Kiedy warto spisać umowę o zachowaniu poufności?

Wprawdzie każda współpraca powinna być oparta na zaufaniu, ale nie można wykluczyć, że druga strona wykorzysta poufne informacje do własnych celów. Formą zabezpieczenia przed takim działaniem, bądź narzędziem łagodzącym jego skutki może być zawarcie umowy o zachowaniu poufności.

Przedsiębiorca powinien zabezpieczyć się umową o zachowaniu poufności w sytuacji, gdy w toku współpracy z kontrahentem ujawnia mu informacje posiadające wartość gospodarczą, w szczególności informacje stanowiące tzw. tajemnicę przedsiębiorstwa. Tajemnica ta została zdefiniowana w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Składają się na nią informacje, które: nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej, mają charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny, mają charakter informacji posiadających wartość gospodarczą, zostały poddane czynnościom przedsiębiorcy, mającym na celu ich ochronę (np. informacje zawarte w pliku, do którego dostęp zabezpieczony jest hasłem znanym ograniczonej liczbie osób).

Umowa o zachowaniu poufności pozwala na określenie, jakie konkretnie informacje są nią chronione (ich zakres może być szerszy niż wskazany w w/w przepisie) oraz jakich konsekwencji może się spodziewać nierzetelny kontrahent, które je ujawni lub wykorzysta dla celów innych (w szczególności komercyjnych), niż określone przez strony.

Warto zauważyć, że tego rodzaju czynności podmiotu współpracującego z przedsiębiorcą stanowią już same w sobie czyny nieuczciwej konkurencji zagrożone ustawowymi sankcjami cywilnoprawnymi i karnymi. Jednak umowa o zachowaniu poufności pozwala dochodzić określonych roszczeń już na podstawie samej umowy, bez konieczności wykazywania, że nierzetelne działanie kontrahenta miało charakter czynu nieuczciwej konkurencji.

Umowa o zachowaniu poufności może mieć postać odrębnego dokumentu lub może stanowić klauzulę w innej umowie, regulującej współpracę. Rodzaje stron (przedsiębiorcy, stowarzyszenia, osoby prywatne) oraz forma współpracy regulowane umową nie mają tutaj znaczenia.

W konsekwencji, umowa o zachowaniu poufności może być zawarta w formie odrębnych postanowień, np. w umowie zlecenia, o dzieło, agencyjnej, czy w umowie nienazwanej dotyczącej np. inwestycji określonego przedsięwzięcia gospodarczego.

Umowa o zachowaniu poufności powinna zostać zawarta co najmniej w formie pisemnej ( dla zachowania wartości dowodowej).

Umowa o zachowaniu poufności powinna być tak skonstruowana, aby precyzowała jakie informacje przedsiębiorca chce chronić oraz w jakim celu potrzebuje tej ochrony. Generalnie, dokument ten powinien zawierać następujące elementy:

- precyzyjne określenie stron umowy,

- zakres informacji podlegających ochronie,

- terminy, w jakich informacje mają pozostać poufne, także wykraczające poza obowiązywanie umowy, w której postanowienia takie zawarto

- wskazanie jakie informacje, kiedy, w jakim celu i w jakich okolicznościach mogą zostać ujawnione,

- określenie sankcji grożących za nieprzestrzeganie umowy, w szczególności kar umownych.

Ponadto, istotną kwestią jest określenie w jakich okolicznościach i na jakich warunkach informacje poufne mogą być ujawnione. Jako przykład, można wskazać na sytuację, w której przedsiębiorcy podejmują współpracę dotyczącą produkcji określonych towarów, które mają być wytworzone na podstawie patentów i procedur stosowanych przez stronę zamawiającą. W takiej sytuacji, może się zdarzyć, że kontrahent będący wykonawcą tych towarów musi ujawnić informacje poufne, np. swoim podwykonawcom.

Nie musi jednak każdemu z podwykonawców ujawniać całości rozwiązań technologicznych dotyczących gotowego towaru, a jedynie informacje dotyczące konkretnej części, za którą odpowiada podwykonawca. Umowa o zachowaniu poufności powinna w takim przypadku wyraźnie wskazywać w jakim zakresie i w jakich warunkach podwykonawca może być poinformowany przez wykonawcę o wymaganiach technologicznych zamawiającego stanowiących tajemnicę, a mających służyć prawidłowemu wykonaniu zamówienia.

Sankcje za naruszenie poufności informacji objętych umową mogą być sformułowane w dowolny sposób i w dowolnej wysokości, byle nie sprzeciwiały się przepisom prawa, określonym zwyczajom panującym w danym środowisku oraz tzw. zasadom współżycia społecznego, czyli normom moralnym przyjętym w danym społeczeństwie.

W praktyce, najczęściej spotykanym rodzajem sankcji za naruszenie umowy o zachowaniu poufności są kary umowne. Należą się one drugiej stronie niezależnie od tego, czy poniosła ona z powodu ujawnienia informacji chronionych umową jakąś szkodę, czy też nie. Kara umowna, co do zasady, wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych określonych w przepisach prawa, ale umowa może zawierać zastrzeżenie, że pomimo obowiązku zapłaty kary umownej, dochodzenie odszkodowania na tzw. zasadach ogólnych będzie możliwe.

Czytaj więcej w Money.pl Dodaj wykresy do Twojej strony internetowe