Faktura czy rachunek? Zwolnieni z VAT mogą wybrać

Co do zasady podatnik podmiotowo zwolniony z podatku VAT potwierdza sprzedane towary bądź wykonane usługi rachunkiem, jeżeli takie żądanie zgłosi kupujący. Rachunek powinien być wystawiony nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeżeli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone przed wykonaniem czynności) albo w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania (gdy zostało zgłoszone po dniu wykonania usługi lub wydania towaru).

Jeśli jednak osoba jest prawidłowo zarejestrowana jako podatnik zwolniony, może od tego roku wystawiać faktury. Dokumenty te oraz zasady ich wystawiania nie są jednak identyczne, jak w przypadku zarejestrowanych podatników czynnych.

Warunkiem uprawniającym podatnika zwolnionego podmiotowo z podatku od towarów i usług do udokumentowania sprzedaży fakturą, jest prawidłowe zarejestrowanie się jako podatnik zwolniony. Wybór zwolnienia potwierdza rejestracja podatnika jako zwolnionego, jakiej dokonuje naczelnik właściwego urzędu skarbowego po otrzymaniu od podatnika zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Nie będzie mógł bowiem faktury wystawiać ten, kto pomimo iż zwolnienie mu przysługiwało, nie wybrał go.

W tym przypadku przedsiębiorca ma również zasadniczo 7 dni na wystawienie faktury. Termin ten liczony jest od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Faktura wystawiana przez podatników VAT zwolnionych będzie się nieco różnić w konstrukcji od zwykłych faktur, jakimi posługują się inni przedsiębiorcy. Elementem, który musi się pojawić bezwarunkowo jest przepis prawa potwierdzający zwolnienie. Może być to zapis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, zgodnie z którym podatnik stosuje zwolnienie od podatku, a także inna podstawa prawna, która wskazuje, że można zastosować zwolnienie.

Nie jest natomiast wymagane, aby faktury wystawiane przez podatnika zwolnionego z VAT zawierały stawki podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek oraz numeru, dzięki któremu nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT w Polsce lub za granicą.