Faktura zaliczkowa. Wzór, najważniejsze elementy dokumentu

Zazwyczaj zaliczki stosuje się, jeżeli ogólne zlecenie jest duże i kosztowne w realizacji. Jeśli zamówienie jest wykonane zgodnie z ustaleniami, zaliczkę należy rozliczyć w cenie towaru lub usługi. Ze względu na to konieczne jest prawidłowe udokumentowanie całej operacji.

Ustawa o podatku od towarów i usług, artykuł 19a ustęp 8 mówi, że obowiązek podatkowy pojawia się w momencie otrzymania całości lub tylko części ustalonej zapłaty. Zaliczka musi zostać odniesiona do całości należnej kwoty. W chwili, gdy kupujący jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą, zaliczka zostać musi udokumentowana fakturą zaliczkową.

Faktura zaliczkowa jako dokument księgowy musi posiadać określone elementy. Należy do nich przede wszystkim data jej wystawienia. Kolejny niezbędny element to jej numer nadany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację faktury. Dalsze informacje dotyczą imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów, oraz adresów. Nie można zapomnieć o numerze NIP, który jest identyfikatorem na potrzeby podatku. W dalszej kolejności niezbędna jest data dokonania dostawy lub zakończenia dostawy, jeżeli jest ona inna niż data wystawienia faktury.

Bardzo istotna jest otrzymana kwota zapłaty oraz kwota podatku, którą wylicza się poprzez pomnożenie wartości otrzymanej zaliczki przez stawkę podatku i podzielenie tego przez wynik dodawania 100 do stawki podatku.

Kolejny punkt, który znaleźć się musi na fakturze zaliczkowej, to dane związane z zamówieniem. Powinny obejmować nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, ich wartość, stawkę podatku, kwotę podatku oraz wartość brutto zamówienia.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej to maksymalnie 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość albo część zapłaty od kupującego. Z drugiej strony nie można jej wystawić szybciej niż na 30 dni przed otrzymaniem płatności. Ze względu na trudności związane z przewidzeniem daty otrzymania pieniędzy, częściej wystawia się taką fakturę już po otrzymaniu przelewu lub gotówki.

Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać w każdych okolicznościach. Nie jest ona niezbędna w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub gazu, usług telekomunikacyjnych itp. Zaliczka w tych przypadkach nie powoduje konieczności dokumentowania fakturą zaliczkową.

Faktura zaliczkowa – wzór powoduje konieczność wystawienia faktury końcowej, jeżeli obejmowała ona tylko część wartości zamówienia. Jeżeli faktura zaliczkowa była za całość, nie ma konieczności wystawienia jeszcze jednej faktury – końcowej.

W sytuacji, gdy została wystawiona więcej niż jedna faktura zaliczkowa, sumuje się ich wartość. Wówczas na fakturze końcowej powinny znaleźć się wszystkie ich numery.

Fakturę zaliczkową wzór zawsze warto mieć pod ręką. W trakcie prowadzenia przedsiębiorstwa nie raz zdarzyć się może, że konieczne jest podzielenie dużego zlecenia na zaliczki. W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej.