Kwalifikowany podpis elektroniczny (w skrócie nazywany e-podpisem) to cyfrowy odpowiednik podpisu własnoręcznego. Od strony technicznej jest to odpowiednio przetworzony zbiór danych, które potwierdzają tożsamość osoby, która się nim posługuje. Podpisany elektronicznie dokument jednoznacznie wskazuje osobę, która złożyła podpis, oraz to, czy treść nie została zmieniona po złożeniu podpisu. Zapewnia to bezpieczeństwo wyższe niż, w przypadku podpisu własnoręcznego złożonego na papierze, który można przecież sfałszować.
Jak e-podpis ułatwia życie?
Przeciętna polska firma wydaje rocznie średnio 5 tysięcy złotych na drukowanie i wysyłanie dokumentów – wynika z badania Asseco Data Systems. Tymczasem wszystkie te dokumenty można zastąpić wersją elektroniczną, opatrzoną elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Dokumenty te, mają dokładnie taką samą moc prawną, jak dokument papierowy podpisany własnoręcznie.
E-podpis pomaga usprawnić obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak również w kontaktach z administracją publiczną, czy zagranicznymi partnerami biznesowymi. Zaletą e-podpisu jest to, że odbiorca otrzymuje podpisany e-dokument natychmiast – nie musi np. czekać na kuriera, który fizycznie dowiezie korespondencję, co znacznie ułatwia procesy biznesowe.
Jak natomiast podpis elektroniczny może ułatwić życie przeciętnemu Kowalskiemu? W kontaktach z instytucjami finansowymi, towarzystwami ubezpieczeniowymi, firmami telekomunikacyjnymi obowiązek złożenia podpisu możemy zastąpić e-podpisem nie wychodząc z domu. Dochodzą do tego również kontakty z administracją publiczną.
Podpisu elektronicznego nie należy jednak mylić ze stosowanym przy niektórych usługach publicznych profilem zaufanym, który, choć bezpłatny, jest dużo mniej funkcjonalny. Profil zaufany, wykorzystywany poprzez platformy internetowe ePUAP, czy PUE ZUS nie ma bowiem zastosowania poza sferą administracji publicznej. Główną przewagą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest natomiast możliwość sygnowania dokumentów zarówno w kontaktach biznesowych, administracją, jak i każdym innym odbiorcą.
Co można podpisać elektronicznie?
W praktyce - wszystkie możliwe dokumenty (pliki tekstowe) – zwykle w formacie pdf czy doc.
Firmy stosują to rozwiązanie np. do składania dokumentów do urzędów – jak CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej czy też urzędów patentowych. E-podpisem można ponadto opatrzeć umowy cywilno-prawne (np. umowy zlecenie czy o dzieło), wszelkie kontrakty, oferty handlowe, protokoły, umowy, zamówienia czy aneksy.
Co ważne, działanie podpisu elektronicznego wydanego w Polsce wykracza poza granice naszego kraju. W Unii Europejskiej reguluje to tzw. rozporządzenie eIDAS z 2014 roku. Jego polską implementacją jest ustawa z 2016 r. Na tej podstawie certyfikaty wydawane w Polsce są honorowane na terenie całej Unii Europejskiej, dzięki czemu polskie firmy mają np. ułatwiony start w przetargach toczących się w innych krajach UE.
Rodzaje podpisu elektronicznego
Najpowszechniejszym narzędziem do składania e-podpisu jest zestaw „kartowy” – podpis składany jest tu przy użyciu fizycznej karty (np. takiej jak karta sim do telefonu) i czytnika kart (np. wielkości pendrive) podłączonego do komputera. Takie rozwiązanie dedykowane jest użytkownikom mniej mobilnym, pracującym na komputerach klasy PC.
