Jak korzystnie wycofywać składniki majątku firmowego?

Przedsiębiorcy chętnie obniżają podatek dochodowy dokonując zakupów _ na firmę _, ale muszą mieć świadomość, że w momencie rozliczenia w firmie, zakup staje się jej własnością, co ma określone konsekwencje. Są one istotne zwłaszcza, gdy dana rzecz przestaje być potrzebna, psuje się lub niszczy, a także gdy przedsiębiorca chce ją z jakiegoś powodu sprzedać.

Na majątek firmowy składają się wszystkie rzeczy ujęte w kosztach w ramach działalności – albo zakupione, albo przeniesione z majątku prywatnego. Te zakupy, które mają w firmie służyć dłużej niż rok i są warte ponad 3500 zł, to tzw. środki trwałe, które rozlicza się nie jednorazowo, a stopniowo – na zasadach amortyzacji (opisanej na końcu tego artykułu).

Do środków trwałych najczęściej zalicza się samochody, nieruchomości, maszyny, meble, czy elektronikę. Do majątku firmy zaliczają się także tzw. wartości niematerialne i prawne, czyli własność, która nie ma fizycznej postaci. Są to np. licencje.

Warto tu zauważyć, że majątkiem firmowym są tylko te rzeczy, które zostały ujęte w kosztach. Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje swoją prywatną własność do celów firmowych, ale nie ujmuje tego faktu w kosztach (np. przez amortyzację), to ta własność i tak stanowi jego majątek prywatny i ten artykuł jej nie dotyczy.

Oczywiście, dana rzecz wpisana do majątku firmy nie zostaje w nim na zawsze. Gdy przestaje być potrzebna w firmie, można ją wycofać. Jest na to kilka sposobów.

Przedsiębiorca może wycofać składnik majątku firmowego i przeznaczyć go na cele osobiste. W praktyce dzieje się tak np. ze sprzętem komputerowym, który nie jest już wystarczający na potrzeby służbowe, świetnie natomiast nadaje się na użytek domowy np. dla dzieci przedsiębiorcy.

Aby przekazać na cele prywatne składnik majątku firmowego będącego środkiem trwałym, należy go wykreślić z ewidencji i zaprzestać amortyzacji (jeśli jeszcze trwała). Jeśli zaś nie jest środkiem trwałym, wystarczy tylko dokonać właściwych rozliczeń podatkowych.

Przekazanie składnika majątku firmowego na potrzeby prywatne nie wymaga zapłaty podatku dochodowego. Przychód z działalności gospodarczej powstaje natomiast, gdy przedsiębiorca najpierw wycofa rzecz z majątku firmowego, a następnie ją sprzeda, o ile między wycofaniem, a dniem sprzedaży upłynęło mniej niż 6 lat. Natomiast po upływie 6 lat nie trzeba już rozliczać przychodu.

_ Uwaga: _

_ Sprzedaż wycofanego z działalności gospodarczej środka trwałego lub elementu wyposażenia może generować przychód z działalności gospodarczej, nawet jeśli przedsiębiorca zlikwidował firmę. _

Przekazanie składnika majątku firmowego na cele prywatne generalnie powoduje konieczność zapłaty VAT. Jeżeli przedsiębiorca jest VAT-owcem i zakupując sprzęt odliczył VAT związany z zakupem, to dokonując przesunięcia do majątku prywatnego musi także zapłacić VAT, czyli w praktyce oddać go państwu. Na szczęście, nie musi oddawać takiej samej kwoty, jaką odliczył. W takiej sytuacji VAT oblicza się według aktualnej wartości rynkowej. Oczywiście, nie można jej zaniżyć.

Czynność przesunięcia może (ale nie musi) być udokumentowana przez wystawienie faktury wewnętrznej, która określa wartość i kwotę VAT. Rozliczenia dokonuje się w okresie, w którym dana część majątku została przeniesiona do majątku prywatnego.

Przez likwidację majątku firmy rozumie się całkowite zaprzestanie używania danej rzeczy. Przyczyną może być zużycie, zniszczenie, wymiana na nowy sprzęt, awaria czy kradzież. Likwidacja składników majątku firmowego nie jest opodatkowana ani VAT-em, ani podatkiem dochodowym. Musi być natomiast precyzyjnie udokumentowana na wpadek kontroli. Aby prawidłowo przeprowadzić i udokumentować proces likwidacji składnika majątku należy:

• zaznaczyć przyczynę likwidacji w ewidencji wyposażenia lub środków trwałych (o ile dany składnik majątku jest wpisany do którejś z tych ewidencji),
• sporządzić protokół likwidacyjny zawierający co najmniej: datę likwidacji, przyczynę likwidacji, określenie składnika majątku, podpis osoby sporządzającej protokół,
• ewentualnie zgromadzić dodatkowe dokumenty, np. dowód przekazania sprzętu wydany przez punkt skupu złomu lub firmę przyjmują zużyty sprzęt elektroniczny, w przypadku kradzieży notatkę policyjną, w przypadku awarii opinię z serwisu o braku opłacalności naprawy.

Dowody potwierdzające, że sprzęt został zutylizowany z pewnością będą tym bardziej potrzebne, im krócej dana rzecz była używana w firmie i większe prawdopodobieństwo, że jednak wciąż miała wartość rynkową.

Sprzedaż składnika majątku firmowego to przychód analogiczny do innych przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Dokumentuje się go wystawiając fakturę lub rachunek, które należy ująć jako przychód w rozliczeniach podatku dochodowego. VAT-owiec dolicza do kwoty sprzedaży VAT według stawki obowiązującej na dany rodzaj transakcji. Przy czym do końca 2013 r. możliwe jest uzyskanie zwolnienia z VAT, o ile dany składnik majątku był używany w firmie przez co najmniej 6 miesięcy. Wtedy na fakturze nie wykazuje się stawki i kwoty VAT. _ _

_ Uwaga: _

_ Od 1 stycznia 2014 r. zmianie ulegną przepisy dotyczące zwolnienia z VAT w związku ze sprzedażą towaru używanego, jeśli przy jego zakupie nie było prawa do odliczenia VAT. Po tej dacie przedsiębiorcy, którzy sprzedadzą składnik majątku firmowego obowiązkowo będą musieli zapłacić VAT, bez względu na to czy odliczyli VAT oraz jak długo z tego składnika korzystali. VAT-u nie będą musieli natomiast doliczać przedsiębiorcy korzystający z danego składnika majątku wyłącznie do celów sprzedaży zwolnionej z VAT. _

Te składniki majątku firmowego, które są warte ponad 3500 zł obowiązkowo podlegają amortyzacji, czyli systematycznemu ujmowaniu w kosztach części wartości danej rzeczy przez określony czas. Oczywiście, składnik majątku, który jest amortyzowany także można wycofać z firmy (np. sprzedać) zanim amortyzacja zostanie ukończona. Co wówczas dzieje się z niezamortyzowaną wartością?

Jeżeli przedsiębiorca przekazuje środek trwały na cele prywatne musi amortyzację zawiesić. Ostatni odpis powinien zostać dokonany w miesiącu wycofania. Pozostała nieumorzona wartość nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku likwidacji lub sprzedaży środka trwałego – wówczas niezamortyzowana wartość środka trwałego jest kosztem uzyskania przychodu jednorazowo, w miesiącu sprzedaży lub likwidacji.