Nowe przepisy będą regulować równocześnie dwie kwestie:
- sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej
- oraz zasady przechowywania e-faktur oraz tryb ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej
Dwie podstawowe czynności, czyli przesyłanie i przechowywanie e-faktur rozumiane jest jako wystawianie oraz przesyłanie lub udostępnianie faktur odbiorcy i przechowywanie ich przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik:
- teletransmisji przewodowej
- teletransmisji radiowej
- technologii optycznych
- innych elektromagnetycznych środków
*By e-fakturowanie doszło do skutku potrzebna jest wola wystawcy i zgoda odbiorcy na taki sposób przesyłania dokumentów. *Rozporządzenie stawia jasne wymagania: faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej jedynie wówczas, gdy odbiorca e-faktur wyrazi na to zgodę.
Zgoda powinna być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej.
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane :
- bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI (Electronic Data Interchange), jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Ale nie objedzie się bez papierka
W przypadku przesyłania dokumentów w standardzie EDI - wystawca faktury będzie musiał sporządzić i przekazać odbiorcy zestawienie, w którym wykaże wszystkie e-faktury z danego miesiąca. Dokument taki należy sporządzić w formie papierowej i przesłać do odbiorcy e-faktur w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.
Nie trzeba drukować zestawień dla odbiorców, którzy w danym miesiącu otrzymali tylko jedną e-fakturę.
Zestawienie powinno zawierać następujące dane:
- imiona i nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone wystawcy i odbiorcy oraz ich adresy
- numer identyfikacji podatkowej wystawcy i odbiorcy
a w odniesieniu do każdej przesłanej e-faktury:
- numer kolejny
- datę wystawienia (przesłania lub udostępnienia)
- kwotę należności ogółem
- kwotę podatku ogółem
- oznaczenie „korekta’’ albo „duplikat’’ – w przypadku, gdy przesłana faktura była fakturą korygującą albo duplikatem faktury
Korekty i duplikaty faktur
Rozporządzenie wprowadza generalną zasadę - korekty i duplikaty należy wystawiać w takiej samej formie w jakiej została wystawiona pierwotna faktura.
Papierową korektę bądź duplikat do e-faktury można wystawić jedynie w przypadku, gdy przeszkody formalne uniemożliwiają przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Chodzi tutaj m.in. o sytuacje, w których odbiorca cofa swoją zgodę na elektroniczne przesyłanie dokumentów.
Nie wolno przesyłać elektronicznych korekt oraz duplikatów do faktur wystawionych wcześniej w formie papierowej!
Bezpieczne przechowywanie e-faktur
E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Co do zasady, e-faktury powinny być przechowywane w Polsce, w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur.
Wysłane bądź otrzymane e-faktury można przechowywać na terytorium innego państwa członkowskiego UE pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego o miejscu ich przechowywania.
O wszelkich zmianach dotyczących miejsca przechowywania e-faktur należy poinformować w formie pisemnej ww. organy - niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.
Poinformuj o e-fakturach
Podatnicy, którzy już przed 1 stycznia 2006 r. zdecydują się na elektroniczne przesyłanie faktur - obowiązani są do uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku. Ten sam obowiązek ciąży również na odbiorcach e-faktur.
Drogi interes
W rozporządzeniu znalazł się zapis, że „faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu”. Cały problem jednak w tym, że w Polsce certyfikaty kwalifikowane mogą wystawiać jedynie cztery firmy: Signet należący do TP Internet (spółka zależna TPSA), Sigillum własność Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, należąca do Unizeto S.A. spółka Certum oraz Krajowa Izba Rozliczeniowa.
W związku z tym firmy, które zamierzają wykorzystywać podpis elektroniczny muszą liczyć się ze sporymi wydatkami. Konieczny jest bowiem zakup czytnika, kart kryptograficznych, oprogramowania do składania e-podpisu. Wszystko to będzie kosztowało ok. 900 zł brutto oraz dodatkowo co roku 200 zł brutto za odnowienie certyfikatu.