Kiedy można prowadzić elektroniczną listę płac

_ _

Do 31 grudnia 2008 r. listy płac, podobnie jak inne dokumenty, musiały być przechowywane w formie papierowej (oryginalnej). Obecnie listy płac, tak jak inne dokumenty, mogą zostać przeniesione na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Od początku 2009 r. mamy możliwość wyboru sposobu przechowywania list płac. **I tak listy płac możemy prowadzić:

• w postaci oryginalnej (papierowej)
  • w formie elektronicznej (na nośnikach danych).

Elektroniczne listy płac mogą przynieść spore oszczędności na kosztach wydruku. Pamiętajmy jednak, że możemy je stosować tylko wtedy, gdy posiadamy urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, czyli np. drukarki (jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej).

Obowiązek przechowywania listy płac nie wynika wprost z przepisów prawa pracy, można go jednak powiązać z przepisami dotyczącymi okresu jej przechowywania do celów związanych z uprawnieniami pracowniczymi. Przypomnijmy, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

§ Art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

§ Art. 125a pkt 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Autorka jest specjalistką w zakresie wynagrodzeń