Koszty uzyskania przychodu. Jak obniżyć podatki dzięki prawidłowemu rozliczeniu wydatków

To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl

Co to jest koszt uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to przede wszystkim wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. W działalności gospodarczej uwzględnia się również koszty służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Do kosztów podatkowych zalicza się więc także różnego rodzaju ogólne wydatki związane z funkcjonowaniem firmy – takie, które jedynie pośrednio są związane z osiąganymi przez podatnika przychodami.

W interesie przedsiębiorców rozliczających się skalą podatkową lub podatkiem liniowym jest wpisywanie do ewidencji księgowej tylu kosztów, ile to będzie możliwe. Im wyższe koszty uzyskania przychodu wykażemy, tym niższy będzie dochód, a przez to niższy podatek.

Kosztem firmowym powinny być wyłącznie te wydatki, które mają bezpośredni związek z pozyskiwanym dochodem i nie mają charakteru osobistego. Popularne koszty uzyskania przychodu to zakup towarów handlowych, materiałów biurowych, opłaty za domenę i stronę internetową. Wielu przedsiębiorców w ramach kosztów uzyskania przychodu wlicza media, telefon, internet, odpisy amortyzacyjne do środków trwałych. Kosztem mogą być też diety, bezpośrednio związane z odbywanie podróży służbowej. Do kosztów zaliczamy również bilety parkingowe, autobusowe czy kolejowe.

Istnieją mniej oczywiste koszty firmowe, o których wielu przedsiębiorców zdaje się zapominać. To wydatki związane z pozyskaniem kapitału, a zatem koszty firmowych produktów finansowych:

Faktoring w całości, kredyt niekoniecznie

Koronnym przykładem usługi, która pozwala pozyskać firmie kapitał, a koszt tej usługi można uznać w całości za wydatek firmowy, jest faktoring. Innym, mniej "korzystnym" przykładem są odsetki od tzw. kredytów firmowych. Odsetki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu pod warunkiem, że środki pochodzące z kredytu są wykorzystywane na cele związane z działalnością gospodarczą oraz warunkiem koniecznym jest zapłata tych odsetek (tj. niezapłacone odsetki nie są kosztem podatkowym). Wynika to z art. 22 ustawy o PIT i zawartej w nim definicji kosztów uzyskania przychodów. Tyczy się to jednak tylko odsetek. Kredyt w części kapitałowej nie stanowi kosztu uzyskania przychodu co wynika wprost z art 23 ustawy o PIT

Jak się określa wysokość kosztów uzyskania przychodów

Koszty uzyskania przychodów uzyskanych ze stosunku pracy (tzw. koszty pracownicze) określa się w zależności od ilości zawartych umów o pracę i miejsca zatrudnienia (w miejscu zamieszkania lub poza nim).

Można zastosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z pracy do wysokości:

• 3000 zł (250 zł miesięcznie), w przypadku gdy uzyskiwałeś przychody jednego stosunku pracy i stosunków pokrewnych,
• 4500 zł w przypadku gdy uzyskiwałeś przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy i stosunków pokrewnych,
• 3600 zł (300 zł miesięcznie), w przypadku gdy miejsce twojego stałego lub czasowego zamieszkania w roku podatkowym było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz nie uzyskiwałeś dodatku za rozłąkę lub nie otrzymywałeś zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu),
• 5400 zł w przypadku gdy uzyskiwałeś przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy i stosunków pokrewnych, a miejsce twojego stałego lub czasowego zamieszkania podatnika było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz nie uzyskiwałeś dodatku za rozłąkę lub nie otrzymywałeś zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

Powyższe limity stosuje się również do niektórych tytułów dochodów z działalności wykonywanej osobiście, np. związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, z udziałem w organach stanowiących osób prawnych, uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem itp.

Jeżeli uzyskujesz przychody z pracy i korzystasz w stosunku do tych przychodów z praw autorskich lub z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, przysługuje ci 50 proc. koszty uzyskania przychodów. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu przez płatnika z twoich środków składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

50 proc. koszty uzyskania przychodów dotyczą wyłącznie przychodów z tytułu:

• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
• produkcji audialnej i audiowizualnej;
• działalności publicystycznej;
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;
• działalności konserwatorskiej;
• prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Roczne 50 proc. koszty uzyskania przychodów ze wszystkich tytułów określonych nie mogą przekroczyć kwoty 120 000 zł.

W przypadku zastosowania ulgi dla młodych, ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ lub/i ulgi dla pracujących seniorów, suma łącznych 50 proc. kosztów uzyskania przychodów z praw autorskich i praw pokrewnych oraz przychodów zwolnionych od podatku w ramach ww. ulg, nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty 120 000 zł.

Udokumentowanie kosztów uzyskania przychodu

Jeżeli wydatek ma stać się kosztem poniesionym przez firmę, musi spełniać definicję oraz musi zostać odpowiednio udokumentowany. Podstawą do tego są faktury, rachunki oraz dokumenty celne.

Dopuszczalne są także inne dokumenty, ale muszą być one wiarygodne, czyli określać strony transakcji, mieć podaną datę, przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość, a także podpisy upoważnionych do jej wystawienia i odbioru osób. Taki dokument powinien mieć także oznaczenie, najczęściej numeryczne.

Co ważne dowód księgowy powinien zostać wpisany w sposób zrozumiały. Na przykład skrótowa nazwa nie powinna sprawiać problemów z rozszyfrowaniem.