"Fast Company" podkreśla, że słowa, których używamy w pracy, mogą wpłynąć na to, jak jesteśmy postrzegani. I tak na przykład mówienie "przepraszam" zbyt często i z niewłaściwych powodów może podkopać pewność siebie. Wystarczy zmienić sposób reagowania z "przepraszam za opóźnienie" na "dziękuję za cierpliwość", co również ma bardziej pozytywny wydźwięk. Innym przykładem jest słowo "ale", które może sprawiać wrażenie, że pracownik neguje to, co mówi osoba, z którą rozmawia. Zamiast tego pracownik powinien je zastąpić słowem "i", które zachęca do dalszej rozmowy.
Eksperci wskazali siedem prostych zwrotów, których warto używać w pracy, by mieć większą siłę przebicia — tak mówią osoby pewne siebie:
1. Oto co mogę dla ciebie zrobić
- Zamiast mówić "Nie mogę" lub "Nie jestem w stanie", kiedy odmawiasz spełnienia prośby, skup się na pozytywnych aspektach — mówi dla "Fast Company" Renée Evenson, ekspert ds. komunikacji, autorka książki "Powerful Phrases for Effective Customer Service". Proponuje on, aby powiedzieć: "Oto co mogę dla Pana/Pani zrobić". W ten sposób pracownik ustali z klientem lub współpracownikiem granice tego, czego nie jest w stanie lub nie chce zrobić, ale jednocześnie zasygnalizuje, że jest gotów znaleźć wykonalne rozwiązanie.
2. Dowiem się
Kiedy czegoś nie wiemy, zazwyczaj dobrze jest o tym powiedzieć, zamiast blefować. Jeśli jednak zajmujesz stanowisko kierownicze lub masz do czynienia z klientami, pytający będą chcieli od ciebie czegoś więcej. - Zamiast po prostu zignorować pytanie, powiedz: "Dowiem się tego dla Ciebie" - sugeruje Evenson.
3. Czy możesz, proszę...
Nierzadko prośbę o przysługę poprzedza się słowami "Wiem, jak bardzo jesteś zajęty..." lub "Nie chcę ci przeszkadzać...". Ale to od razu stawia pytającego w niekorzystnej sytuacji, ponieważ zakłada on, że stwarza obciążenie. Tymczasem nie musisz przepraszać za to, że o coś prosisz.
- Zamiast tego załóż, że nie ma problemu i usuń to ze swojego języka. Po prostu poproś o to, czego potrzebujesz i załóż, że dana osoba da ci znać, jeśli prośba jest zbyt wygórowana, i z szacunkiem odmówi — uważa ekspert ds. komunikacji Linda Larsen.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
4. Rozwiążmy to
Trener wystąpień publicznych Joel Schwartzberg uważa, że należałoby zrezygnować ze zwrotu: "Zajmiemy się tą sprawą". Według niego zdanie to oznacza tylko tyle, że można rozmawiać, ale to nie oznacza rozwiązania problemu, czy podjęcia konkretnych działań. -- Zamiast mówić: "Zajmiemy się tą sytuacją" spróbuj użyć słów takich jak "rozwiązać", "zwalczyć" lub "zmniejszyć", które informują o działaniu — przekonuje ekspert. Dodaje też, że zamiast "spełnić" cel lub oczekiwanie, powinno się mówić "osiągnąć" lub "przekroczyć".
5. Cieszę się, że ci się podoba
Dla niektórych osób odrzucenie pochwały jest reakcją odruchową. Jeśli otrzymają komplement, osłabiają go, mówiąc: "To nic takiego." lub "Mogłoby być lepiej." - to błąd przekonują eksperci.
- Takie reakcje nie tylko lekceważą twoją pracę i umiejętności, ale także lekceważą osobę, która wygłasza komplement. Zamiast tego podziękuj jej szczerze i dodaj: "Cieszę się, że ci się podoba" - radzi Larsen.
6. Chcę pomóc
Larsen tłumaczy także, że powiedzenie komuś, żeby się uspokoił, jest niemal gwarancją, że zrobi wszystko, by się nie uspokoić. Ekspert zaleca więc potwierdzenie uczuć danej osoby i zapewnienie jej, że je rozumiesz. Radzi, aby w takiej sytuacji powiedzieć: "Widzę, że jesteś zdenerwowany i chcę ci pomóc".
7. Ciszę się, że mogłam pomóc
Nie ma nic złego w powiedzeniu "nie ma za co", gdy ktoś ci dziękuje. Jednak powiedzenie czegoś w rodzaju "Cieszę się, że mogłem ci pomóc" ma większą siłę oddziaływania. - Pozostawia u danej osoby pozytywne wrażenie, że dołożyłeś wszelkich starań, aby jej pomóc — mówi Evenson.
Eksperci podkreślają, że proste zmiany w języku nie rozwiążą wszystkich problemów komunikacyjnych, ale na pewno pomogą zwiększyć siłę przebicia w pracy.