Księgowość online to opcja dla samodzielnych przedsiębiorców. Na czym to polega?

Zarządzanie własną firmą nie musi wiązać się z koniecznością zatrudnienia księgowej lub całego działu do spraw rozliczeń. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na samodzielne działania przez internet. Prowadzenie księgowości online nie jest trudne, ale wymaga czasu i zaangażowania.

Księgowość internetowa to czynności związane z rachunkowością, ale wykonywane za pośrednictwem narzędzi online. Internetowe aplikacje pozwalają przedsiębiorcom samodzielnie wprowadzać koszty, wystawiać faktury, generować Księgę Przychodów i Rozchodów czy wypełniać deklaracje podatkowe.

Istnieje wiele serwisów internetowych oferujących podobne usługi. Wystarczy się zarejestrować i wprowadzić dane konieczne do rozliczeń przy użyciu programu. Zwykle, użytkownik może skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego. Później obowiązkowe staje się opłacanie abonamentu.

Internetowa forma księgowości nie jest jednak przeznaczona dla wszystkich. Na samodzielne rozliczanie dokumentów mogą liczyć mikro i małe firmy, które wykonują nieskomplikowane czynności gospodarcze (najczęściej przedsiębiorcy korzystający z KPiR oraz z tzw. uproszczonej księgowości).

Podstawową funkcją, z jakiej przedsiębiorca może skorzystać za pośrednictwem platformy do księgowości online jest przede wszystkim automatyczne generowanie dokumentów. Należą do nich zarówno faktury, rachunki, dokumenty ubezpieczeniowe czy deklaracje podatkowe. Dzięki temu narzędziu, użytkownik nie musi się martwić o prawidłowe wypełnienie druków, ponieważ przez całą czynność jest prowadzony niemal za rękę. Dodatkowo, formularze wypełnione drogą internetową przyjmują formę gotową do wydruku lub do przesłania do wybranej instytucji poprzez pocztę elektroniczną.

Większość modułów księgowości online znacznie ułatwia także sprawy kadrowo-płacowe. Służy do tego system tworzenia baz danych. Przedsiębiorca może szybko i łatwo opracować spis klientów, produktów i usług, a także ewidencję środków trwałych. Elektroniczny zbiór powstaje na podstawie wprowadzonych do systemu faktur oraz innych dokumentów. Nie trzeba też powtarzać pewnych czynności w nieskończoność - np. jeśli rzecz zostanie raz wprowadzona do spisu, będzie automatycznie amortyzowana w prawidłowej wysokości. Program pomaga też w obliczaniu składek i zobowiązań podatkowych.

Prowadząc księgowość samodzielnie przez internet, przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad sytuacją finansową firmy. Musi jednak poświęcić czas na zaangażowanie się w formalności. Plusem jest fakt, że księgowość online zapewnia całodobowy dostęp do ksiąg z niemal każdego miejsca, w którym istnieje dostęp do sieci. Dzięki temu, przedsiębiorca sam decyduje, kiedy wykona związane z tym obowiązki. Dodatkowym ułatwieniem są także aktualizacje systemu i formularzy. Nie trzeba więc na bieżąco śledzić zmian prawa podatkowego.

Narzędziom księgowości online towarzyszy zwykle także zespół ekspertów. W ramach wykupionego abonamentu, właściciel firmy otrzyma więc pomoc techniczną, która może przyjmować formę czatu, korespondencji mailowej lub rozmowy telefonicznej. Jeśli ma wątpliwości co do pewnych procedur czy uzupełnianych formularzy, może zwrócić się do kompetentnych specjalistów z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu.

Koszt zatrudnienia zawodowej księgowej może sięgać nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie, a wynajęcie profesjonalnego biura rachunkowego to natomiast wydatek rzędu kilkuset złotych. Księgowość internetowa jest znacznie tańsza. Dostęp do aplikacji w różnych serwisach wynosi mniej więcej 50 zł, przy zakupie rocznego abonamentu.

Ze względu na niską cenę usługi, księgowość online jest uważana za najbardziej atrakcyjną formę. Jeśli przedsiębiorca decyduje się samodzielnie rozliczać swoją działalność gospodarczą, powinien jednak liczyć się z tym, że będzie to dodatkowy obowiązek. Wprowadzanie faktur, wypełnianie KPiR czy uzupełnianie dokumentów to czasochłonne zajęcia, wymagające terminowości w wypełnianiu zobowiązań.