Finanse pod kontrolą: Jak efektywnie zarządzać środkami w firmie

To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl

Bez względu na to, ilu pracowników zatrudnia firma, jakie ma obroty i w jakiej branży działa, zarządzenie finansami może stanowić spore wyzwanie. To zadanie nie ogranicza się do zatrudnienia księgowej i zaczyna się już na etapie myślenia o własnej działalności. Zatem zacznijmy od początku.

Tuż przed startem

Już planując swoją działalność warto pomyśleć o budżecie, spodziewanych przychodach i kosztach. Może wydawać się to wróżeniem z fusów, jednak dobrze przygotowany plan biznesowy z uwzględnieniem zarządzania finansami może uchronić przed problemami na początku działalności.

Co się może stać, jeśli do zarządzania środkami nie podejdziemy poważnie? Każdy przedsiębiorca szybko zauważy, że coś jest nie tak – problemy z płynnością finansową, brak środków na stałe koszta i przede wszystkim brak wiedzy o tym, dlaczego tak się dzieje. Nie strasząc dalej, przedstawiam poniżej kilka kroków, których nie warto omijać, aby efektywnie zarządzać finansami przedsiębiorstwa.

Analiza i kontrola

Budżetowanie - Stwórz szczegółowy budżet, który określi planowane przychody i wydatki na dany okres. Monitoruj go regularnie i dostosuj w razie potrzeby. Budżetowanie pomoże Ci świadomie kontrolować wydatki i alokować środki w odpowiednich obszarach.

Analiza kosztów - Przeprowadź dokładną analizę kosztów, aby zidentyfikować obszary, w których można zaoszczędzić. Zwróć uwagę na koszty operacyjne, jak np. wynagrodzenia, materiały, usługi zewnętrzne. Poszukaj możliwości negocjacji umów z dostawcami lub alternatywnych dostawców, którzy oferują lepsze warunki.

Kontrola płynności finansowej - Monitoruj regularnie swoją płynność finansową, czyli dostępne środki pieniężne w firmie. Upewnij się, że masz wystarczającą ilość gotówki, aby sprostać bieżącym zobowiązaniom, takim jak płatności za wynagrodzenia, dostawców i inne koszty operacyjne. Zrób pełną analizę cash flow – sprawdź kiedy będą spływać ci przychody, a kiedy musisz ponieść koszty. To zadanie nie należy do najłatwiejszych, biorąc pod uwagę pojawienie się niespodziewanych kosztów, których nie dało się wcześniej przewidzieć, a dodatkowo na etapie planowania ciężko zgodnie z rzeczywistością ocenić rzetelność płatniczą klientów (szczególnie kiedy twój biznes wymaga wystawiania faktur z terminem płatności). Warto już na tym etapie rozważyć narzędzia przyspieszające płatności takie jak faktoring. Faktoring polega na przyspieszaniu płatności za faktury terminowe. Jeśli wystawiasz fakturę z terminem płatności za 30 dni, to oddając ją np. do firmy eFaktor, pieniądze otrzymasz natychmiast po wystawieniu faktury. Faktor zaś poczeka na termin płatności i wtedy otrzyma płatność od Twojego klienta. Dzięki wykorzystaniu faktoringu będzie ci łatwiej zaplanować zgodnie z rzeczywistością faktyczny przepływ środków pieniężnych w Twojej firmie.

Rzut okiem w przyszłość

Inwestycje - Zastanów się nad długoterminowymi inwestycjami, które mogą przynieść korzyści firmie. Przyjrzyj się możliwościom rozwoju, modernizacji infrastruktury lub rozszerzeniu oferty produktowej czy usługowej. Pamiętaj jednak o zachowaniu ostrożności i przeprowadzeniu analizy opłacalności przed podjęciem decyzji.

Negocjacje - W przypadku zakupów i negocjacji z dostawcami staraj się uzyskać jak najlepsze warunki. Porównuj oferty, negocjuj ceny i warunki płatności. Warto także rozważyć korzystanie z programów lojalnościowych lub negocjować rabaty dla stałych klientów.

Monitorowanie wyników- Regularnie analizuj wyniki finansowe firmy, takie jak przychody, koszty i marże zysku. To pozwoli Ci na śledzenie postępów i reagowanie na ewentualne problemy lub obszary wymagające optymalizacji.

Wystrzegaj się błędów

Choć na błędach wiele się uczymy, są takie których warto unikać zawczasu. Te związane z zarządzaniem finansowym przedsiębiorstwa mogą nieść ze sobą zgubne konsekwencje. Jednym z takich błędów jest z pewnością brak poduszki finansowej. Może się on stać powodem upadku firmy, dlatego część zysku warto przeznaczyć na zbudowanie poduszki finansowej o odpowiedniej wysokości.

Pierwszy duży sukces, większe zyski mogą zawrócić w głowie i łatwo wtedy o pochopne decyzje. Jeśli przedsiębiorca podejmie się wyższych zobowiązań, nie uwzględniając ryzyka, łatwo może doprowadzić do sytuacji, w której nie będzie w stanie spłacać na czas swoich należności.

Wiedza to podstawa

Dobrym elementem dbania o efektywne zarządzanie finansami w firmie jest rozwój kompetencji finansowych. Wzmacniaj swoje umiejętności z zakresu zarządzania finansami, aby lepiej rozumieć aspekty finansowe swojej firmy. Możesz skorzystać z kursów, szkoleń lub skonsultować się z ekspertami w tej dziedzinie. Im więcej wiesz, tym bardziej świadomie podejmujesz decyzje, dotyczące przyszłości twojej firmy – zobacz jaką przewagę daje Twojej firmie wykorzystanie np. opisanego w tym tekście faktoringu. To nadal nie jest powszechnie stosowane narzędzie, za to wielokrotnie wykorzystywane w prężnie rozwijających się start-upach.

Pamiętaj, że efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to proces ciągły. Nie ma tu dróg na skróty. Regularna analiza, monitorowanie i dostosowywanie strategii finansowej będą kluczowe dla osiągnięcia sukcesu nie tylko tu i teraz, ale również na dłuższą metę.