Trwa ładowanie...

Notowania

Przejdź na
wiadomości
04.07.2017 16:11

Sposób na druk – jak najwydajniej zarządzać dokumentami w firmie?

Pomimo postępującej cyfryzacji, na razie żadna firma nie jest w stanie obejść się bez drukowania dokumentów. Jednak nadmierne drukowanie nie tylko generuje dodatkowe koszty, ale może też stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy. W jaki sposób można się przed nim zabezpieczyć?

Podziel się
Dodaj komentarz

Jeśli chodzi o sposób przechowywania cennych informacji, to drukowane dokumenty wciąż wiodą prym w różnego rodzaju firmach czy rządowych organizacjach. Brak odpowiednich procedur dotyczących obchodzenia się z nimi może jednak okazać się piętą achillesową w firmowym systemie obrony przeciwko cyberzagrożeniom, z kolei ich nadprodukcja może się przyczynić do niepotrzebnego zawyżania kosztów. Warto więc mieć na uwadze czynniki, które mogą stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa przedsiębiorstwa oraz wiedzieć, w jaki sposób można je zredukować.

Czynnik ludzki

Przeciek w firmowym systemie bezpieczeństwa, związany z niewłaściwym obchodzeniem się z wydrukowanymi danymi, zdarza się dość często -- według ankiety przeprowadzonej przez firmę analityczną Quocirca, aż 63% firm doświadczyło tego rodzaju kłopotów (https://www.scmagazineuk.com/is-printing-the-biggest-security-threat-for-your-business/article/531565/). Do takich zagrożeń w znacznym stopniu przyczyniają się nieodpowiedzialne zachowania pracowników. Według badań przeprowadzonych na grupie 1000 pracowników biurowych, 94% z nich ma przynajmniej jeden niebezpieczny nawyk (https://www.scmagazineuk.com/is-printing-the-biggest-security-threat-for-your-business/article/531565/).

Może nim być na przykład wyrzucanie cennych dokumentów bez uprzedniego zniszczenia ich przy pomocy specjalnego urządzenia (27% ankietowanych) lub zostawianie wydrukowanych plików w drukarce (24% ankietowanych). Błędy pracowników nie są jedynym zagrożenie dla firmy -- drukarki narażone są w równym stopniu na ataki malware'u co inne sprzęty elektroniczne, o czym nierzadko zdarzają się zapominać osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych.

Druk wciąż na topie

Mogłoby się zdawać, że w obliczu takich zagrożeń drukowane dokumenty zaczną powoli odchodzić do lamusa. Jest jednak wręcz przeciwnie. Według badań w 2015 roku ich liczba wzrosła o całe 31% w stosunku do poprzedniego roku (http://ceo.com.pl/wp-content/uploads/2015/09/raport-HSM_13.pdf). Przy tak dużych ilościach papierowych wydruków nietrudno o pomyłkę, warto zatem rozważyć skorzystanie z systemów komputerowych stworzonych z myślą o archiwizacji dokumentacji. Wśród zalet elektronicznego archiwum można wymienić choćby łatwość, z jaką (w porównaniu z fizycznym archiwum) można w nim odnaleźć interesujący nas dokument. W związku ze sporą liczbą tzw. błędów ludzkich, występujących w tej sferze bezpieczeństwa, należy również pomyśleć nad odpowiednim przeszkoleniem pracowników (https://www.safetica.com/blog/how-to-secure-printed-data/).

Wystarczy zwrócić uwagę na naprawdę proste kwestie, by znacznie zmniejszyć ryzyko groźnego wycieku danych. Przykładowo, warto uczulić na konieczność zabierania dokumentu ze wspólnej biurowej drukarki tuż po dokonaniu wydruku -- wystarczy przecież jedna postronna osoba przechodząca obok ze smartfonem, by szczegóły jakiejś istotnej umowy wyszły na światło dzienne. Zmiana nawyków powinna dotyczyć także sfery oszczędności. Dwustronne drukowanie, rezygnacja z kolorowych wersji czy ograniczenie liczby kopii wydruku to drobne kwestie, dzięki którym – po odpowiednim ich uregulowaniu – można znacznie zmniejszyć koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.

Oryginalne materiały to większa wydajność

W naszych staraniach o zwiększenie poziomu bezpieczeństwa zakładu i zmniejszenie wydatków nie powinniśmy omijać samych drukarek. Tu istotne jest szczególnie sprawdzenie, czy wykorzystywany przez nas model drukarki jest odpowiednio dobrany do naszych wymagań. Zdaniem ekspertów, spore znaczenie mają także materiały eksploatacyjne, z których korzystamy. Przykładowo, Grzegorz Konik z firmy HP stwierdza: – Wbrew wielu obiegowym opiniom oryginalne wkłady są o wiele bardziej wydajne niż ich zamienniki. Choć jednostkowa cena nieoryginalnych materiałów eksploatacyjnych jest niższa, ich jakość nie odpowiada produktom oryginalnym. Stosowanie zamienników w wielu przypadkach może powodować spadek wydajności urządzenia, obniżenie jakości jego pracy, przez co otrzymujemy rozmazany, poplamiony bądź wyblakły wydruk.

Mogą też występować problemy techniczne, błędy na poziomie oprogramowania, a nawet uszkodzenie urządzenia. Oryginalny wkład zazwyczaj pozwala wygenerować znacznie większą liczbę wydruków niż jego zamiennik. Na te wszystkie niedogodności mogą również natrafić klienci, których intencją jest zakup oryginalnego wkładu, a dostają podróbkę. Dlatego zawsze warto dokładnie sprawdzać, czy kupowany produkt jest oryginalny. Nasza firma służy wsparciem wszystkim przedsiębiorcom i użytkownikom domowym, którzy chcą sprawdzić, czy nie padli ofiarą oszustwa przy nabywaniu materiałów eksploatacyjnych do drukarek.

Wprowadzając odpowiednie zmiany do sposobu zarządzania drukowanymi dokumentami w firmie, nie tylko zmniejszymy ponoszone przez nas koszty, ale też sprawimy, że cenne dane staną się znacznie bezpieczniejsze. Szkolenia w kwestii obchodzenia się z dokumentami, cyfrowa archiwizacja informacji czy też korzystanie tylko i wyłącznie z oryginalnych wkładów -- to proste metody, które przynoszą znakomite efekty.

Artykuł sponsorowany

Tagi: wiadomości, gospodarka, gospodarka polska
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz
13-07-2017

DrukarzHp musi się reklamować? Przecież ich drukarki i tak uniemożliwiają stosowania tańszych tuszy... Chyba, że rozsądni zmienili drukarki...

Rozwiń komentarze (1)