Z delegacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy pracownik na polecenie swojego pracodawcy wyjeżdża do innej miejscowości, w której realizuje swoje zadania, a jest tam jedna z siedzib firmowych. W takiej sytuacji pracownik jest uprawniony do otrzymania zwrotu kosztów takiego wyjazdu. Dodatkowo ma prawo do diety na zakup pożywienia.
Nie każdy wyjazd poza siedzibę firmy będzie oznaczał podróż służbową, a dzięki temu będzie przysługiwała dieta i zwrot kosztów. Jeśli jednak wyjazd spełnia warunki podróży służbowej, to zawsze trzeba takie wydatki bardzo dokładnie udokumentować.
Warto wiedzieć, że jeśli pracownik wykonuje swoje zadania w różnych miejscach, bo taki jest po prostu charakter jego pracy, to takie wyjazdy nie są podróżą służbową.
Delegacje krajowe i zagraniczne
W przypadku podróży służbowej pracownik może otrzymać dodatkowe pieniądze, które pozwolą pokryć koszty związane z delegacją. Na pewno otrzyma je pracownik, który pracuje w sferze budżetowej. Firmy prywatne mogą kwestie zwrotów regulować dowolnie. Muszą wtedy je określić w regulaminie albo w umowie o pracę. Ograniczenie jest jedno. Nie mogą one być niższe niż zwrot kosztów, który otrzymują pracownicy budżetówki.
Warto przy okazji powiedzieć, że środek transportu, który będzie wykorzystywany podczas podróży służbowej, jest wybierany przez pracodawcę. Gdy pracownik bez zgody zmieni środek transportu, to pracodawca może odmówić zwrotu kosztów przejazdu.
Diety w delegacjach
Z delegacją związana jest nieodłącznie dieta. Jest to kwota, związana z koniecznością pokrycia kosztów wyżywienia w czasie podróży. Wartość pełnej diety krajowej to 30 zł. Obliczana jest dla całego czasu podróży. W sytuacji, gdy wyjazd jest krótszy niż 12 godzin, to pracownik może otrzymać połowę diety. Jeśli trwa więcej niż 12 godzin, otrzyma całą dietę.
Dieta może być obniżona, jeśli na czas podróży pracownik miał zagwarantowane śniadanie, obiad lub kolację. Za każdy taki posiłek dieta obniża się. W przypadku śniadania – 25 proc, kolacji, 25 proc, a w przypadku obiadu o połowę.
Jeśli pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie, to wtedy dieta mu nie przysługuje. Mało tego, jeśli dieta nie przekracza określonych limitów, to jest wolna od podatku. Nie trzeba też doliczać do niej składek ZUS.
Jeśli pracownik opuszcza stałe miejsce pracy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, może otrzymać dietę na pokrycie kosztów związanych z koniecznością zakupu wyżywienia. To 30 zł za każdą dobę. Jeśli pracodawca zapewnia darmowy posiłek, to dieta ulega pomniejszeniu.
Jeden posiłek to:
- 25% diety – w przypadku śniadania,
- 50% diety – w przypadku obiadu,
- 25% diety – w przypadku kolacji.
Czasem należą się pracownikowi tzw. posiłki profilaktyczne. Jeśli pracodawca zapewnił je na czas podróży, to i tak nie sprawia to, że dieta będzie obniżona w jakikolwiek sposób. Przygotowanie posiłku profilaktycznego dla pracownika nie oznacza, że można go potraktować jako bezpłatne wyżywienie. Wszystko dlatego, że przygotowanie i dostarczenie posiłków profilaktycznych objęte jest zupełnie innymi przepisami.