Faktura VAT. Wzór i podstawowe informacje o wystawianiu faktur

Faktura wystawiana jest przez tego, kto sprzedaje produkt lub usługę. W przypadku rolników możliwa jest sytuacja, że fakturę wystawia kupujący albo firma, która jest upoważniona przez sprzedawcę do tego, by to zrobić.

Fakturę VAT trzeba wystawić najpóźniej 15 dnia miesiąca, po którym nastąpiła sprzedaż. W niektórych sytuacjach fakturę VAT można wystawić, zanim dojdzie do sprzedaży. Wtedy jednak termin taki to najwyżej 30 dni przed tym, jak produkt lub usługa zostały dostarczone produkt lub usługę.

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja z wystawieniem faktury VAT za tzw. media (czyli gaz lub prąd). Taki dokument może być wystawiony jeszcze przed sprzedażą i w tym przypadku nie ma ograniczenia, jak wcześnie przed sprzedażą może być wystawiona faktura. Ważne by było to przed terminem płatności. Jeśli mamy do czynienia z fakturami za usługi budowlane, to można je wystawić 30 dni od dnia, gdy usługa została wykonana.

W przypadku udokumentowania sprzedaży paragonem wystawionym na kasie fiskalnej fakturę VAT do takiej transakcji powinna być wystawiona w ciągu 15 dni.

Nie istnieje zupełna dowolność w formie wystawiania faktury VAT. Musi ona mieć konkretne elementy, żeby uznać ją za poprawnie wypełniony dokument. Są to:

• Data, kiedy została wystawiona.
• Data, w jakiej został sprzedany towar albo usługa.
• Każda faktura musi mieć swój indywidualny numer unikalny.
• Dokładne dane sprzedawcy i kupującego. Nie można zapomnieć o numerach NIP.
• Trzeba dokładnie opisać towar i podać jego ilość, a także cenę jednostkową i wartość.
• Ważne jest, by podać stawki podatkowe, które zostały zastosowane.
• Ogólna kwota należności.

Stawki podatku i jego kwoty nie wpisuje się na fakturach, które nie są objęte VAT. Faktura nie musi mieć oznaczenia oryginał i kopia. Wystarczy, żeby wystawić ją przynajmniej jako dwa egzemplarze.

Czasami wymagane będzie umieszczenie na fakturze podstawowych informacji. Będzie tak w sytuacji sprzedaży towarów lub usług, gdy opodatkowaniem objęta jest tylko marża, a nie cała wartość sprzedaży. Jest tak np. w przypadku sprzedaży dzieł sztuki czy antyków albo innych produktów używanych.

Zgodnie z zasadami rozliczenie podatku VAT z faktury nastąpić powinno niezwłocznie po sprzedaży. Istnieją wyjątki od tej zasady. Chodzi tu np. o usługi budowlane czy telekomunikacyjne, gdy VAT rozliczany jest w chwili wystawienia faktury. VAT może być też rozliczany w dacie zapłaty, jeśli przedsiębiorca rozlicza faktura według metody kasowej. W takiej sytuacji na fakturze powinno pojawić się właściwe oznaczenie.