla różnorodności oraz wielu punktów widzenia. W pracy zdalnej istotne jest również nastawienie na rezultat, przejrzystość w definiowaniu celów i prezentowaniu efektów oraz energia, jaką liderzy dają swoim pracownikom.
I odpowiednia infrastruktura, w tym przede wszystkim umiejętne korzystanie z narzędzi cyfrowych.
Praca w chmurze pozwala obecnie na dostęp do danych i aplikacji do współpracy z dowolnego miejsca i urządzenia. Wideokonferencje, czaty, dostęp do plików czy wspólne edytowanie dokumentów sprawiają, że mobilna praca jest wygodna, przyjazna i skuteczna. Chciałabym jednak podkreślić, że wzmocnienie potencjału ludzi nie polega jedynie na technologii. Najważniejsze jest zrozumienie, w jaki sposób kultura, przestrzeń pracy i technologia łączą się ze sobą.
Dużo mówi się o tym, że praca zdalna jest nieskuteczna bez odpowiedniej kultury organizacyjnej promującej zaufanie. Czy Państwa doświadczenie potwierdza tę tezę?
Liderzy biznesu, którzy na co dzień mierzą się z nową rzeczywistością, muszą dokonać transformacji cyfrowej swoich organizacji. Dotyczy to również środowiska pracy. Wielu decydentów myśli, że istotą rzeczy są nowe technologie, takie jak chmura czy sztuczna inteligencja. Jednak aby wywrzeć realny wpływ na biznes, cyfrowa transformacja musi iść zdecydowanie dalej. To podróż obejmująca wszystkich pracowników. Jej podstawę stanowią trzy fundamentalne elementy: przywództwo, kultura i technologia. Kluczowe pytanie dla biznesu brzmi zatem: jak technologia może zwiększyć potencjał mojego zespołu, prowadząc do wyższej produktywności i innowacji?
Chcąc efektywnie wykorzystywać technologię, musi być ona osadzona w silnej kulturze cyfrowej. Liderzy biznesu powinni pokazywać, w jaki sposób rozwiązania cyfrowe przyczyniają się do osiągnięcia sukcesu na poziomie indywidualnym oraz całej organizacji. Pracownicy natomiast powinni mieć dostęp do informacji, szkoleń, nowoczesnych narzędzi i wsparcia technicznego. Badania, które przeprowadziliśmy wśród kilkunastu tysięcy pracowników na świecie, w tym tysiąca pracowników z Polski, pokazują, że w kulturze cyfrowej produktywność pracy zespołu rośnie dwukrotnie.
Jak motywować pracowników w sytuacji pracy na odległość, gdzie interakcja między pracownikami jest niewielka lub niemożliwa? Jak sprawić, by nie czuli się wyizolowani?
Po raz pierwszy w historii mamy na rynku pięć pokoleń pracowników. Przekłada się to na ogromną różnorodność ich oczekiwań, preferencji, nawyków i postaw wobec samej pracy. Z badań Harvard Business Review wynika, że najważniejszym motywatorem pracownika jest elastyczne podejście do harmonogramu pracy i lokalizacji. Potwierdziło to aż 68 proc. ankietowanych.
Badania Deloitte pokazują, że millenialsi doskonale rozumieją, jak ważna jest właściwa równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. To dla nich najważniejszy priorytet podczas wybierania przyszłego pracodawcy. Na drugim miejscu podają elastyczność. Zaletą pracy w domu jest możliwość odebrania dzieci ze szkoły czy pójścia na siłownię w ciągu dnia. Z obserwacji osób pracujących na odległość wynika, że oczekują oni większej interakcji ze swoimi współpracownikami i w tym kierunku idą narzędzia cyfrowe. Oczywiście nic nie zastąpi bezpośrednich kontaktów.
Wprowadzanie różnorodnych form spotkań "face to face", wspólnych wyjść motywacyjnych czy okazji do zapoznania się przy kawie to nieodzowny element higieny w społeczności organizacyjnej. Dotyczy to zwłaszcza elastycznego środowiska pracy, które również powinno dać możliwość bycia offline i odcięcia się od telefonów oraz e-maili.
Dla dużej części społeczeństwa praca zdalna – w obecnym stanie zagrożenia epidemiologicznego – stała się koniecznością. To zmiana, z którą – jak przestrzegają psychologowie – nie wszyscy sobie radzą. Jakie kroki powinny podejmować każdego dnia osoby, dla których zdalna praca jest całkowicie nowym doświadczeniem?
