Techniki i narzędzia do ochrony Twojej firmy

To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl

Jak zarządzanie ryzykiem pomaga chronić firmę?

Zarządzanie ryzykiem jest procesem, który nigdy się nie kończy, bo też zagrożenia występują zawsze. Warto jednak wdrożyć odpowiednią strategię, aby zminimalizować ryzyko. Zapewnia to poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji, a przy okazji także minimalizację kosztów.

Do zarządzania ryzykiem można podejść dwojako: redukować ryzyko (czyli zmniejszać niebezpieczeństwo) lub go unikać (czyli całkowicie eliminować zagrożenia). To drugie zapewnia większe bezpieczeństwo, ale też mocno ogranicza możliwości rozwoju, nie pozwalając właściwie na żadną elastyczność.

Trudno jednakże o skuteczne minimalizowanie ryzyka, jeśli nie wie się, na czym ono polega. Dlatego też ważna jest właściwa identyfikacja zagrożeń i ich analiza (tak ilościowa, jak i jakościowa).

Co zagraża Twojej firmie? Jakie są rodzaje ryzyka?

Nie na wszystkie zagrożenia ma się wpływ. Ryzyko systemowe (zwane też rynkowym) jest zupełnie niezależne od naszych działań. Do tej kategorii zaliczają się na przykład: inflacja, poziom bezrobocia czy wprowadzane przez rządzących regulacje prawne. Można także wyszczególnić grupę zagrożeń specyficznych (to między innymi dostępność surowców) – charakterystyczną dla określonej branży.

Można także wyróżnić ryzyko statyczne i dynamiczne – to pierwsze związane jest z nieprzewidywalnością natury (jak na przykład gwałtownymi burzami niszczącymi budynki lub suszami zmniejszającymi plony), drugie zaś z dynamicznym rozwojem technologicznym (jak choćby pojawienie się nowej technologii, redukującej zapotrzebowanie na wytwarzany produkt lub oferowaną usługę).

Jednym z najszerszych i najważniejszych, a przy tym w pełni mierzalnym ryzykiem jest ryzyko finansowe. Zagrożeniem w tym kontekście mogą być między innymi niewywiązujący się z zobowiązań kontrahenci. Partnerzy są także źródłem ryzyka polegającego na niedostarczeniu towarów, paraliżującym cały proces dostarczania produktów lub usług.

Ryzyko stanowić mogą także sami pracownicy, choć w dużej mierze zależy to od pracodawcy. Największe kłopoty może bowiem sprawiać niewykwalifikowana kadra (brak szkoleń może zwiększać na przykład ryzyko awarii lub przestojów) oraz nieodpowiednio wynagradzana (to zwiększa ryzyko zwolnień lub strajków).

Zarządzanie ryzykiem w pięciu krokach

Zarządzanie ryzykiem należy rozpocząć od stworzenia planu badań. Na tym etapie wybiera się odpowiednie technik i procedury, które pomogą w identyfikacji tego, jakie zagrożenia istnieją. Warto też przygotować kompletną dokumentację.

Wówczas można przejść do kroku drugiego, czyli właśnie wspomnianej identyfikacji zagrożeń, wraz z ich źródłami i czynnikami ryzyka. To pozwala na określenie konkretnych celów – to może być ograniczenie danego ryzyka lub minimalizacja negatywnych skutków ewentualnego zdarzenia.

Krok trzeci to analiza jakościowa i ilościowa. W skrócie chodzi o to, by postarać się ustalić, jak duże jest prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia i jak duży wpływ może ono mieć na funkcjonalnie przedsiębiorstwa.

Mając te wszystkie dane można przejść do kroku czwartego, polegającego na stworzeniu planu zapobiegania. Musi on być możliwie konkretny: trzeba wybrać techniki i sposoby, a także przydzielić do zadań odpowiednich pracowników i zadbać o finansowanie.

Krokiem piątym jest kontrola i monitoring efektów. Należy na bieżąco obserwować, czy wykorzystywane narzędzia przynoszą zamierzony efekt, a wprowadzane zmiany – są tak skuteczne, jak przewidywano.

Najważniejsze narzędzia do ochrony firmy

Wśród narzędzi, z których można skorzystać, aby lepiej zrozumieć potencjalne ryzyko, znajdują się między innymi listy kontrolne i obszarowe, analizy założeń i celów, diagramy przyczynowo-skutkowe oraz drzewka prawdopodobieństwa. Jak widać, wszystkie one opierają się na dogłębnej analizie – przede wszystkim dokumentacji, ale nie tylko.

