Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie
Małgorzata Chechlińska: Hotel Ossa działa i będzie działał

Małgorzata Chechlińska: Hotel Ossa działa i będzie działał

Rozmowa z Małgorzatą Chechlińską, założycielką Hotelu Ossa, prezesem zarządu Grupy Trip, specjalizującej się w turystyce biznesowej, organizacji konferencji i kongresów branżowych.

Prawie 7 milionów uczestników, ponad 30 tysięcy spotkań i wydarzeń i drugie tyle osób, które mają pracę dzięki organizowanym w Polsce konferencjom - tak wygląda rynek spotkań biznesowych w Polsce - wynika z raportu Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2016 - Poland Meetings and Events Industry Report 2016. Dokument został przygotowany po raz siódmy. Jego autorem jest Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej.

Jak wygląda prowadzenie takiego biznesu od kuchni? Co jest największym wyzwaniem, zagrożeniem i dlaczego, mimo hossy, nawet najlepsza firma może wpaść w kłopoty?

Krzysztof Olszewski: Rynek konferencji i spotkań biznesowych w Polsce to żyła złota. Ponad 30 tysięcy wydarzeń w ciągu roku. Jak to możliwe?

Małogorzata Chechlińska: To realna liczba. Składa się z szeregu różnego rodzaju wydarzeń. To chociażby cykliczne konferencje organizowane przez firmy farmaceutyczne z pracownikami, lekarzami, spotkania podsumowujące rok, wigilie i jubileusze firmowe czy rozdania nagród, które organizują firmy zarówno państwowe jak i prywatne. Do tego dochodzą jeszcze szkolenia unijne, eventy na większą i mniejszą skalę, ale również kongresy - gospodarcze czy medyczne.

To podczas tych ostatnich prezentowane są najnowsze osiągnięcia, lekarze dzielą się doświadczeniami. Jednym z przykładów są Zakopiańskie Dni Kardiologiczne, które jako Biuro Organizacji Kongresów realizujemy już po raz 23-ci. Bierze w nim udział 600-800 specjalistów. Dzięki takiej wymianie doświadczeń my, pacjenci, jesteśmy później lepiej leczeni.

Tort konferencyjny jest więc na tyle duży i różnorodny, że wszyscy się najedzą. I co ważne, ten rynek ciągle rośnie. Oczywiście istnieje konkurencja w branży, ale ona również jest ważna, bo zmusza wszystkich do utrzymywania wysokiego poziomu oferowanych usług.

 

 

Na biznesowe czy medyczne kongresy w Polsce chętnie przyjeżdżają również goście z zagranicy?

Pojawiają się coraz częściej, to widać. Udało nam się zorganizować kilka dużych, międzynarodowych konferencji m. in. związanych z przewodnictwem Polski w Unii, które odbyły się w Zakopanem i w hotelu Ossa pod Warszawą. Amerykanie takie spotkania organizują nawet z trzyletnim wyprzedzeniem - przygotowaliśmy dla nich m.in. dużą konferencję medyczną w Polsce. Dostaliśmy za nią najwyższe oceny.

Ale czy biznes z Zachodu przyjeżdża do Polski, by wymieniać się doświadczeniami, czy tylko po to, by sprzedać swoje usługi?

Absolutnie nie jesteśmy już tylko dostawcą usług. To jest partnerstwo i wymiana doświadczeń. Pojęcie równości jest między nami zachowane.

Ile jest w Polsce firm, które wyspecjalizowały się w obsłudze tych tysięcy konferencji, kongresów?

Bardzo dużo. Około tysiąca na pewno. Najczęściej zajmują się tym wyspecjalizowane agencje, często związane z wydawnictwami. Oczywiście na większość tych spotkań organizowane są przez zamawiających przetargi.

My jako Grupa Trip Kongresy wyspecjalizowaliśmy się w branży kongresowej. Organizujemy spotkania w całej Polsce. Największy kongres, jaki zorganizowaliśmy, to spotkania diabetologów w Łodzi dla ponad trzech tysięcy osób, czy kardiologów - ponad 5 tysięcy zaproszonych gości.

