Podatki w firmie
Dokumentowanie poniesionych wydatków jako warunek ich uznania za koszt uzyskania przychodu

Według organów podatkowych, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów podatkowych uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek: uzyskania przychodu, istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku.

"Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek:uzyskania przychodu, istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku" - I SA Wr/959/89 z 24.09.2001.

W praktyce organów podatkowych,od co najmniej trzech lat widoczna jest tendencja uzależniania uznania wydatków za koszt uzyskania przychodu od prawidłowości ich udokumentowania. Powoływaną przez organy podstawą prawną jest art. 9 ust 1 uCIT, nakazujący podatnikom prowadzić ewidencję rachunkową, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.Należy zauważyć, iż przepis ten nie zawiera jakiegokolwiek odniesienia do art. 15 ust 1 uCIT tak jak nie jest możliwe wywiedzenie z tego przepisu szczególnego obowiązku dokumentowania wydatków.

Pragniemy podkreślić, iż omawiany tu obowiązek dokumentowania i prowadzenia ewidencji rachunkowej nie polega na spełnieniu formalnych obowiązków ewidencjonowania faktur kosztowych wraz z respektowaniem art.20 i 21 uRach, lecz na zapewnieniu dodatkowej dokumentacji o nie sprecyzowanych kryteriach,wyłącznie na potrzeby bezpieczeństwa podatkowego.   

Szczególnym obszarem zainteresowania organów podatkowych w omawianym zakresie są wydatki związane z zakupem usług oraz świadczeń niematerialnych i prawnych. Dlatego też realizując podjęte zobowiązania osoby odpowiedzialne za kwestie rachunkowo-księgowe powinny ze szczególną starannością dokumentować ponoszone wydatki. Ostatecznie celem powyższego będzie wykazanie przez Spółkę, iż usługa rzeczywiście została na jej rzecz zrealizowana, a tym samym że zapłacona przez nią cena ma faktyczne uzasadnienie w zakupionej usłudze.

Ze strony dowodowej przydatne będzie posiadanie w takim przypadku wszelkich dowodów uzasadniających stanowisko podatnika. Odnosi się to zarówno do działań prewencyjnych, podejmowanych w trakcie zakupów usług jak i przed wszczęciem kontroli podatkowej oraz w trakcie prowadzenia postępowania podatkowego.

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej dowodami uzasadniającymi fakt zakupu rzeczywistego świadczenia mogą wszelkie dowody, które będą wprost lub pośrednio potwierdzać okoliczność wykonania świadczenia. Pomimo, że zasadniczo ciężar dowodzenia twierdzonej okoliczności spoczywać będzie na podatniku, jednak zgodnie z zasadami postępowania podatkowego przysługiwać mu będą wszelkie prawa zawarte w dziale IV Ordynacji.

Fakt szczególnego dokumentowania wydatków należy odróżnić od prawidłowości wyceny zakupionego świadczenia, które zasadniczo powinno odpowiadać cenie rynkowej. Natomiast kwestia prawidłowości wyceny zakupionej usługi oraz uzasadnienia poniesionej kwoty w przypadku, gdy odbiega ona od cen rynkowych w szczególnych przypadkach może powodować powstanie obowiązku sporządzenia dokumentacji pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Ostatecznie wskazujemy, iż wątpliwości związane ze szczególnym dokumentowaniem wydatków, wyraźne są równieżw orzecznictwie sądowym. Część składów orzekających trzymając się literalnej wykładni uCIT, neguje możliwość kwestionowania wydatku za koszt podatkowy w sytuacji braku posiadania przez podatników takich dowodów. Jednakże istotna linia orzecznicza akceptując restryktywną praktykę organów podatkowych fakt dokumentowania poniesienia wydatku, uznaje za konieczny warunek, będący elementem koniecznym uzyskania uprawnienia zawartego w art. 15 ust 1 uCIT.

Jacek Dobrucki



Narzędzia