Dla osób będących w ciągłym ruchu, załatwiającym swoje sprawy raczej przez telefon, czy tablet niż komputer stacjonarny, lepszym rozwiązaniem będzie podpis mobilny. Na rynku polskim jedynym takim rozwiązaniem jest SimplySign, oferowane przez należące do Asseco Data Systems, Centrum Certyfikacji Certum. Jest to pierwszy w Polsce, kwalifikowany podpis elektroniczny, który można złożyć poprzez aplikację mobilną.
SimplySign, jak sama nazwa wskazuje, jest niezwykle prosty i wygodny w użyciu – dwoma kliknięciami pozwala na złożenie podpisu za pomocą smartfona z zainstalowaną, dedykowaną aplikacją. Użytkownik nie potrzebuje żadnego dodatkowego urządzenia, co sprowadza się do wyboru dokumentu i wpisania PIN-u w dedykowanej aplikacji SimpySign – służącej do składanie e-podpisu. Można z niego korzystać zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerze stacjonarnym, czy laptopie.
Skąd wziąć e-podpis?
W Polsce istnieje tylko 5 podmiotów – ośrodków certyfikacyjnych, które mogą wydawać kwalifikowane podpisy elektroniczne, a więc takie, które będą wiążące prawnie na równi z podpisem odręcznym.
Są to tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, a nadzór nad nimi sprawuje Narodowe Centrum Certyfikacji. Najstarszym funkcjonującym na polskim rynku dostawcą podpisu elektronicznego jest Certum, należące do Asseco Data Systems, które 20 lat temu rozpoczęło w Polsce historię podpisu elektronicznego (www.20latepodpisu.pl).
Zaczynamy od wizyty w sklepie internetowym (www.sklep.certum.pl)
. Po wybraniu rodzaju e-podpisu i jego zakupie, trzeba wypełnić formularz aktywacyjny e-podpisu oraz jednorazowo potwierdzić swoją tożsamość. Możemy to zrobić w punkcie partnerskim dostawcy, punkcie rejestracji lub u notariusza. Na końcu pozostaje już tylko pobrać i zainstalować uzyskany certyfikat oraz dedykowane oprogramowanie i cieszyć się zaoszczędzonym czasem. Ile to kosztuje? W opcji wykupienia pakietu na 2 lata – 19,93 zł miesięcznie brutto, czyli tyle, co 4 bilety komunikacji miejskiej w większym mieście, pozwalających na dwie wizyty w urzędzie.
Jak wygląda składanie e-podpisu
Złożenie podpisu elektronicznego sprowadza się do wskazania w aplikacji dokumentu, który chcemy podpisać oraz wprowadzenia PIN-u. Po chwili podpisany dokument można wysłać do odbiorcy. Ten z kolei powinien mieć możliwość zweryfikowania tak podpisanego dokumentu.
W przypadku dokumentów pdf wystarczy do tego aktualne i bezpłatne oprogramowanie Adobe.
Dzięki temu odbiorca dokumentu od razu widzi – tak jak na poniższym przykładzie, czy podpis jest ważny, a także kto i kiedy go złożył.
Rynek e-podpisu w Polsce
Według danych Asseco Data Systems na polskim rynku aktywnych jest obecnie jest obecnie około pół miliona kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Przybywać ich będzie lawinowo, bo jak wynika z badania przygotowanego przez firmę Kantar TNS – 74 procent ankietowanych chciałoby podpisywać elektronicznie umowy telekomunikacyjne, 62 procent – umowy bankowe. 57 procent badanych bardzo liczy na możliwość stosowania e-podpisu w umowach na usługi użyteczności publicznej, 51 procent – na usługi ubezpieczeniowe, a 50 – na usługi medyczne.
Warto tutaj dodać, że poprzez dokument elektroniczny rozumiemy nie tylko treść pisaną, ale też na przykład nagranie audio czy wideo. I chociaż jest to rzadko wykorzystywane – opatrzenie podpisem np. protokołu ze spotkania w pliku audio jest jak najbardziej możliwe i ważne prawnie.