Co i w jaki sposób zapisujemy w ewidencji środków trwałych

W myśl ustawy o rachunkowości, przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję środków trwałych. Majątek trwały firmy to wszelkiego rodzaju maszyny i urządzenia techniczne oraz nieruchomości, których okres użyteczności jest dłuższy niż rok.

Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i prawnych oraz ustawą o rachunkowości, aby wpisać dany środek trwały do ewidencji, jego wartość początkowa musi przekraczać 3500PLN, a jego przewidywalny okres ekonomicznej użyteczności musi być dłuższy niż 1 rok. Dodatkowo środek taki musi być kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki. Musi być także własnością lub współwłasnością płatnika. Dokonując wpisu do ewidencji środków trwałych należy podać niezbędne informacje pozwalające wyliczyć odpis amortyzacyjny.

Wartość początkowa to nic innego, jak cena zakupu powiększona o koszty uzyskania danego środka. Chodzi tu o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek oraz prowizji, pomniejszone o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od przywozu składników majątku.

W przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie, za wartość początkową uważa się sumę wszystkich kosztów poniesionych podczas jego wytwarzania, tj. wynagrodzenie za pracę pracowników, koszty nabycia składników, koszty skorzystania z usług obcych i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy przedsiębiorcy, jego współmałżonka i nastoletnich dzieci oraz wydatków ogólnych zarządu.

Przedsiębiorca może również nabyć środek trwały w drodze spadku, darowizny lub inny nieodpłatny sposób. Najczęściej nie jest wtedy możliwe określenie wartości początkowej takiego środka trwałego. Dlatego ustawodawca daje możliwość wyceny na drodze porównania podobnych aktywów według wartości rynkowej, a jeżeli i taki sposób nie jest możliwy, pozostaje zwrócić się o pomoc do biegłego rzeczoznawcy.

Jeśli dokonana została modernizacja środka trwałego, jego wartość początkową powiększa się o sumę kosztów poniesionych na jego ulepszenie. W tym także na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 PLN. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma kosztów poniesionych na ich udoskonalenie (rozbudowę, rekonstrukcję lub adaptację) w danym roku podatkowym przekracza 3 500 PLN.

W razie trwałego oddzielenia od danego środka trwałego, elementu składowego lub części peryferyjnej, wartość początkową tego środka zmniejsza się o różnicę między ceną nabycia oddzielonego składnika a przypadającą na nią, w okresie dotychczasowym, sumą odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli odłączona część składowa zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o wyżej wymienioną różnicę.Zmian wartości w ewidencji dokonuje się od kolejnego miesiąca po oddzieleniu.

W przypadku pozyskania środka trwałego o niskiej wartości, tj. nie przekraczającej ustawowych 3500PLN, przepisy podatkowe pozwalają na bezpośrednie zaliczanie ich w koszty. Podatnik nie musi ewidencjonować ich w rejestrze środków trwałych. Nie oznacza to jednak, że można całkowicie je pominąć. Środki o niskiej wartości, których wartość przekroczyła jednak 1500PLN należy wpisać do ewidencji wyposażenia.

W świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zmienionej w 2002r., nie każda umowa leasingu operacyjnego jest traktowana w rachunkowości, jako usługa wynajmu środka trwałego (np. samochodu). W konsekwencji nakłada na podatników obowiązek dokonania odpowiednich zapisów "przekształcających" bilans.

Jednostka posiadająca środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze zalicza je do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 u.o.r. Oznacza to, że środki trwałe leasingobiorcy (czyli korzystającego) muszą widnieć w bilansie jednostki, nawet wtedy, kiedy prawnie pozostają jeszcze własnością leasingodawcy (czyli finansującego).

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że koszty opłat leasingobiorcy inaczej będą wpływać na wynik finansowy, a inaczej na podatkowy. Stąd ewidencja w księgach rachunkowych powinna być dostosowana zarówno do potrzeb rachunkowości (np. w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia wszystkich zdarzeń zaistniałych w jednostce), jak i dla celów podatkowych (np. służyć prawidłowemu obliczeniu dochodu będącego podstawą naliczenia podatku dochodowego).

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ujęcie składników majątku w ewidencji środków trwałych w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Dotyczy to zarówno środków nabytych, jak i wytworzonych we własnym zakresie. Również środki trwałe objęte umową najmu, lub dzierżawy muszą zostać wpisane do ewidencji nie później niż do końca miesiąca, w którym zostały przekazane do użytkowania.