Większość firm płaci za wysokie składki. Niektóre mogą odzyskać z ZUS miliony

Tylko do końca roku przedsiębiorcy mogą odzyskać nadpłacone wypadkowe za ostatnie 10 lat. Ponad 2/3 pracodawców płaci ZUS za dużo. Wielu nie ma o tym pojęcia, a zainteresować się powinni, bo w przypadku niektórych podmiotów w grę wchodzą naprawdę duże pieniądze.

Firma zajmująca się przetwórstwem spożywczym, nazwijmy ją X, zatrudniała prawie 500 pracowników. Kilkadziesiąt osób pracowało na stanowiskach, na których przekroczone były dopuszczalne normy hałasu, dodatkowo co roku kilka lub kilkanaście ulegało wypadkom przy pracy. Odszkodowania lub renty były im wypłacane z funduszu wypadkowego wchodzącego w skład Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, na który składają się wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce.

Składki na ten fundusz dla każdej z firm ustalane są indywidualnie. Ich wysokość waha się w 0,4-3,6 proc. wynagrodzenia brutto dla podmiotów zatrudniających ponad 10 osób i 1,8 proc. w przypadku mniejszych. To, ile trzeba konkretnie zapłacić, zależy od wielu czynników. Największe znaczenie mają: liczba pracowników zatrudnionych w warunkach zagrożenia, liczba wypadków przy pracy, do jakich dochodziło w ostatnich latach, oraz rodzaj prowadzonej działalności. Wiele można zyskać w rozmowach z ZUS, który wydaje decyzję o wysokości stawki wypadkowej. Śmiało można powiedzieć, że firmy w sprawie wysokości wypadkowego negocjują z ubezpieczycielem.

Wróćmy do firmy X. W 2012 roku w zakładzie wydarzył się wypadek ciężki. To spowodowało, że ZUS podniósł stawkę za wszystkich pracowników z 1,73 proc., co było stawką podstawową dla firm prowadzących podobną działalność, do 2,6 proc. Efekt? Firma zamiast 267 tys. zł rocznie musiała zapłacić 481 tys.

Po czasie okazało się, że ten ciężki wypadek nie powinien być wcale wykazany w danych, które zdecydowały o tym, że ZUS podniósł stawkę wypadkowego. Wykazały to dopiero szerokie analizy dokumentacji, jakie przeprowadziła zewnętrzna firma. Dzięki temu Zakład wydał decyzję o ponownym obniżeniu stawki do poziomu 1,73 proc., a firma dostała zwrot ponad 200 tys. zł i zaoszczędziła tyle samo za przyszły rok i każdy kolejny, kiedy musiałaby płacić niepotrzebnie wyższą składkę.

Takich firm jak X jest w Polsce znacznie więcej, ale jak wynika z danych EY, większość nie ma pojęcia, że płaci za wysokie składki i bez problemu może je obniżyć, uzyskując jednocześnie zwrot za poprzednie lata. Teraz mają ostatnią szansę, żeby zweryfikować wysokość płaconych składek wypadkowych, sięgając aż 10 lat wstecz.

2016 rok jest przełomowy, bo od przyszłego zmieniają się przepisy dotyczące przedawnienia zusowskich należności. Tylko do końca tego roku obowiązuje okres dziesięcioletni, co oznacza, że to ostatni moment na odzyskanie nadpłaconych składek wypadkowych za lata 2006-2011. Od stycznia okres przedawnienia skróci się o połowę do pięciu lat.

Warto tę okazję wykorzystać, bo w grę mogą wchodzić duże pieniądze. - Jeśli policzymy nawet drobną zmianę składki o 0,1-0,2 pkt proc. w przypadku dużego pracodawcy, który zatrudnia kilkaset osób i płacił za dużo przez 10 lat, oszczędności firmy mogą iść w miliony złotych - wskazuje dr Karol Raźniewski, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego EY. I dodaje, że nieprawidłowości w naliczaniu składek dotyczą nawet 70 proc. firm w Polsce.