Ilu osób potrzeba, by w tym samym czasie obsłużyć taką dużą liczbę gości, np. tysiąc osób?

Dużo. W Centrum Kongresowym Ossa, w którym często organizujemy eventy, pracuje 30 kucharzy i mają jeszcze do dyspozycji pomocników. W sumie, w całym hotelu zatrudnionych jest 200 osób a podczas dużych spotkań ta liczba wzrasta o dodatkowych kelnerów. Większość pracowników to ludzie młodzi, głównie kobiety, ale kryterium wieku akurat nie jest najważniejsze, bo często zatrudniane są również osoby po 50 roku życia.

Pracownicy to głównie okoliczni mieszkańcy?

Tak, ale wśród nich jest coraz więcej osób z Ukrainy. Pracują bardzo dobrze, jesteśmy z nich zadowoleni. Wszyscy mają pozwolenia na pracę i otrzymują pensję według polskich stawek. Gdyby ich nie było, brakowałoby ludzi do pracy. W większości hoteli tak jest, nawet tych najlepszych w Warszawie.

Hotel Ossa położony jest w okolicach Rawy Mazowieckiej. Tu chyba nie tak łatwo o pracę?

W Rawie (około 20 tysięcy mieszkańców - przyp. red.) stopa bezrobocia jest niska. Wiele osób nie chce pracować na etat, bo woli możliwość podjęcia pracy sezonowej, gdy pojawiają się jabłka czy wiśnie. My potrzebujemy osób dyspozycyjnych i na stałe.

To kiedy w tej branży, która przecież się tak dynamicznie rozwija, pojawił się problem braku pracowników?

Tak jest od roku. Część kobiet, które otrzymały 500+, zrezygnowała z pracy. W rezultacie straciliśmy około 20 dobrych/przeszkolonych pracowników. W innych hotelach w tej branży jest podobnie.

A może mimo dobrych warunków pracy i etatów, kobiety się zwalniają, bo obsługa konferencji i ich klientów nie należy do najłatwiejszych. Spotykają się państwo ze specjalnymi życzeniami?

Oczywiście, ale to dotyczy mniej niż 10-u procent gości. Coraz więcej jest wegetarian, ale również wegan. Jesteśmy już na to przygotowani. Pomyłki się nie zdarzają, bo obsługa specjalnych zamówień to standard.

A problemy językowe? Wszyscy pracownicy posługują się językiem angielskim?

Współpracujemy z firmami, które zajmują się tłumaczeniami. Pracownicy sprawnie posługują się językiem angielskim. Dziś już nie ma tych problemów, jak 27 lat temu, gdy zaczynałam pracę w branży. Często przez gości używany jest również język niemiecki.

Zdarza się, że trzeba obsługiwać klientów po hiszpańsku, ale gdy mamy grupę Japończyków nie zatrudniamy japońskiego tłumacza. On najczęściej przyjeżdża z grupą - oczywiście mówię o grupach turystycznych. W języku biznesu najważniejszy jest wspomniany angielski i niemiecki.

Do Hotelu Ossa, który leży na mazowieckiej prowincji, przyjeżdżają Japończycy?

Tak, bo hotel położony jest w centrum Polski. 65 kilometrów od lotniska, godzinę drogi z Warszawy i niecałe trzy godziny drogi od Katowic, Krakowa, czy Poznania. Nie wszyscy chcą jechać na biznesowe spotkanie na Mazury czy do Zakopanego, bo to trwa.

Poza tym takie położenie czasami ma decydujące znaczenie. Gdy organizowaliśmy konferencję osiem kilometrów od Warszawy, w hotelu Mazurkas, na kolacji zostawała mniej niż połowa gości. Od czasu do czasu słyszymy głosy: gdzie nas tu wywieźli, tu nie ma gdzie uciec!
Ale właśnie o to chodzi. To ma być miejsce, w którym nic nas nie rozprasza. Po to ktoś planuje i płaci za konferencję, sympozjum, czy szkolenie, żeby goście w tych spotkaniach aktywnie uczestniczyli, a nie szukali innych rozrywek. Oczywiście po spotkaniu można pójść na spacer, basen, uprawiać sport. Zdecydowanie jest co robić.