Bardzo dobrym pomysłem jest też wykorzystywanie rozmaitych technik grupowych, wszak co dwie głowy, to nie jedna. Chodzi tu przede wszystkim o burze mózgów, ale też spotkania statusowe w mniejszych lub większych grupach (w zależności od omawianego tematu).

Rada: jak skutecznie unikać ryzyka finansowego?

Jak wspominaliśmy wcześniej, jednym z głównym ryzyk jest ryzyko finansowe. Patrząc przez pryzmat ostatnich lat, gdzie niewypłacalność kontrahentów była jednym z głównych powodów likwidacji firm warto rozważyć faktoring. Faktoring polega na przyspieszaniu płatności za faktury terminowe. Co ciekawe nie jest to jedyna funkcja faktoringu – wielu przedsiębiorców przed podpisaniem umowy o współpracę sprawdza partnera w bazach firm faktoringowych – jeżeli faktor przyzna limit na danego kontrahenta to z czystym sumieniem można podpisywać kontrakt.

- Faktoring jest narzędziem, który jest idealną odpowiedzią na obecne potrzeby przedsiębiorców z sektora MŚP – mówi nam Mateusz Skowronek dyrektor sprzedaży w eFaktor. – Faktor nie tylko pomaga Ci w przyspieszeniu płatności, co zwiększa płynność finansową. Przede wszystkim sprawdza, czy kontrahent, z którym współpracujesz, jest rzetelny. Przedsiębiorcy z sektora MŚP nie mają często narzędzi, żeby sprawdzić wiarygodność nowego partnera. Faktor potrafi prawidłowo ocenić ryzyko wchodzenia we współpracę z danym podmiotem, rozwiązując problem właściciela firmy, który w tym czasie może zająć się rozwojem biznesu.

Dzięki wyżej wymienionym narzędziom można zaplanować reakcję na dane ryzyko. To może być między innymi: unikanie zagrożenia, redukowanie jego wpływu, utworzenie planu "B", przeniesienie zadań na inny dział albo też – gdy okaże się, że to najlepsza opcja – zaakceptowanie ryzyka i kontynuowanie pracy w normalnym trybie.

Która technika ochrony firmy jest najskuteczniejsza?

Najczęściej wykorzystywana, bo też najskuteczniejsza strategia zarządzania ryzykiem polega na wykorzystaniu czterech metod proaktywnych: akceptacji (czyli przyjęcia do wiadomości istnienia ryzyka i opracowania planów działania na wypadek wystąpienia zagrożenia), łagodzenia (czyli podjęcia działań redukujących ryzyko wystąpienia zagrożenia), unikania (czyli eliminacji ryzyka wystąpienia zagrożeń) oraz przeniesienia (czyli przerzucenia ryzyka na inny podmiot).

Rozważmy przykład, w którym ryzyko polega na potencjalnej utracie kluczowego pracownika, którego dopiero zamierzamy zatrudnić. Akceptacja polega na rozważeniu możliwych rozwiązań na wypadek odejścia tej osoby (to może być na przykład rekrutacja nowego pracownika, przekazanie obowiązków komuś innemu lub wstrzymanie danego projektu). Łagodzenie to monitorowanie stanu pracownika oraz docenianie go (na przykład w postaci premii). Unikanie jest w tym kontekście trudne, ponieważ jedynym sposobem na odebranie możliwości odejścia pracownika jest… jego zwolnienie (lub niezatrudnienie wcześniej). Przeniesienie zaś może wiązać się choćby z zatrudnieniem pracownika przez agencję lub firmę zewnętrzną, która zagwarantuje zastępstwo w przypadku ewentualnego odejścia.

Połącz metody zarządzania ryzykiem – to klucz do sukcesu

Każda metoda i technika ma swoje plusy, ale i minusy, dlatego też dobrym pomysłem jest równoczesne wykorzystywanie kilku z nich. Uwzględnienie możliwie wielu zmiennych i zebranie jak największej ilości informacji pozwoli przygotować się na wiele zagrożeń, a także zminimalizować skutki ich ewentualnego wystąpienia.

Korzystanie z połączonych metod zarządzania ryzykiem może wiązać się z wysokimi kosztami, związanymi przede wszystkim z nakładami pracy. Biorąc pod uwagę to, jak wielu strat można dzięki nim uniknąć, korzyści wydają się to wszystko uzasadniać.