Praca zdalna wymaga sporej samodyscypliny, zwłaszcza gdy dopiero "przestawiamy się" na taki sposób wykonywania obowiązków. Dlatego ważne jest przygotowanie planu dnia pracy, który wskaże, co powinniśmy zrobić, ile czasu nam to zajmie i kiedy powinniśmy zrobić sobie przerwę czy zamknąć domowe biuro. Kolejna sprawa to zadbanie o przyjazne i wygodne otoczenie pracy – wygodny fotel, spokojną przestrzeń, odpowiedni sprzęt komputerowy, stabilne połączenie internetowe, wyeliminowanie elementów rozpraszających uwagę. Nie wolno nam również zapomnieć o aplikacjach zapewniających odpowiednie funkcjonalności oraz bezpieczeństwo wymiany informacji. Niezwykle ważna jest również socjalizacja, spotkania z bliskimi, przyjaciółmi i współpracownikami. Najlepiej podczas wspólnych spacerów.
Jakie poleca Pani konkretne rozwiązania, jeśli chodzi o współpracę, które sprawdzają się w Pani środowisku pracy?
Z własnego doświadczenia wiem, że trudno mi funkcjonować bez aplikacji Office 365, które zapewniają narzędzia do zdalnej pracy i współpracy za pośrednictwem telefonu czy laptopa. Doceniam również Microsoft Teams, które jest dla mnie platformą kontaktu z wszystkimi współpracownikami i osobami poza organizacją. Dzięki niemu mam również możliwość zarządzania kalendarzem, organizacji wirtualnych spotkań wideo, czatowania z pracownikami Microsoft z całego świata, jak i zarządzania pracą zespołów, organizowania potrzebnych plików czy wspólnej pracy na dokumentach. To tylko kilka funkcjonalności, które sprawiają, że praca zdalna jest po prostu skuteczna i daje sporą przyjemność.
Obecnie dużo mówi się też o wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Czy w nowoczesnym środowisku pracy jest miejsce na AI?
Każdy z nas szuka sposobów na uproszczenie dnia pracy oraz zyskanie czasu na relaks, spotkania z bliskimi czy naukę. Chcemy sprawić, by nasza praca była wydajniejsza niezależnie od miejsca jej wykonywania. I właśnie w tym może pomóc technologia sztucznej inteligencji, która staje się narzędziem zwiększającym możliwości pracowników i wspierającym ich w codziennych zadaniach. To właśnie AI pomaga sprzedawcom w błyskawicznym przekształceniu zamówienia na konkretną ofertę sprzedaży uwzględniającą historię współpracy. Sztuczna inteligencja zastosowana w Excelu pozwala użytkownikom przekonwertować obraz tabeli danych na plik, który można edytować, analizować i udostępniać, oszczędzając godziny ręcznego wprowadzania danych. W Microsoft Teams algorytmy dbają o to, by rozmazać tło podczas czatu wideo. AI w PowerPoint działa jak asystent, który podpowiada, w jaki sposób zaprojektować slajdy, jak poprawić umiejętności prezentacyjne, a nawet wyeliminować chrząknięcia. To tylko kilka prostych funkcji sztucznej inteligencji, które sprawiają, że pracuje nam się łatwiej i sprawniej.
Pojęcie pracy zdalnej nie funkcjonowało dotychczas w polskim prawie pracy. Czy po powrocie do rzeczywistości sprzed epidemii może i powinno się to zmienić? Czy praca zdalna ma przyszłość? Badania firmy Antal wskazują, że dla 50 proc. przebadanych możliwość pracy zdalnej i elastyczne godziny pracy, są jednym z czynników, który decyduje o tym, czy w ogóle rozważyć ofertę pracy.
Z badań Harvard Business Review przeprowadzonych w 2018 roku wynika, że 78 proc. ankietowanych menedżerów wyższego szczebla uznała rozwój nowoczesnego miejsca pracy w oparciu o technologie mobilne za kluczowe wyzwanie dla strategii rozwoju firmy. Ciekawe jest to, że już wtedy ponad 81 proc. respondentów planowało inwestycje w narzędzia do pracy zdalnej. Dlatego niezależnie od sytuacji w jakiej znajdujemy się obecnie, elastyczna praca będzie rozwijała się dynamicznie. Daje ona bowiem szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Tym pierwszym poczucie elastyczności, niezależności oraz lepszy balans pomiędzy pracą a życiem osobistym, a tym drugim wyższą produktywność, niższe koszty i bardziej zmotywowany zespół.
Materiał powstał przy współpracy z Microsoft