Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

*Wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników. Jeżeli to tylko jeden pracownik, prowadzi się dla niego indywidualną, imienną ewidencję. *

Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa, mianowanie, powołanie czy wybór).

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują okresów na jakie powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Decyduje o tym pracodawca. Jednak celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dlatego ewidencję należy tak prowadzić, aby przed każdym terminem płatności wynagrodzenia, obok stałych składników wynagrodzenia za pracę było możliwe wypłacenie należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Najwygodniej i najpraktyczniej jest zatem prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy, na podstawie której bez trudu można ustalić np. przysługujące wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Ewidencję czasu pracy należy udostępnić pracownikowi na jego żądanie. Oryginał dokumentu jest własnością pracodawcy. Pracownik może żądać jedynie wglądu w dokument, albo także powielenia metodą kserograficzną czy odpisania z oryginału.
Podstawowym niezbędnym elementem, który powinna zawierać każda ewidencja czasu pracy, jest liczba godzin pracy, którą pracownik przepracował. Rozporządzenie określa to jako ewidencję pracy w poszczególnych dobach roboczych. W rzeczywistości oznacza to jednak konieczność ewidencji każdego przepracowanego przez pracownika czasu, w tym pracy w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, oraz w dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.

Ponadto pracodawca ma obowiązek ewidencjonować dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych należy uwzględnić czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Jeżeli nieprawidłowości dotyczą jedynie technicznych braków w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, np. braku zapisu o realizacji przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego, inspektor pracy może zastosować jedynie wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji (przez umieszczanie w jej treści wszystkich niezbędnych informacji).

Naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy, stwierdzając takie wykroczenie, może również, w ramach tzw. postępowania mandatowego, nałożyć karę grzywny w wysokości do 2 tys. zł lub w charakterze oskarżyciela publicznego wystąpić przed sądem grodzkim o nałożenie kary grzywny do wysokości 30 tys. zł.

Jeżeli z czynności kontrolnych inspektora pracy wynika, że ewidencja została sfałszowana, inspektor pracy może w takiej sytuacji wystąpić do prokuratora z wnioskiem o podejrzenie popełniania przestępstwa.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy może stanowić przestępstwo:

Tekst powstał w oparciu o materiały Państwowej Inspekcji Pracy.

• ZOBACZ TAKŻE:
  • Świadectwo pracy to obowiązek pracodawcy
  • Jaką dokumentację musi prowadzić pracodawca?