Nowe ustawodawstwo pokazuje tendencje do wprowadzania dokładniejszej ewidencji czasu pracy, która ma zagwarantować przestrzeganie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. Dodatkowo, rząd pracuje nad projektem, który wprowadza zmiany w prowadzeniu ewidencji czasu pracy osób pracujących "na etacie”. Tak więc większość polskich przedsiębiorców musi liczyć się ze zmianami dotyczącymi ewidencji liczby przepracowanych godzin.
Jakie zmiany wprowadziła ustawa dla osób pracujących przy umowach zlecenie i samozatrudnionych?
Od stycznia 2017 zaczęła obowiązywać minimalna stawka godzinowa dla osób pracujacych na umowy zlecenie i samozatrudnonych. Według statystyk samozatrudnieni/freelancerzy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pracujący w ramach umów o świadczenie usług to w Polsce grupa licząca ok 2 mln osób. Do tej liczby należy dodać ponad milionową grupę osób pracujących na umowach zlecenie. Tak więc nowe regulacje dotykają ponad 3 mln osób na polskim rynku pracy.
Ustawa z dnia 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw, ma zagwarantować nie tylko przesterzeganie wypłacania odpowiedniej stawki godzinowej, ale również potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usługi. Co do zasady strony mogą ustalić sposób potwierdzania w umowie. Jeśli jednak tego nie zrobią zleceniobiorca lub świadczący usługi zobowiązany jest do przedłożenia informacji o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Taka dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Obowiązek przechowywania tej dokumentacji spoczywa na przedsiębiorcy lub innej jednostce administracyjnej, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi.
Pracodawcy czekają na więcej zmian
Tegoroczne zmiany w rozliczaniu czasu pracy to nie tylko dodatkowe obowiązki dla wielu podmiotów, ale także próba uproszczenia prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników etatowych. Pod koniec października bieżącego roku Rada Ministrów przyjęła projekt przedłożony przez ministra rozwoju i finansów. Projekt dotyczy skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz możliwości przechowywania dokumentów elektronicznie.
Choć przedsiębiorcy chwalą skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych, zauważają, że nie wszystkie ich postulaty zostały wprowadzone. Według przedstawiciela Pracodawców RP Arkadiusza Pączka przedsiębiorcy od wielu lat zabiegali o wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów, jednak w projekcie zabrakło wprowadzenia elektronicznego wniosku urlopowego czy wprowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy od lat jest normą w wielu polskich firmach. W takich firmach, obok ewidencji elektronicznej wciąż prowadzona jest ewidencja papierowa dla celów dowodowych i na wypadek kontroli ze strony PIP.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie elektronicznych systemów do monitorowania liczby godzin. Jaka jest ich przewaga nad papierową ewidencją? To przede wszystkim:
- Precyzyjne dane
- Monitorowanie rzeczywistego czasu pracy
- Łatwy dostęp do archiwalnych danych
- Dodatkowe funkcje: np. kalendarz urlopów i ewidencja dni chorobowych, raporty pracy w poszczególnych projektach czy mierzeniu czasu wykonania konkretnych zadań.
Na rynku jest bogata oferta aplikacji typu time tracker, które mierzą czas realizacji poszczególnych zadań. Są niezwykle popularne wśród firm usługowych z branży IT i agencji kreatywnych. Time trackery dostępne online dają przedsiębiorcom możliwość wglądu w zestawienia czasu pracy poszczególnych osób i całych zespołów, z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu.
Jednym z takich rozwiązań jest Timepot. Jędrek Fulara - jeden z twórców aplikacji podkreśla, że Timepot to narzędzie które monitoruje nie tylko czas pracy, ale także urlopy, zyski i koszty projektów. Pracownicy sami rejestrują swój czas, a zgromadzone dane można przeszukiwać, filtrować oraz generować raporty czasu pracy dla poszczególnych użytkowników i projektów. Raporty mogą służyć do potwierdzania liczby godzin dla pracujących przy umowach zlecenie i samozatrudnionych. Ale zgromadzone dane z pewnością przydadzą się także w firmach, gdzie pracownicy są zatrudnieni na umowę o pracę. Dodatkowo, system wysyła powiadomienia do administratora (właściciela firmy/menadżera), kiedy użytkownicy biorą dzień wolny lub korzystają ze zwolnienia chorobowego.
Twórcy aplikacji podkreślają rolę modułu finansowego aplikacji, który wyróżnia Timepota na tle innych time trackerów. Pozwala firmom usługowym wyliczyć i porównać zyskowność projektów prowadzonych w różnych walutach, ze stałym budżetem czy tzw. time and materials.
Przyszłość ewidencjonowania czasu pracy
Internetowe aplikacje do monitorowania czasu pracy wciąż są melodią przyszłości w polskim ustawodawstwie, ale już teraz polscy przedsiębiorcy decydują się na wprowadzenie ich w swoich firmach, ponieważ dają im większą kontrolę nad wykorzystaniem czasu pracy i umożliwiają optymalizowanie pracy w firmie w oparciu o obiektywne dane liczbowe zbierane przez systemy. Jest prawdopodobne, że w najbliższych latach prawodawca dostosuje stan prawny do potrzeb przedsiębiorców.