Samodzielna księgowość w firmie krok po kroku. Jak to zrobić?
Rezygnacja z usług biura rachunkowego może przynieść przedsiębiorcy zauważalne oszczędności i zapewnić pełną kontrolę nad firmowymi finansami. Przejście na samodzielne prowadzenie księgowości wymaga jednak dopełnienia kilku formalności i pilnowania ustawowych terminów.
Prowadzenie ewidencji finansowej na własną rękę to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Eksperci rynkowi zwracają uwagę, że taki model sprawdza się najlepiej w przypadku mikrofirm, które nie zatrudniają pracowników i generują relatywnie niewielką liczbę dokumentów w skali miesiąca. Główną motywacją do podjęcia takiego kroku jest zazwyczaj optymalizacja kosztów prowadzenia biznesu, ponieważ opłaty za zewnętrzne usługi księgowe potrafią stanowić zauważalne obciążenie dla początkującego przedsiębiorcy. Dodatkowym atutem jest stały wgląd w bieżącą sytuację finansową własnego przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali ze wsparcia zewnętrznych biur rachunkowych, muszą rozpocząć proces od formalnego wypowiedzenia umowy. Standardowy okres wypowiedzenia wynosi zazwyczaj jeden miesiąc, co daje czas na płynne przejęcie obowiązków. Kluczowym krokiem jest odebranie pełnej dokumentacji. Należy zadbać o odzyskanie nie tylko oryginałów faktur, umów czy wyciągów bankowych, ale również dokumentów sporządzanych przez księgowych.
Mowa tu przede wszystkim o księgach podatkowych, rejestrach VAT, strukturach JPK, ewidencjach środków trwałych oraz deklaracjach rozliczeniowych ZUS. Co istotne z prawnego punktu widzenia, zmianę miejsca przechowywania dokumentacji firmowej trzeba zgłosić do urzędu poprzez aktualizację wpisu w formularzu CEIDG-1. Ustawodawca przewiduje na ten krok zaledwie siedem dni od momentu faktycznej zmiany.
"Polski w Waszyngtonie nie ma". Michta ostro o bezpieczeństwie
Przygotowanie do pierwszych rozliczeń
Rozpoczynając samodzielne księgowanie, przedsiębiorca nie musi legitymować się żadnymi specjalistycznymi certyfikatami. Wymagane jest jednak zebranie kluczowych danych początkowych, które posłużą do prawidłowego wyliczania kolejnych zobowiązań. Niezbędne będzie przygotowanie informacji o sumie zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy od początku roku oraz danych z ostatniej Księgi Przychodów i Rozchodów. W przypadku płatników VAT konieczne jest także przeniesienie odpowiednich kwot z poprzednich deklaracji. Ważne jest również precyzyjne określenie formy opodatkowania, właściwego urzędu skarbowego oraz parametrów ubezpieczenia, od których zależy wysokość składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Doradcy biznesowi często sugerują, aby na sprawy księgowe wyznaczyć jeden konkretny dzień w miesiącu, co pozwala wyrobić odpowiednią rutynę i uniknąć przeoczenia ważnych terminów. Podstawowym obowiązkiem jest bieżące dokumentowanie każdego przychodu poprzez wystawianie faktur sprzedażowych. Równolegle należy skrupulatnie gromadzić wszystkie dokumenty kosztowe. Zebranie ich i zaksięgowanie powinno nastąpić przed dwudziestym dniem kolejnego miesiąca. Wymaga to poprawnego zewidencjonowania wydatków, a także wygenerowania i zarchiwizowania aktualnej ewidencji księgowej oraz rejestrów zakupu i sprzedaży.
Terminy płatności składek i podatków
Ostatnim, ale najważniejszym etapem comiesięcznego cyklu jest regulowanie zobowiązań wobec państwa. Harmonogram przedsiębiorcy opiera się na kilku sztywnych datach. Do dwudziestego dnia miesiąca należy opłacić zaliczkę na podatek dochodowy oraz uregulować składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z kolei dwudziesty piąty dzień miesiąca to ostateczny termin na wysłanie pliku JPK_VAT oraz uregulowanie podatku od towarów i usług, jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT.
W tym samym terminie podmioty dokonujące transakcji wewnątrzwspólnotowych muszą złożyć informację podsumowującą VAT-UE. Pilnowanie tych dat jest kluczowe, gdyż opóźnienia mogą skutkować naliczeniem odsetek ustawowych przez aparat skarbowy.
