Panie Wojciechu, na czym polega budowa długofalowych relacji z najemcami?
To złożony proces, który zaczyna się już na etapie prowadzenia negocjacji biznesowych zmierzających do podpisania umowy najmu, to najwyższe standardy obsługi, transparentność i rzetelność w prezentowaniu przedmiotu oferty przez osoby reprezentujące właściciela nieruchomości, z kolei na etapie zarządzania projektem to niewątpliwie pogłębianie wiedzy o najemcach i prawidłowe rozpoznawanie ich potrzeb, otwartość zarządcy na potrzeby zgłaszane przez najemców, zaangażowanie w rozwiązywanie problemów, zapewnienie najemcom poczucia bezpieczeństwa i stabilności. To wszystko musi prowadzić do zadowolenia najemców, które równocześnie budzi zaufanie do właściciela nieruchomości, a ono jest podstawą do budowania długofalowych relacji z najemcami.
Co pomaga w bieżącym kontakcie zarządcy z najemcą?
W projektach biurowych realizowanych przez Echo Investment, którymi zarządzamy uruchomiliśmy dla najemców internetowy portal Echo Help Desk, który ma za zadanie poprawić i przyspieszyć obieg informacji na linii zarządca-najemca. Dzięki portalowi najemcy uzyskują szybki dostęp do regulaminów budynku, kontaktów do firm obsługujących nieruchomość, mogą szybko zgłosić usterkę. Za pomocą portalu mają możliwość rezerwacji sal konferencyjnych, skorzystania z dostępnych usług w budynku jak myjnia czy restauracja. Mogą również zgłosić zapotrzebowanie na dodatkowe prace w lokalu.
Ponieważ zależy nam na stałym podnoszeniu jakości zarządzania w obsługiwanych przez nas projektach Echo Help Desk daje również najemcom możliwość zgłaszania uwag oraz oceny zarządcy i firm obsługujących nieruchomość. Jestem przekonany, że to narzędzie wpłynie korzystnie na budowane relacji biznesowych pomiędzy najemcą a zarządcą.
A co świadczy o profesjonalnym zarządcy nieruchomości?
Zarządca nieruchomości musi potrafić umiejętnie zdefiniować główne zadania swojej pracy. To w jaki sposób i z jakim skutkiem będzie je realizował będzie świadczyć o tym czy profesjonalnie zarządza daną nieruchomością. Realizowanie celów właściciela nieruchomości, dbałość o powierzony do zarządzania obiekt, zarówno o jego stronę techniczną jak i wizerunek wewnątrz i na zewnątrz, działania zmierzające do wzrostu wartości nieruchomości, obsługa najemców na wysokim poziomie, bieżąca analiza i optymalizacja kosztów utrzymania nieruchomości, stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych to wszystko daje podstawę do oceny profesjonalizmu zarządcy i jakości zarządzania daną nieruchomością.
Zarządca powinien podnosić prestiż i kreować niepowtarzalny charakter nieruchomości. W jaki sposób powinien to robić?
O prestiżu i niepowtarzalnym charakterze nieruchomości decyduje wiele czynników m.in. jej lokalizacja, zastosowane rozwiązania projektowe: budowlane, instalacyjne, wnętrzarskie. Chcąc podnosić prestiż nieruchomości zarządca musi zwracać szczególną uwagę na estetykę nieruchomości, na to jak ją postrzegają najemcy i klienci. Przywiązywanie uwagi do szczegółów, dbałość o czystość nieruchomości wewnątrz i jej otoczenie, wysoka jakość obsługi najemców, umiejętnie zaplanowane i przemyślane działania marketingowe zapewniające atrakcje klientom, stworzenie przyjaznej, miłej atmosfery do robienia zakupów i spędzania wolnego czasu to zasadnicze elementy, które budują wyjątkowy charakter nieruchomości.
Poza tym zarządca musi być aktywny i kreatywny, aby szukać szans i móc umiejętnie definiować działania pozwalające wyróżnić nieruchomość, którą zarządzają trudnym i konkurencyjnym rynku.
Dlaczego firmy czasem zmieniają swoje siedziby?
Powodów może być wiele, w przypadku firm, które zdecydowały się przenieść swoje siedziby do projektów, którymi zarządzamy o zmianie siedziby decydowały często aspekty ekonomiczne, najemcy wybierali po prostu korzystniejszą finansowo ofertę, czasami decyzja uwarunkowana była chęcią poprawy standardu lokalu lub zmiany lokalizacji na korzystniejszą, innym razem firmy decydowały się na zmianę ponieważ nie były zadowolone z jakości zarządzania i obsługi w projekcie w którym miały siedzibę.
Kupno biura nie jest rozwiązaniem dla wszystkich. Dla kogo jest to opłacalne?
Kupnem biura są zwykle zainteresowane małe i średnie firmy o stabilnych obrotach, ugruntowanej pozycji na rynku, długofalowych perspektywach rozwoju dla których kupno biura w dobrej lokalizacji jest zarazem dobrą inwestycją kapitału. Przykładem mogą być tutaj kancelarie adwokackie, notarialne, uznane agencje reklamowe i biura projektowe, które zwykle na swoje siedziby wybierają prestiżowe lokalizacje zazwyczaj w centrum miasta, dla których koszty wieloletniego najmu są zwykle mniej opłacalne niż jednorazowa inwestycja, która po latach może zapewnić im atrakcyjny zwrot z zainwestowanego kapitału.
