Ruszyły e-Doręczenia. "Administracja państwowa weszła na wyższy poziom"

Od 1 stycznia 2025 r. większość urzędów, instytucji oraz zawodów zaufania publicznego musi umożliwić obywatelom korzystanie z tej formy korespondencji. Oznacza to, że zarówno odbieranie, jak i wysyłanie dokumentów może (ale nie musi) odbywać się w formie cyfrowej.

System e-Doręczeń działa jako elektroniczny odpowiednik tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Wszystkie urzędowe pisma i decyzje można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej, bez potrzeby wizyty na poczcie czy w urzędzie.

Aby skorzystać z nowego systemu, wystarczy założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Proces ten jest prosty i można go przeprowadzić poprzez stronę mObywatel.gov.pl. Po aktywacji osobista skrzynka do doręczeń elektronicznych jest dostępna z poziomu komputera lub telefonu w dowolnym miejscu i o każdej porze.

- Od 1 stycznia większość urzędów i organów administracji musi posiadaćdres e-Doręczeń (ADE) i komunikować się z odbiorcami przez skrzynki do e-Doręczeń. Dla urzędów to jest duża rewolucja. Muszą one zintegrować e-Doręczenia ze swoimi wewnętrznymi systemami. Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach daje im okres przejściowy na dostosowanie się do zmian. Mają na to cały 2025 r. - wyjaśnia w rozmowie z PAP Magdalena Kordas, radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy.

Jak dodaje, skrzynka będzie działać podobnie jak e-PUAP, ale docelowo ma zastąpić tę usługę. - W zakładce "moje skrzynki" możemy wybrać czy daną przesyłkę chcemy przesłać e-PUAPem czy e-Doręczeniami, natomiast od 1 stycznia to e-Doręczenia powinny być podstawową formą komunikacji z urzędami - mówi Magdalena Kordas.

Logowanie następuje z poziomu przeglądarki, nie musimy instalować aplikacji. Najpierw trzeba się uwierzytelnić. Możemy to zrobić przez kod QR wygenerowany w mObywatelu, e-PUAP, bankowość elektroniczną, podpis kwalifikowany i nowy dowód osobisty. Nie musimy codziennie logować się na skrzynkę i sprawdzać, czy przyszło jakieś pismo. Przy jej zakładaniu podajemy adres mailowy, na który przychodzi powiadomienie w momencie, gdy czeka na nas wiadomość. Mamy 14 dni na jej odbiór. bbbMusimy kliknąć w wiadomość, żeby została uznana za odebraną. Wtedy automatycznie generuje się potwierdzenia odbioru, które widzi urząd - tłumaczy radca prawny.

Inne terminy niż urzędy mają przedsiębiorcy. - Jeżeli w tym roku założymy jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) lub spółkę, jesteśmy zobowiązani, żeby taki adres uzyskać od razu. Wszystkie spółki muszą posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń do 1 kwietnia - wyjaśnia Magdalea Kordas.

- Inne zasady obowiązują JDG. Jeśli działalność powstała przed 1 stycznia 2025 roku, ale będziemy dokonywać zmian w CEIDG między 1 lipca 2025 r. a 30 września 2026 r., system także wymusi założenie ADE. Ostateczny termin dla istniejących JDG to 1 października 2026 r.

Jak przedsiębiorcy mogą założyć adres do e-Doręczeń? - Przez stronę biznes.gov.pl. Wniosek składa się zgodnie z reprezentacją tj. jeżeli w spółce są dwie osoby reprezentujące, to one muszą uwierzytelnić się przy zakładaniu skrzynki - mówi radca prawny.