Kontrola podatkowa w firmie. Jak się przygotować

Kontrola podatkowa to uciążliwa niespodzianka, która teoretycznie może przydarzyć się każdemu podatnikowi. Jej celem jest weryfikacja postawy kontrolowanego względem organu podatkowego, a w szczególności, czy wywiązywał się on z obowiązków wynikających z przepisów prawa. Szczegółowe regulacje określające zakres i obowiązki związane z faktem prowadzenia kontroli zostały przedstawione w Dziale VI Ordynacji Podatkowej.

Analizując problem dotyczący kontroli podatkowej, warto skupić się na okolicznościach, jakie towarzyszą jej rozpoczęciu. Przede wszystkim należy pamiętać, że wszczęcie kontroli u podatnika, dokonywane jest z urzędu. Oznacza to, że czynności te nie zostaną podjęte na wniosek np. innego podatnika. Aczkolwiek pozyskane informacje taką drogą mogą spowodować, że zapadnie z urzędu decyzja o kontroli danej osoby.

Generalnie organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze przeprowadzenia u niego kontroli podatkowej. W tym celu, do podatnika wysyłane jest zawiadomienie. W myśl rozporządzenia Ministra Finansów, dokument ten powinien jasno wskazywać na zakres kontroli, czas i miejsce kontroli, a także zawierać dane dotyczące zarówno kontrolowanego, jak i organu, który postanowił przeprowadzić kontrolę.

Oczywiście jak od każdej reguły, i od tej istnieją wyjątki. Można tu wskazać np. sytuację, gdy kontrola ma charakter doraźny i dotyczący ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury. Przed kontrolą nie uchroni nieodbieranie zawiadomienia. W przypadku, gdy doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione można liczyć się z niezapowiedzianą wizytą z pracowników urzędu skarbowego lub innego uprawnionego organu, np. urzędu celnego. Po wszczęciu kontroli informuje się kontrolowanego o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

W przypadku, gdy istnieją wyraźne przesłanki, dla których zawiadomienie o zamiarze rozpoczęcia kontroli mogłoby wpłynąć na osiągnięte przez to wyniki, kontrolę wszczyna się bez zapowiedzi. Przykładami takich sytuacji może być kontrola, która ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.

Wszczęcie kontroli między 7 a 30 dniem

Gdy przedsiębiorca otrzyma zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, musi liczyć się, z tym że kontrola rozpocznie się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem
30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Wyjątek stanowi tu sytuacja, w której kontrolowany wyraził zgodę na przyspieszenie terminu rozpoczęcia kontroli. Warto również podkreślić,
że w przypadku, gdy zapowiedziana kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Do wszczęcia kontroli niezbędne jest imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacja służbowa. To z chwilą okazania tych dokumentów przedsiębiorcy lub upoważnionej przez niego osobie rozpoczyna się kontrola w firmie. W zależności od przedmiotu kontroli może ono zostać udzielone przez naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celnego, jak również władze samorządu terytorialnego.

Warto pamiętać, że wzór imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej został określony przez ministra finansów w drodze rozporządzenia. Powinno ono zawierać informacje wskazujące zarówno na organ podatkowy odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli, jak również identyfikujące kontrolujących, to znaczy imię i nazwisko, a także numery legitymacji służbowych. Ponadto, w upoważnieniu tym powinien zostać określony zakres kontroli, a także data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia. Należy podkreślić, że upoważnienie, które nie spełnia wymagań nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Wyjątkowe sytuacje

Pomimo, iż omówione wyżej upoważnienia stanowi niejako podstawę do rozpoczęcia kontroli, podatnik powinien wiedzieć, że w przypadku, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego
lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, do wszczęcia kontroli wystarczy legitymacja służbowa.

Co więcej gdy przedsiębiorcy nie ma w firmie kontrola w tym trybie rozpocznie się
po okazaniu legitymacji pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za reprezentanta kontrolowanego a nawet w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.