Proszę opowiedzieć o dywersyfikacji najemców i zjawisku synergii?
Dywersyfikacja najemców to element niezbędny świadczący o atrakcyjności, ale także bezpiecznej i stabilnej pozycji danego projektu na rynku. W projektach handlowych dywersyfikacja najemców oznacza ofertę lokali handlowych prawidłowo dobraną i dopasowaną pod kątem oczekiwań rynku i możliwości portfela zakupowego konsumentów. W projektach biurowych deweloperzy dywersyfikują portfel najemców w taki sposób aby zapewnić użytkownikom biur oraz ich klientom dodatkowe usługi w postaci lokali gastronomicznych, placówki banku, apteki, przychodni medycznej, fitness. Dywersyfikacja najemców powinna prowadzić do uzyskania kompletnej, uzupełniającej się oferty w projektach. Zjawisko synergii to bardzo złożone i płynne pojęcie, jednak dochodzi do niego wtedy kiedy pojawiają się elementy współpracy pomiędzy poszczególnymi jednostkami danej grupy prowadzącymi do wspólnego celu.
Każdy zarządca posiada plan zarządzania nieruchomością? Co taki plan powinien zawierać?
Plan zarządzania to zbiór dokumentów, który powinien zawierać wszystko co jest niezbędne zarządcy do prawidłowego i skutecznego zarządzania daną nieruchomością. To między innymi: dokumenty formalno-prawne dotyczące nieruchomości, pełna dokumentacja budowlana powykonawcza, protokoły badań i kontroli obiektu, protokół odbioru budynku, decyzje administracyjne w tym decyzja o pozwoleniu na użytkowanie, książka obiektu, budżet operacyjny zakładający spodziewane przychody i koszty eksploatacyjne nieruchomości, umowy określające zasady współpracy z firmami obsługującymi nieruchomość.
Plan zarządzania nieruchomością musi zawierać szczegółowo zdefiniowane cele zarządcy nieruchomości oraz strategię określającą sposób ich osiągania. Należy pamiętać, że aby plan zarządzania był skutecznie realizowany przez zarządcę konieczne jest ciągłe badanie rynku dające możliwość poznania potencjalnych szans i zagrożeń dla zarządzanej nieruchomości.
Czy budynki biurowe wyposażone w skomplikowane systemy mechaniczne wymagają specjalistycznej obsługi i utrzymania?
Coraz większa konkurencja na rynku nieruchomości wymusza na deweloperach konieczność stosowania w nowych inwestycjach nowoczesnych technologii dających im przewagę nad konkurentami. Każdy budynek biurowy wyposażony w specjalistyczne instalacje wymaga wykwalifikowanej obsady do ich obsługi. Różnorodność instalacji odpowiadających za bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie budynku wymaga wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania budynkiem (BMS), którego obsługą mogą zajmować się jedynie osoby o specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu. W budynkach biurowych zajmują się tym najczęściej firmy z segmentu Facility Management, odpowiedzialne za obsługę techniczną instalacji i urządzeń budynkowych. Firmy te często dysponują dodatkowo swoim systemem wspomagania zarządzania technicznego umożliwiającego: planowanie przeglądów budynkowych, prowadzenie historii zdarzeń na obiekcie, raportowanie do zarządcy.
W jaki sposób optymalizować koszty bieżącego utrzymania nieruchomości?
Zarządca powinien nieustannie analizować elementy składowe wpływające na poziom kosztów utrzymania nieruchomości aby móc określić jakie działania musi podjąć aby te koszty optymalizować. Jednym ze sposobów optymalizacji kosztów są działania mające na celu renegocjacje zawartych kontraktów na obsługę nieruchomości. Do tego niezbędna jest oczywiście aktualna wiedza o cenach rynkowych dotyczących danego rodzaju usługi. Czasami optymalizacja oznacza ograniczanie zakresu usług świadczonych w ramach zarządzania daną nieruchomością. Należy jednak pamiętać, że działania podejmowane w celu optymalizacji kosztów utrzymania nieruchomości nie mogą być rozumiane jako działania zmierzające do ich maksymalnego i bezwzględnego obniżania gdyż nie mogą oznaczać pogorszenia jakości zarządzania daną nieruchomością.
Czy wdrażanie nowości technicznych poprawiających bezpieczeństwo i komfort pracy w wynajmowanych pomieszczeniach jest zawsze opłacalne?
Rozwiązania projektowe w budynkach mające na celu poprawienie bezpieczeństwa i komfortu pracy najemców to elementy których nie mogą bagatelizować deweloperzy chcący konkurować na trudnym obecnie rynku nieruchomości. Najemcy przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze projektu, w którym znajdzie się ich siedziba analizują wiele parametrów oferty decydujących o mniejszej lub większej atrakcyjności danego projektu. Poza ceną i lokalizacją projektu, kolejnym ważnym parametrem oceny jest standard budynku oraz standard wykończenia powierzchni najmu w przypadku których najemcy najbardziej przywiązują wagę właśnie do bezpieczeństwa w Budynku i komfortu pracy w wynajmowanych pomieszczeniach. Oczekiwania najemców co do jakości oferowanych im projektów wciąż rosną, deweloperzy chcąc im sprostać muszą inwestować w rozwiązania których oczekuje rynek.