Weryfikacja nie zawsze wykaże nadpłatę, może się również okazać, że przedsiębiorca płacił zbyt niską składkę wypadkową. Jednak z szacunków EY wynika, że siedmiu na dziesięciu pracodawców spośród tych, którzy płacą nieodpowiednie stawki składek, płaci za dużo. Pozostałych trzech nie dopłaca.

Ale nawet, jeśli okaże się, że firma płaciła za mało, może to być dla niej korzystne. - Wtedy warto się przyznać, bo jest szansa na uniknięcie kary. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że każdy pracodawca powinien zweryfikować poziom składki wypadkowej, żeby zabezpieczyć osoby odpowiedzialne za wdrażanie przepisów BHP – twierdzi ekspert EY. Warto przypomnieć, że ta odpowiedzialność spoczywa bezpośrednio na członkach zarządu firmy.

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto sprawdzić wysokość opłacanych składek. Jeśli okaże się, że są zbyt wysokie, przedsiębiorca otrzyma nie tylko zwrot nadpłaty, ale też będzie płacił mniej w następnych latach.

Jakie czynniki mogą powodować, że wypadkowe było za wysokie i firmie należy się zwrot z ZUS? Najczęściej firmy zawyżają składki przez złą kwalifikację zdarzeń w miejscu pracy. I to nie dlatego, że ktoś w firmie popełnia błąd. Najczęściej pracodawca zgłasza wypadek do ZUS i uwzględnia to w swoich statystykach. Zakład przekwalifikowuje zgłoszenie, ale pracodawca tego nie uwzględnia i przez to zawyża sobie składkę wypadkową.

- Zdarza się też tak, że wypadek okazuje się mniej groźny niż się początkowo wydawało. Mieliśmy do czynienia z sytuacją, w której pracownik zapadł po wypadku śpiączkę. Firma to zgłosiła, ZUS uznał, ale po krótkim czasie okazało się, że pracownik się wybudził. Wtedy Zakład zmienił kwalifikację wypadku, bo pracownik wracał do zdrowia i był zdolny do pracy, ale przedsiębiorca w swoich statystykach tego nie uwzględnił - wyjaśnia Grzegorz Piliszek z działu doradztwa podatkowego w EY.

Innym powodem może być zmiana struktury pracowników. Wystarczy, że firma zwolni połowę przedstawicieli handlowych, którzy jeżdżąc po Polsce wystawiali się na większe ryzyko niż pracownicy biurowi. Przez to liczba zatrudnionych w warunkach zagrożenia spadła, a przedsiębiorca powinien płacić niższe wypadkowe.

Jak wynika z badania EY, 62 proc. przepytanych firm uważa, że składka wypadkowa, jaką odprowadzają do ZUS jest za wysoka. Jednocześnie tylko jedna trzecia badanych kiedykolwiek sprawdzała, czy płaci prawidłowe wypadkowe. Aż 54 proc. nie robiła tego nigdy.

W Polsce co roku ponad 87 tys. osób ulega wypadkom przy pracy. Z roku na rok jest ich jednak mniej. Z danych ZUS wynika, że w 2014 roku było to 88 tys., a w 2012 r. - 89 tys. Wypadki są też mniej groźne. Cztery lata temu pracownik z powodu wypadku był niezdolny do pracy średnio przez 42 dni, w 2015 roku - już tylko przez 34,5. Te statystyki przekładają się na wysokość stawek, jakie płacą firmy. W 2014 roku aż 58 proc. otrzymało od ZUS decyzję o obniżeniu składki, a tylko 12 proc. musiało płacić więcej.

Jeśli dojdzie do wypadku, pracownik może otrzymać odszkodowanie, rentę z tytułu niezdolności do pracy, rentę rodzinną lub zasiłek rehabilitacyjny. Rocznie na takie świadczenia z funduszu wypadkowego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wydaje się w Polsce ponad 5 mld zł - 0,3 proc. PKB.