Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

W sytuacji, gdy nie może on zapewnić prania odzieży roboczej, przepisy BHP dopuszczają, aby czynności te wykonywali sami pracownicy, pod warunkiem jednak wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego, w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Stosowne zwolnienie z opodatkowania wypłacanej pracownikowi należności zawiera art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Warunkiem zastosowania zwolnienia z opodatkowania do omawianego świadczenia jest więc to, aby wypłata ekwiwalentu odbywała się na zasadach opisanych w przepisach BHP, a te z kolei wskazują, że jego wysokość powinna odpowiadać wysokości kosztów faktycznie poniesionych. Z tego wynika więc wniosek, że zwrot kosztów prania odzieży roboczej, nie odpowiadający wydatkom rzeczywistym pracownika, nie będzie korzystał z tej preferencji.

Oznacza to tym samym, że wysokość ekwiwalentu powinna być indywidualnie ustalana przez pracodawcę (np. w oparciu o przedstawiane przez pracownika rachunki z pralni albo oświadczenie o wysokości poniesionych w danym miesiącu kosztów). Mając na uwadze powyższe należy więc stwierdzić, że ryczałtowe określenie wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pozostające w oderwaniu od faktycznych kosztów ponoszonych przez pracownika, nie może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, każdorazowo bowiem powinno ono odpowiadać realnym wydatkom poniesionym na ten cel.

Na konieczność zwrotu kosztów odpowiadającym wydatkom poniesionym przez pracownika, jako warunku korzystania ze zwolnienia z opodatkowania, zwracają uwagę także organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, jak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 10.10.2012 r., sygn. IPPB4/415-574/12-4/JK oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 7 lutego 2013 r., sygn. ITPB2/415-1014/12/MU, wskazując jednocześnie, że wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, np. we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika, określającego wysokość poniesionych na ten cel kosztów.

Jednocześnie należy wskazać, że w sytuacji braku przesłanek zastosowania zwolnienia z opodatkowania do wypłacanego świadczenia, należy zakwalifikować je jako przychód ze stosunku pracy, co oznacza konieczność pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tej należności. Nieuprawnione zastosowanie zwolnienia z opodatkowania będzie się natomiast wiązać z powstaniem odpowiedzialności po stronie pracodawcy jako płatnika oraz samego pracownika (podatnika), obowiązanego do złożenia zeznania rocznego określającego dochód w prawidłowej wysokości.