Jak współpracować z partnerem zagranicznym?

Inwestor zagraniczny najczęściej zaczyna realizację swej wizji od powołania do życia polskiego podmiotu gospodarczego, często z udziałem polskiego kontrahenta. Obie strony dążą do zabezpieczenia swoich interesów starając się zachować wpływ na istotne sprawy spółki. Zadanie z pozoru proste, w praktyce okazuje się mocno problematyczne. Z jednej strony planujący wspólne przedsięwzięcie są przekonani o wspólnych celach i interesach, z drugiej jednak chcą mieć pewność, że rozwijająca się działalność nie będzie niszczona przez rodzące się nieporozumienia wspólników. Nie sposób co prawda przewidzieć wszystkich niebezpieczeństw przyszłej współpracy, można jednak starać się je zminimalizować. Zależy to w dużej mierze od starannego przygotowania przedsięwzięcia i często wymaga zaangażowania profesjonalnego doradcy.

Rozpoczynając współpracę z kontrahentem zagranicznym należy odpowiedzieć sobie na pytanie, jaka forma prawna byłaby dla planowanej inwestycji i naszych potrzeb najkorzystniejsza.

Najbardziej rozpowszechniona jest forma spółki z o.o., jako ograniczającej odpowiedzialność jej wspólników za zobowiązania i powstające straty zasadniczo do wniesionych wkładów, a także nie wzbudzająca wątpliwości urzędników. Za jej wyborem przemawia często podobieństwo jej ukształtowania w Polsce i za granicą co sprawia, że jest ona formą znaną obydwu partnerom.

Zawiązując spółkę z kontrahentem zagranicznym należy zadbać o prawidłowe skompletowanie dokumentacji wspólników, szczególnie wspólnika zagranicznego. Niezbędne jest sprawdzenie, czy wspólnicy nie będący osobami fizycznymi nie potrzebują zgód swych organów na przystąpienie do nowego podmiotu. Trzeba też postarać się o uzyskanie odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego – w przypadku spółki polskiej - i odpisów podmiotów zagranicznych z właściwych dla nich sądów/rejestrów. _ Jeżeli naszym kontrahentem jest podmiot niemiecki, niezbędne będzie uzyskanie odpisu z rejestru handlowego (HR) z właściwego miejscowo sądu rejestrowego spółki niemieckiej. _ Najprościej byłoby, gdyby osoba, bądź osoby uprawnione do reprezentacji wspólnika zagranicznego wzięły udział w zawarciu umowy spółki przed polskim notariuszem. Nie ma jednak przeszkód, aby udzieliły one do zawarcia umowy spółki pełnomocnictwa – w formie aktu notarialnego. Jeżeli do zarządu tworzonej spółki powołany ma zostać cudzoziemiec – wzór podpisu członka zarządu
może on również złożyć przez notariuszem w swoim kraju. Pamiętać należy, iż wszystkie sporządzone za granicą dokumenty urzędowe niezbędne do zawiązania spółki przez wspólnika zagranicznego, zgodnie z Konwencją Haską wymagają uzyskania „Apostille”. Bez tej klauzuli na dokumentach przedłożonych przy zawieraniu umowy, a także bez ich przysięgłego tłumaczenia, polski notariusz nie powinien sporządzić aktu notarialnego.

Tworząc umowę spółki z o.o. szczególną uwagę zwrócić należy na rozkład głosów na zgromadzeniu wspólników. Objęcie udziałów 50-50 % nie jest najszczęśliwszym rozwiązaniem, choć każdy wspólnik zazwyczaj chce mieć równe prawa. Brak jednomyślności wspólników uniemożliwi bowiem przy takim układzie sił podjęcie jakiejkolwiek uchwały. Podobnie będzie, gdy rozkład głosów na zgromadzeniu nie pozwoli osiągnąć ustawowej bądź umownej większości niezbędnej do podejmowania uchwał (np. 2/3 głosów). _ Brak zgodności wspólników w sprawach istotnych dla funkcjonowania spółki może narazić spółkę na szkodę. _Zapobieżeniem takiej sytuacji może być uprzywilejowanie głosów jednego ze wspólników. Przepisy dopuszczają uprzywilejowanie dające uprawnionemu do 3 głosów na jeden udział. Trzeba mieć jednak na uwadze, iż uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu może dotyczyć wyłącznie udziałów o równej wartości nominalnej. Drugi ze wspólników może zostać w zamian za to uprawniony do pobierania większej dywidendy – poprzez uprzywilejowanie
jego udziałów dot. dywidendy. Uprzywilejowana dywidenda nie powinna przewyższać więcej niż o połowę dywidendy przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym

Innym rozwiązaniem dla mogącego zaistnieć „pata decyzyjnego” wspólników, jest instytucja automatycznego umorzenia udziałów. Wspólnicy określają w umowie spółki sprawy, w których niepodjęcie uchwały przez Zgromadzenie Wspólników np. w dwóch kolejnych terminach, powodować będzie umorzenie części lub całości udziałów jednego ze wspólników. Ustalenie w umowie spółki wynagrodzenia za umorzone udziały, akceptowalnego przez wspólnika, powinno wyrównać mu zmniejszenie bądź utratę wpływu na podejmowane uchwały.

