Fakturowanie online. Ile możesz zaoszczędzić?

Jeśli wierzyć przewidywaniom, to w ciągu najbliższych siedmiu lat polskie firmy będą musiały przeorganizować swój system fakturowania. Okazuje się jednak, że mogą na tym sporo zaoszczędzić.

Według raportu PKPP Lewiatan firmy europejskie korzystające z e-fakturowania zyskują na tym rozwiązaniu 240 mld euro oszczędności oraz ratują prawie 12 mln drzew.

Ta gospodarność w niewielkim jednak stopniu dotyczy polskich przedsiębiorstw.
Ci z czasem dołączą do reszty Europy, wprowadzając fakturowanie online do swoich firm. Badania pokazują jednak, że inwestycja w e-fakturowanie zwraca się szybkim tempie, a przedsiębiorcy mogą liczyć na różnego rodzaju oszczędności. Jakie? Łatwo można podzielić je na trzy odrębne kategorie.

Przejście z fakturowania papierowego na elektroniczne, wiąże się z wyraźną redukcją kosztów. Tym wyższą, im większa jest liczba klientów obsłużonych online, zamiast standardowo poprzez drukowanie i przesyłanie faktury za pośrednictwem poczty. Według badania _ E-faktura w Polsce _ koszt wydruku i wysyłki jednej faktury wynosi, w zależności od szacunków, 1,5 - 8 zł. Standardowo koszt jednej faktury w Polsce zawiera się w wydrukowania jednej kartki papieru, znaczka pocztowego oraz koperty, co oscyluje w graniach 3-4 zł. Oczywiście koszty jednorazowe faktury są mniejsze dla firmy, która miesięcznie obsługuje ich 20 tysięcy, a dla takiej, która wystawia ich zaledwie 200._ _

Inaczej natomiast przedstawia się sprawa z e-fakturami, gdzie niweluje się całkowicie wszelkie koszty związane z wysyłką, gdyż wszystko odbywa się w Internecie. Jedyne za co trzeba zapłacić to program do e-fakturowania oraz zapewnić, że e-faktura będzie zgodna z_ _przepisami.

Elektroniczna

źródło: Deloitte Touche Tohmatsu

Oczywistym zyskiem przedsiębiorców stosujących e-faktury jest również szybsze dotarcie faktury do klienta, a co za tym idzie skrócenie czasu jej opłacenia, dzięki czemu pieniądze szybciej trafiają do dostawcy. W przypadku gdy klient zgubi e-fakturę nie ma obawy, bo powtórny dostęp do dokumentu plik zawsze jest możliwy.

Poza wszystkim e-fakturę można odebrać i opłacić z każdego miejsca na ziemi, jedynie za pośrednictwem łącza internetowego, gdyż wiele programów do ich obsługi daje również możliwość przejścia do automatycznego systemu płatności internetowej. Od 2011 roku można również wystawiać e-faktury korygujące, a nawet jeśli jest taka potrzeba korygować papierową fakturę jej elektronicznym odpowiednikiem.

E-faktury znacznie skracają czas, który przedsiębiorcy musieliby poświęcić na ich wypełnienie w formie papierowej. Znika poza tym obawa, że zostaną dostarczone pod niewłaściwy adres lub opóźnienia na poczcie spowodują, że dojdą do klienta po czasie.

Większe firmy mogą także zaoszczędzić pewne kwoty zamieniając trzymanie faktur papierowych w magazynach, na składowanie ich na serwerach lub nośnikach elektronicznych. Tym bardziej, ze zgodnie z przepisami prawnymi obowiązek podatkowy istnieje przez pięć lat od momentu wystawienia i dostarczenia faktury klientowi. Ten okres w rzeczywistości może ulec prawie 2-letniemu wydłużeniu. Dlaczego? Przepisy podatkowe regulują te kwestię następująco. Przypuśćmy, że przedsiębiorca otrzymał fakturę w styczniu 2013 roku, pod koniec tego roku złożył zeznanie podatkowe za okres 12 poprzednich miesięcy.

Dopiero po zaakceptowaniu tego przez Urząd Skarbowy mija termin 5 lat, a fakturę i tak trzeba trzymać jeszcze do rozpoczęcia się kolejnego roku – czyli w tym przypadku 2020. Z trzymaniem danych elektronicznych jest o tyle łatwiej, że okres się nie skraca, ale pliki zajmują mniej miejsca i jest do nich łatwiejszy i szybszy dostęp, a ich utrzymanie kosztuje znacznie mniej.