Pół roku KSeF. System działa stabilnie, ale ekspertka dostrzega problem

Od 1 lutego 2026 r. e-fakturowanie w KSeF stało się obowiązkowe dla największych firm, a od 1 kwietnia dla pozostałych przedsiębiorców. Jeszcze mniejsi podatnicy wejdą do systemu w przyszłym roku. Jeśli z kolei chodzi o odbieranie faktur, to wszystkie podmioty muszą uczestniczyć w KSeF od lutego. Jak zatem można podsumować pierwsze sześć miesięcy z systemem?

Po pół roku funkcjonowania KSeF można wyciągnąć pierwsze praktyczne wnioski z wdrożenia systemu. Na początku najwięcej trudności przedsiębiorcom sprawiały: logowanie, uwierzytelnienie i nadawanie uprawnień. Z czasem jednak fakturowanie w nowym modelu zaczęło działać stabilniej, a firmy nadal dostosowują wewnętrzny obieg faktur do nowych zasad – ocenia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

– W początkach obowiązywania KSeF firmy musiały się oswoić między innymi z korzystaniem z tokenów i certyfikatów. W pierwszych dniach duże obciążenie systemu wydłużało czas logowania, a dodatkowym utrudnieniem była awaria Profilu Zaufanego, która czasowo blokowała uwierzytelnienie użytkowników – dodaje specjalistka.

Zdaniem autorki komentarza dziś sytuacja przedsiębiorców jest już lepsza. – Już w drugiej połowie kwietnia, gdy pierwsze emocje opadły, można było zauważyć, że przedsiębiorcy coraz lepiej rozumieją zasady działania KSeF. Wiedzą, czym jest certyfikat, jak działają uprawnienia i w jaki sposób korzystać z dostępnych metod uwierzytelniania. Wraz z opanowaniem tych kwestii widoczne stały się także praktyczne korzyści, które wynikają z pracy z nowym systemem – zauważa ekspertka IFIRMA.PL.

Z doświadczeń ekspertki wynika, że przedsiębiorcy wskazali przede wszystkim na większy poziom automatyzacji wystawiania i obiegu faktur, dostęp do dokumentów w jednym miejscu oraz lepsze uporządkowanie firmowej dokumentacji. Zwrócili też uwagę, że KSeF wymusza większą staranność przy wystawianiu faktur, ponieważ po przesłaniu do systemu nie można ich już swobodnie modyfikować – wyjaśnia.

Warto podkreślić, że z obowiązku mogą być zwolnieni przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Do końca 2026 r. poza systemem pozostają także podatnicy zwolnieni z VAT, którzy wystawiają paragony z NIP-em do kwoty 450 zł –

– Rok 2026 to okres przejściowy, w którym państwo nie nakłada jeszcze kar za brak realizacji obowiązku korzystania z KSeF. Dla firm, które nie zostały jeszcze nim objęte, może to być czas na spokojne przetestowanie nowych zasad i dostosowanie obiegu faktur – przypomina Joanna Łuksza.

Ekspertka nie ukrywa, że nowy system to także nowe możliwości analityczne dla skarbówki. Przypomina, że właśnie z tego względu wielu przedsiębiorców miało obawy i nadal odczuwa niepewność, która wiąże się z dostępem organów skarbowych do tak dużego zakresu danych. Czy obawy się potwierdziły? W praktyce można zauważyć, że administracja skarbowa coraz częściej monitoruje rozliczenia podatników i w pierwszej kolejności weryfikuje dokumenty, zamiast wszczynać kontrole podatkowe.

Kontrola podatkowa ma jasno określony przebieg, zakres i ramy czasowe. Zwykła weryfikacja bywa dla przedsiębiorcy mniej przewidywalna. Dlatego wraz z rozwojem KSeF potrzebne jest doprecyzowanie zasad jej prowadzenia, w tym formalnego informowania podatnika o zakończeniu sprawy – apeluje ekspertka.

Chociaż dla wielu KSeF jest kompletną nowością, resort finansów już zaplanował kolejne kroki i usprawnienia. Docelowo KSeF ma objąć nie tylko wystawianie faktur, ale cały proces obsługi dokumentów w firmie, czyli ich akceptację, księgowanie i rozliczanie płatności. W obszarze technicznym dobrą wiadomością dla podatników jest utrzymanie tokenów. Zgodnie z zapowiedziami mają one być dostępne również po 2027 r. – relacjonuje Joanna Łuksza.

– Drugim istotnym kierunkiem rozwoju będzie rozbudowa interfejsu API. Planowane jest zwiększenie obowiązujących limitów oraz poprawa wydajności komunikacji. W przyszłości za pośrednictwem API przedsiębiorcy będą mogli również zgłaszać organom podatkowym podejrzane, tak zwane scamowe, faktury – wylicza ekspertka IFIRMA.

Na ostateczne rozwiązanie czeka jeszcze prawny problem wizualizacji dokumentów. – W kilku interpretacjach indywidualnych dopuszczono traktowanie wizualizacji faktury jako odrębnego dokumentu. Nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy plikiem XML faktury ustrukturyzowanej a jej wizualizacją mogą w określonych sytuacjach rodzić ryzyko zakwestionowania rozliczenia, a w konsekwencji także konieczności zapłaty zaległego podatku – ostrzega autorka komentarza.

– Ministerstwo Finansów dostrzega ten problem i zapowiada prace nad jego rozwiązaniem. Dla przedsiębiorców najważniejsze będzie jednak to, aby nowe zasady przełożyły się na większą przewidywalność codziennej pracy z fakturami – podsumowuje autorka.