Chcąc mieć pewność, że udziały spółki nie zostaną zbyte osobom, z którymi nie chcielibyśmy współpracować, należy zapewnić w umowie spółki obowiązek uzyskania zgody pozostałych wspólników, bądź Zgromadzenia Wspólników na zbycie udziałów oraz prawo pierwszeństwa ich nabycia przez dotychczasowych wspólników. Nie ma przeszkód, aby wyłączyć spośród potencjalnych nabywców osoby z określonych grup zawodowych, czy też zajmujących się interesami konkurencyjnymi w stosunku do spółki. Możliwe jest także postanowienie, iż wspólnicy przez pierwsze lata działalności spółki (np. 4-5) wcale nie będą mogli zbywać swoich udziałów. Taką formę ograniczenie w zbywaniu udziałów, z uwagi na nieprzewidywalność okoliczności mogących wpłynąć na konieczność pozbycia się udziałów, należy jednak uznać za wyjątkową.

Ze zmianą proporcji udziałów w kapitale spółki może wiązać się podwyższenie jej kapitału zakładowego. Wystarczy, że jeden ze wspólników nie będzie chciał bądź mógł objąć dodatkowych udziałów, a także gdy jeden ze wspólników zaproponuje objęcie udziałów przez podmiot nie będący, wspólnikiem. Zabezpieczyć się można przed taką sytuacją poprzez ustalenie, iż podjęcie uchwały będzie wymagało zgody wszystkich wspólników, bądź co najmniej wspólnika, który ma obawy co do zwiększania pozycji w spółce pozostałych wspólników.

Wygodną z jednej, ale niebezpieczną z drugiej strony, jest instytucja dopłat wspólników. Dopłaty są formą dofinansowania spółki przez jej wspólników - zawsze proporcjonalnie do posiadanych udziałów, które nie wpływają na zwiększenie udziałów wspólnika w kapitale zakładowym. Chcąc skorzystać z tej formy dofinansowania spółki musimy uwzględnić ją w umowie spółki, wskazując maksymalną wysokość dopłat - np. do wysokości 10 krotności posiadanych przez wspólników udziałów. Jeżeli będzie potrzeba poprawienia sytuacji finansowej spółki – wspólnicy zobowiążą się do wniesienia dopłat, które będą mogły być zwrócone, jeżeli tak zadecyduje Zgromadzenie Wspólników, a umowa określi tryb zwrotu dopłat. Zastanowić się jednak należy, czy będzie można sprostać wniesieniu dopłat w określonej umową wysokości – często wspólnik nie zdaje sobie sprawy z tego, że wpłata wielokrotności wartości jego udziałów przekracza jego możliwości finansowe.

Jeżeli zarząd spółki ma być wieloosobowy, możemy zapewnić sobie wpływ na jego skład, nie tylko poprzez głosowanie nad kandydaturami na zgromadzeniu wspólników. Możemy postanowić w umowie spółki, iż członkowie zarządu będą wybierani bezpośrednio przez wszystkich bądź niektórych wspólników, nie zaś przez ich zgromadzenie.

Warto zwrócić się ku mniej popularnym typom spółek, uregulowanych w Kodeksie spółek handlowych. Doświadczenie przedsiębiorców zagranicznych uczy, że mogą być one atrakcyjną alternatywą. Niechętnie jeszcze korzysta się z np. ze spółki komandytowej, jako spółki, w której co najmniej jeden ze wspólników odpowiada całym swoim majątkiem, a co najmniej jeden do wysokości określonej kwoty. Problem pełnej odpowiedzialności, szczególnie uciążliwej dla osób fizycznych, w sposób stosunkowo łatwy do usunięcia, rekompensują korzyści płynące z zasad opodatkowania takiej spółki i jej wspólników. Należy się spodziewać, że taka forma prawna spółki będzie cieszyła się już niedługo podobną popularnością, jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Autorka jest radcą prawnym, wspólniczką w kancelarii Rödl, Bramorski Kancelaria Prawna sp.k. we Wrocławiu, posiadającej także oddział w Gdyni