Jak i kiedy się zarejestrować?

Podatnicy VAT przed dniem wykonania pierwszej czynności objętej opodatkowaniem podatkiem VAT obowiązani są złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne (Druk VAT-R). Następnie naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako "podatnika VAT czynnego".

Podatnicy zwolnieni podmiotowo od podatku od towarów i usług (art. 113) lub wykonujący czynności objęte zwolnieniem przedmiotowym nie są obowiązani do składania zgłoszenia rejestracyjnego (ale oczywiście zgłoszenie takie mogą złożyć). W przypadku złożenia zgłoszenia przez takiego podatnika - naczelnik urzędu skarbowego rejestruje go jako "podatnika VAT zwolnionego".

Jeżeli podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) rozpoczną dokonywanie sprzedaży opodatkowanej, utracą zwolnienie od podatku lub zrezygnują z tego zwolnienia - obowiązani są do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego (Druk VAT-R), a w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni - do aktualizacji tego zgłoszenia, w terminach:

• - przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi opodatkowanej, w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży
• - przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia podmiotowego (przekroczenie limitu 10 000 euro)
• - przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia - chodzi o podatnika rezygnującego ze zwolnienia, u którego obroty w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 10 000 euro oraz o rolnika ryczałtowego
• - przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej VAT, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 9.

Minister finansów w rozporządzeniu z dnia 6 kwietnia 2004 r. określił podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego (Dz.U. 58, poz. 558).

Zgłoszenie należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego:

• - dla podmiotów wykonujących działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT - do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Jeżeli czynności te wykonywane są na terenie objętym zakresem działalności dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej zgłoszenie składają do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby, a osoby fizyczne ze względu na miejsce zamieszkania
• - w przypadku podatników o których mowa w art. 16 i w art. 17, niebędących podatnikami w rozumieniu art. 15, właściwym organem podatkowym jest dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na adres siedziby, a dla osób fizycznych - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania
• - dla podmiotów nieposiadających stałego miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium kraju - do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa - Śródmieście

Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, którzy następnie zostali zwolnieni od podatku (obrót mniejszy niż 10 000 euro) lub zgłosili, że będą wykonywać wyłącznie czynności zwolnione od podatku, pozostają w rejestrze jako podatnicy VAT zwolnieni.

Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Jeżeli podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegającej opodatkowaniu, jest on obowiązany zgłosić zaprzestanie działalności naczelnikowi urzędu skarbowego; zgłoszenie to stanowi dla naczelnika urzędu skarbowego podstawę do wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

Zgłoszenia o zaprzestaniu działalności w wyniku śmierci podatnika dokonuje jego następca prawny.
W przypadku gdy zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu nie zostało zgłoszone przez podatnika lub jego następcę prawnego - naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

Naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika, jeżeli w wyniku podjętych czynności sprawdzających okaże się, że podatnik nie istnieje lub mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem.

Jako zarejestrowany podatnik VAT czynny obowiązani jesteśmy umieszczać NIP na fakturach oraz w ofertach.

Rejestracja handlujących z krajami UE
Podatnicy VAT, którzy podlegają obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni - obowiązani są przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności.

Rejestracji VAT UE powinni dokonać również:

• - pozostali podatnicy i osoby prawne niebędące podatnikami VAT, u których wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła kwotę 10 000 euro
• - podatnicy, którzy chcą skorzystać z możliwości opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów

Przepisy o rejestracji VAT UE stosuje się również do podatników podlegających obowiązkowi zarejestrowania w kraju, którzy nabywając usługi:

• - transportu towarów
• - usługi pomocnicze do usług transportowych takich jak załadunek, rozładunek, przeładunek i podobne czynności
• - wyceny majątku rzeczowego ruchomego
• - usługi na ruchomym majątku rzeczowym

podają numer, pod którym są zidentyfikowani na potrzeby podatku na terytorium kraju, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług.

Po złożeniu przez podatnika zgłoszenia rejestracyjnego naczelnik urzędu skarbowego rejestruje go jako podatnika VAT UE i potwierdza ten fakt na przygotowanym do tego celu druku.

Zarejestrowani podatnicy VAT UE, którzy uzyskali z US potwierdzenie o swojej rejestracji - przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowego nabycia lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub przy nabywaniu usług podają numer, pod którym są zidentyfikowani na potrzeby podatku. Podatnicy mają obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL.

W przypadku gdy zarejestrowany podatnik VAT UE nie podał w zgłoszeniu rejestracyjnym, iż zamierza rozpocząć dokonywanie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów - przed dniem dokonania pierwszej takiej dostawy złożyć musi zgłoszenie aktualizacyjne.

Gdy podatnik VAT UE nie będzie wykonywał wewnątrzwspólnotowej dostawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia - powinien również złożyć aktualizację zgłoszenia rejestracyjnego. Termin na złożenie zawiadomienia o zaprzestaniu ww. działalności wynosi 15 dni, licząc od dnia zaistnienia tej okoliczności. Zgłoszenie takie stanowi dla naczelnika urzędu skarbowego podstawę do wykreślenia podmiotu z rejestru jako podatnika VAT UE.

W przypadku gdy podatnik VAT UE nie złoży za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracji podatkowej, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podmiot z rejestru jako podatnika VAT UE i powiadamia go o powyższym.

Zobacz:

• art. 96, 97 Ustawy o VAT
• rozporządzenie z 6 kwietnia 2004 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego (Dz.U. Nr 58 poz. 558)