Ale gdy hotel leży "w polu” i trzeba zapewnić rozrywkę tysiącu osób?

To może być również projekcja filmu, występ gwiazdy polskiej sceny muzycznej, do tego biesiady, grille, ale również występy kabaretów. Ostatnio dużą popularnością cieszą się drony, czy loty balonem na uwięzi. Jesteśmy w stanie zapewnić niemal każdy rodzaj rozrywki.

A jak zachowują się goście, którzy zostali wywiezieni daleko od domu, gdzie nie ma galerii handlowych?

Bardzo różnie. Pamięta pan polski film "Wyjazd integracyjny”? W rzeczywistości bywa i tak.

Mamy aż taką fantazję?

Miewamy. W Zakopanem goście wychodzą na Krupówki, do klubów i tam szaleją. W Ossie wszystko dzieje się pod dachem hotelu.

Kto szaleje najbardziej? Dziennikarze, lekarze?

Ani dziennikarze, ani lekarze. Pracownicy banków również nie. To nie jest uwarunkowane branżą. Jedno jest pewne, gdy ci sami ludzie przyjeżdżają na imprezę towarzyską z żonami, jest zdecydowanie spokojniej.

Poza trudnymi klientami, co jest największym problemem w tej branży?

Cena. Niektóre hotele, które schodzą poniżej granicy opłacalności, ale tak dzieje się poza Warszawą, np. 200 złotych za gościa w hotelu czterogwiazdkowym z całym pakietem konferencyjnym. To cena nie do przyjęcia.

Drugi problem to organizacja imprez na ostatni moment, np. na dwa miesiące wcześniej. Jeśli nie będzie miejsca u nas, to znajdzie się u konkurencji - tak często myślą klienci, a nam przez to trudniej zaplanować budżet.

A klienci roszczeniowi, którzy przyjeżdżają i liczą na to, że podczas pobytu uda im się obniżyć cenę lub w ogóle nie płacić z pobyt?

Tych, którzy płacić nie chcą wcale, raczej nie spotykamy. Ale zdarzają się osoby, które walczą o rabat. Dlatego w hotelach są zatrudnieni managerowie do codziennego kontaktu z klientem, których zadaniem jest również idealne dostosowanie oferty do budżetu, jakim dysponuje klient.

Trudny biznes, taka praca z ludźmi. Co konferencja, to niespodzianka.

Ale jest to bardzo ciekawe. Z turystyką tak jest. Ja siedzę w tym od 27 lat. W biurze w Zakopanem mam ludzi, którzy pracują ze mną ponad 20 lat. Podobnie jest pod Warszawą. Pracownicy albo odchodzą od razu albo zostają na wiele lat i połykają bakcyla. Dowód? Trzy lata temu mieliśmy pożar w naszym hotelu Belvedere w Zakopanem. W ciągu 15 minut ewakuowaliśmy 400 osób z hotelu i 35 psów.

To tylko zasługa pracowników. A to, z czego jestem najbardziej dumna, to to, że wszyscy pracownicy firmy z całej Polski przyjechali mimo świąt pod Tatry, by nam po tym wszystkim pomagać. Nikt ich do tego nie zachęcał. O wszystkim dowiedzieli się z telewizji.

Wracając do Hotelu Ossa, jednego z największych takich centrów kongresowych w Polsce. To gigantyczny obiekt, rynek kwitnie, jak to więc możliwe, że mają państwo kłopoty finansowe?

Rynek konferencji jest bardzo czuły na PKB. Gdy ten wskaźnik w Polsce spada, oznacza to, że firmy oszczędzają. Konferencje trwają jeden dzień, a nie dłużej. Są planowane z mniejszym rozmachem.

Teraz jednak przyczyną kłopotów nie jest kryzys, a konflikt z naszym głównym kredytodawcą. Mieliśmy 160 milionów kredytu w banku. W ostatnich kilku latach podniesiono nam jego oprocentowanie o prawie 100 procent.

