Spotkania wigilijne, dekoracje i prezenty. Jakie wydatki firma może wrzucić w koszty uzyskania przychodu?

Dbałość o atmosferę wiąże się jednak z niemałymi wydatkami. Czy przedsiębiorca może je rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu?

Za koszty uzyskania przychodu uznaje się te, które wpływają na finansowe korzyści firmy. Dotyczy to zarówno kwestii zarabiania, jak i zabezpieczania majątku. Tylko takie wydatki pozwalają w efekcie obniżyć podatek dochodowy. Do tej grupy nie należą natomiast zakupy o charakterze reprezentacyjnym, czyli promującym dobry wizerunek przedsiębiorstwa. Oba kryteria mają znaczenie dla odpowiedniej kwalifikacji świątecznych wydatków.

Organizacja świątecznego spotkania w firmie to coraz bardziej powszechny zwyczaj. Wigilia stwarza okazję do integracji zespołu i poprawia motywację wśród pracowników. Tylko taki charakter wieczoru pozwala na wliczenie wydatków w koszty podatkowe. Do rozliczenia przydadzą się dokumenty świadczące o jego specyfice, np. agenda imprezy czy lista zrealizowanych usług. Jeśli w wydarzeniu biorą udział partnerzy biznesowi czy udziałowcy, sytuacja może się skomplikować. Przedsiębiorca, który zaprasza takich gości, musi się liczyć z tym, że całej kwoty nie uwzględni w firmowych kosztach.

Kontrahenci należą raczej do grupy związanej z reprezentacją, a - jak wiadomo - wydatków z nią związanych nie uwzględnia się w kosztach podatkowych. Czasem można jednak usprawiedliwić zaproszenie dodatkowych osób np. chęcią poprawy relacji biznesowych, które sprzyjają wpływom do kasy. Aby mieć pewność, że to wystarczające wytłumaczenie, warto wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Inaczej sprawa wygląda w przypadku osób towarzyszących pracownikom. Ich obecności nie da się racjonalnie uzasadnić względami związanymi z uzyskaniem przychodów.

Budowanie gwiazdkowego klimatu w firmach może mieć funkcję reklamową. Skłania partnerów biznesowych do zawierania umów, a klientów do kupowania produktów i korzystania z usług, czyli wydawania większej ilości pieniędzy. Obecnie wydatki poniesione na reklamę w pełnej wysokości można wliczyć w koszty uzyskania przychodów. W konsekwencji kupno choinki, bombek czy kartek świątecznych można więc śmiało powiązać z uzyskanymi wpływami do kasy.

Czasem istnieje ryzyko, że zakup dekoracji do biura może zostać uznany za reprezentacyjny. Stanie się tak, jeśli elementy znajdą się wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmuje się klientów (np. w sali konferencyjnej). Nie bez znaczenia jest także ich wygląd i cena. Zbyt strojne i drogie ozdoby nie trafią na listę kosztów uzyskania przychodu. Mniej eleganckie lampki czy bombki też wspierają działania marketingowe, ale nawiązują do świątecznych tradycji. Najważniejsze, aby nie przekraczały "zwyczajowo przyjętych norm w danej branży i okolicy" (interpretacja podatkowa nr IPPB3/423-253/09-2/KK).

Święta to czas, kiedy firmy pamiętają nie tylko o swoich pracownikach, ale przede wszystkim o klientach. Najczęściej okazują to za pośrednictwem specjalnie przygotowanych upominków. Czy pieniądze wydane na podarunki można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu? Pod warunkiem, że nie służą wyłącznie kreowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Eleganckie i wartościowe upominki od przedsiębiorcy, które trafią w ręce wybranych partnerów biznesowych, mają charakter reprezentacyjny. Z tego względu nie można ich rozliczyć. Przykład? Kosze ze słodyczami, alkohole w ładnych opakowaniach czy drogie pióra.

Jakie prezenty można natomiast wrzucić w koszty? Wszystkie gadżety, które spełniają funkcje reklamowe i - w efekcie - prowadzą do osiągnięcia przychodów. Będą to wszelkiego typu długopisy, kubki, breloczki, smycze czy pendrive'y. Ważne, aby każdy z tych elementów posiadał widoczne logo firmy. Takie upominki są rozdawane głównie po to, aby rozpowszechnić informację o marce. Trafiają do szerszego grona odbiorców, a nie tylko do wyselekcjonowanej grupy. Ich zakup nie wymaga też dużych nakładów finansowych, a to jedno z ważniejszych kryteriów przy kwalifikacji kosztów.

Warto pamiętać, że sytuacja każdej osoby i firmy może być potraktowana w odmienny sposób. Wszelkie wątpliwości można zweryfikować za pośrednictwem indywidualnej interpretacji podatkowej, w której urzędnik ustosunkowuje się do konkretnego przypadku. Wniosek o wydanie takiego dokumentu ma prawo złożyć każdy zainteresowany w odniesieniu do stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Opłata wynosi 40 zł od każdej decyzji.

Wymienione wyżej przykłady są założeniami opartymi na opiniach organów podatkowych, m.in. na interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszcze z 17 lutego 2014 r. (nr ITPB3/423-559/13/PST) oraz interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 stycznia 2009 r. (nr IPPB5/423-233/08-2/MW) i z 29 czerwca 2009 r. (nr IPPB3/423-253/09-2/KK).