Jakie są zasady rozliczania faktur zaliczkowych w 2014 roku?

Przed 2014 r. rozliczanie zaliczek dokonywane było w specyficzny sposób, ponieważ fakturę zaliczkową należało wystawić do 7 dni od terminu otrzymania przedpłaty, ale VAT z tej faktury rozliczało się według daty otrzymania należności. Był to wyjątek od reguły, według której VAT rozliczany był zgodnie z datą wystawienia faktury.

Od 2014 r. kwestia rozliczania faktur zaliczkowych wygląda nieco inaczej niż wcześniej, aczkolwiek nie są to zmiany rewolucyjne, jak w przypadku np. daty powstawania obowiązku podatkowego. Zgodnie z zasadą ogólną wystawiania faktur obowiązek podatkowy z tytułu VAT pojawia się:

1. Wraz z wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

lub

1. Wraz z otrzymaniem całości lub części zapłaty, jeśli ma ona miejsce wcześniej niż wydanie towaru lub wykonanie usługi.

Druga z powyższych sytuacji dotyczy wręczania zaliczek, czyli otrzymania części zapłaty. W związku z tym należy wystawić fakturę, która stanowi podstawę do rozliczenia VAT-u. W jakim terminie?

Rzecz jasna poprzednia zasada nakazująca wystawić fakturę w terminie 7 dni już nie obowiązuje. W 2014 r. w przypadku faktur zaliczkowych zastosowanie ma taka sama zasada ogólna, jak w przypadku innych faktur. Fakturę zaliczkową wystawia się:

1. Nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedawca otrzymał zaliczkę.

lub

1. Przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed tym terminem - istotna jest tu jednak znajomość dokładnego terminu wpłaty środków pieniężnych.

Podobnie jak przed 2013 r. obowiązek podatkowy powstaje wraz z otrzymaniem zaliczki, przy czym na wystawienie faktury jest obecnie znacznie więcej czasu.

Powyższe zasady dotyczą oczywiście sprzedawcy. A jak kwestię wręczenia zaliczki można rozpatrywać pod względem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę?

Według ogólnej zasady, prawo to uzyskuje się w momencie wystąpienia u sprzedającego obowiązku podatkowego pod względem VAT, pod warunkiem jednak, że nabywca otrzymał od sprzedającego fakturę.

A zatem jeśli nabywca zapłacił zaliczkę i otrzymał fakturę zaliczkową, to może odliczyć z niej VAT według terminu zapłaty, gdyż wtedy pojawia się obowiązek podatkowy VAT u sprzedawcy. Nie może jednak odliczyć VAT-u, jeżeli otrzymał fakturę zaliczkową, ale zaliczki jeszcze nie zapłacił.

Przepisy określają katalog transakcji, których nie wolno dokumentować fakturą zaliczkową.

Ma to związek z odmiennym sposobem powstawania obowiązku podatkowego VAT w przypadku tych transakcji. Ważny jest w ich przypadku termin wystawienia faktury, a nie termin wykonania usługi.

Do katalogu takich transakcji należą m.in. dostawy energii i gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing, stała obsługa prawna i biurowa czy usługi ochrony osób i mienia. Ponadto, szeroką grupę transakcji, dla których nie wystawia się faktur zaliczkowych stanowią usługi związane z nieczystościami, a wśród nich m.in. usługi związane z handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu i nienadających się do recyklingu, odkażaniem i czyszczeniem, czy usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu.

Między innymi dla tych czynności obowiązek podatkowy jest związany z wystawieniem faktury, zatem sam fakt otrzymania zaliczki nie jest tu istotny. Skoro w chwili otrzymania zaliczki nie powstaje przy tych transakcjach obowiązek podatkowy, to nie wystawia się faktury zaliczkowej.

Na koniec warto zauważyć, że fakt wystawienia faktury zaliczkowej w 2014 r. nie powoduje powstania obowiązku podatkowego z tytułu podatku dochodowego. Ta zasada nie uległa zmianie w porównaniu z 2013 r.

Konieczność rozliczenia przychodu pojawia się według daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru do nabywcy, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania całości należności. Np. jeżeli wystawiono 3 faktury zaliczkowe i na podstawie tych 3 faktur już opłacono całość należności, to obowiązek rozliczenia przychodu powstaje z chwilą opłacenia tej ostatniej faktury zaliczkowej, bo uregulowanie należności miało miejsce wcześniej niż wykonanie usługi. Z kolei prawo nabywcy do rozliczenia kosztu związanego z zaliczką pojawia się według daty wystawienia faktury końcowej.

Więcej o zmianach w VAT