Zgodnie z nadal obowiązującym § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.), *dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń *w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest:
- zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku określonym przez ZUS (druk ZUS Rp-7) lub l
- legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tych okresach wynagrodzeniach.
Przepisy obowiązujące do końca 1990 r. zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez 12 lat.
Dokumentację płacową, jako niearchiwalną, po upływie 12-letniego okresu zakład pracy niszczył. Niektóre zakłady pracy jednak nie zniszczyły tej dokumentacji, w związku z tym zachowała się ona do chwili obecnej.
Od 1 stycznia 1991 r. okres przechowywania list płac, kart zbiorczych płac oraz innej dokumentacji, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, a także podstawę wymiaru kapitału początkowego, zależy od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń.
Archiwa państwowe od 1991 r. nie wydają zezwoleń na niszczenie dokumentacji płacowej przed upływem 50-letniego okresu przechowywania.
W ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2004 nr 39, poz. 353 z późn. zm. - art. 125a) - zostało określone, iż płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Obowiązuje generalna zasada, że zaświadczenie stwierdzające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodu powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na podstawie dokumentacji płacowej.
Jeżeli jednak dokumentacja taka nie istnieje, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.
Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Nie można więc uwzględniać premii, nagród czy dodatków określonych w dokumentacji osobowej pracownika jako składniki wynagrodzenia przysługujące warunkowo (np. uzależnione od wykonania planu produkcyjnego) lub uznaniowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach - w razie braku dokumentów potwierdzających ich wypłatę i wysokość.
W przypadku gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową - dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru świadczenia tylko wówczas, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
W razie gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania wymaganych dowodów, możliwe jest przyjęcie kopii dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy bądź prywatną formę przechowalniczą.
Archiwa państwowe nie są jednak upoważnione do wystawiania zaświadczeń według ustalonego wzoru (ZUS Rp-7) osobom niebędącym pracownikami tych archiwów. Zobowiązane są natomiast do wydawania - na podstawie posiadanych materiałów archiwalnych - uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów a także zaświadczeń. Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwum.
Do ustalenia podstawy wymiaru z takiej dokumentacji może być przyjęte wynagrodzenie i ewentualnie wykazane inne składniki, co do których nie ma wątpliwości, iż były wypłacone i podlegały składce na ubezpieczenie społeczne.
Dokumentowanie wynagrodzeń na podstawie wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej
| Legitymacja ubezpieczeniowa |
| --- |
| Legitymacja ubezpieczeniowa powinna zawierać następujące wpisy o osiąganych wynagrodzeniach: 1. datę rozpoczęcia i zakończenia pracy 2. rodzaj wykonywanej pracy 3. kwotę wynagrodzenia 4. rok, w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte 5. pieczątkę zakładu pracy 6. podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika 7. podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika. |
* Pokreślić należy, że legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy stanowi samoistny środek dowodowy.*
Pracodawca nie powinien zatem wystawiać zaświadczenia na podstawie wcześniejszych wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej.
Obowiązujące w ubiegłych latach regulacje dotyczące legitymacji ubezpieczeniowych, zasad dokonywania wpisów oraz wzorów legitymacji nie zawierały warunku zamieszczania imiennej pieczątki osoby dokonującej lub odpowiedzialnej za wpis dotyczący wynagrodzeń.
Stąd też wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonywane w funkcjonujących od lat 50. legitymacjach zawierających rubrykę oznaczoną dyspozycją "stempel, data i podpis osoby odpowiedzialnej za wpis" - często są zaopatrzone jedynie pieczątką zakładu pracy i nie zawierają pieczątki imiennej osoby odpowiedzialnej za wpis, a jedynie jej odręczny podpis i datę dokonania wpisu.
Wprowadzenie nowego wzoru legitymacji, określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzoru i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz.U. nr 51, poz. 223), nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania także imiennej pieczątki osoby wpisującej wynagrodzenie *w legitymacji ubezpieczeniowej.
Jednakże brak pieczątki imiennej, szczególnie w legitymacjach starego typu, nie eliminuje wpisu o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeżeli całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności.
*Warto w tym miejscu przypomnieć, że wysokości wynagrodzenia lub dochodu, który ma stanowić podstawę wymiaru emerytury lub renty (a także kapitału początkowego) nie można udowodnić zeznaniami świadków.