Nie korzystaliśmy z kredytu obrotowego, a firma, która robiła na zlecenie banku u nas audyt uznała, że nie jesteśmy bankiem i powinniśmy za nasze usługi brać pieniądze przed wykonaniem usługi, a nie po. My zaś bierzemy jedynie 40 procent zaliczki zamawianej usługi. Więcej nie da rady.

A kiedy firma otrzymuje pozostałą płatność?

Teoretycznie w ciągu 14 dni, ale w praktyce to jest teraz 30 dni. Mamy jednak klientów, którzy zalegają z płatnościami nawet trzy miesiące. I to też jest poważny problem. Mając do wyboru współpracę z dużymi graczami i czekanie na płatności lub takiej współpracy brak, musimy się na nią zgodzić. I to jest jedna z największych bolączek w tej branży. My, zanim otrzymamy pieniądze, musimy wypłacić ludzi i dostawców.

Nie można było tego przewidzieć?

To był rzeczywiście nasz błąd. Co więcej, w tej branży należy pamiętać o tzw. martwych okresach, np. wakacjach. Oczywiście możemy organizować w tym czasie kolonie, ale w ten sposób wyeksploatowalibyśmy hotel. Wbrew pozorom, nie tak jak w niektórych centrach konferencyjnych, okres Wielkanocy w Ossie sprzedaje się świetnie. Na najbliższe święta są już rezerwacje na 600 osób.

Podobnie nie ma problemu z gośćmi w weekend majowy, listopadowy czy Boże Ciało. Ale to nie są okresy aż tak dochodowe jak organizacja konferencji.

To może trzeba w tej sytuacji rozmawiać z bankiem?

Rozmawialiśmy, ale bank nie chciał zgodzić się na to, byśmy w takich momentach płacili mniejsze raty kredytu.

Firma, którą poprosiliśmy o pomoc, na pytanie co robić w tej sytuacji poradziła nam, żebyśmy sami na trzy miesiące zawiesili spłatę kredytu. Efekt był taki, że bank podał hotel do komornika i w ciągu tygodnia z konta firmy zniknęło ponad 3 miliony złotych.

To było w 2015 roku. By ratować sytuację, powstała firma pracownicza - Centrum Kongresowe Ossa, która wydzierżawiła Hotel Ossa gwarantując klientom ciągłość świadczenia usług na podstawie podpisanej umowy dzierżawy. Jej warunki zapewniają spółce i jej kontrahentom stabilność współpracy na najbliższe lata. Postępowania upadłościowe nie dotyczą działalności operacyjnej hotelu ani spółki Centrum Kongresowe Ossa.

Skoro na rynku jest tak dobra sytuacja, to jak to możliwe, by hotel upadł?

Ten hotel nie upadł i nie upadnie, walczy z problemami i radzi sobie z niekorzystną sytuacją na rynku. Choć nikt o tym głośno nie mówi, bardzo dużo obiektów mierzy się z podobną sytuacją. W każdym przypadku wynika to z problemów z relacjami z bankami.

Ale efekt jest taki, że teraz hotelem wartym ok. 200 milionów złotych zarządza syndyk, z którym Centrum Kongresowe Ossa ma podpisaną umowę pierwokupu hotelu, gdy dojdzie do jego licytacji.

Na szczęście mimo tych problemów obiekt pracuje prawidłowo, jest obecnie modernizowany i unowocześniany na potrzeby klientów.

Samo Centrum Kongresowe nie ma żadnych zaległości finansowych, wszystkie zobowiązania wynikające z działalności operacyjnej reguluje w terminie.

Co by pani poradziła osobom, czy firmom, którym marzy się rozpoczęcie takiego własnego biznesu?

Nie można oszczędzać na dobrych prawnikach. Gdy usłyszeliśmy, że mamy płacić za poradę 800 złotych za godzinę, myśleliśmy, że to bardzo dużo. Ale to są naprawdę dobrze wydane pieniądze, bo pomyłki przy negocjacjach z bankiem kosztują jeszcze więcej.

Podobnie współpraca z bankami - nie można polegać tylko na jednym.
Czytaj także
Polecane galerie