Koszty dojazdu na szkolenie. Dla kogo przychodem?

Spółka organizuje dla pracowników szkolenie w swojej siedzibie, w związku z czym pyta, czy dojazd trenera na szkolenie w spółce może stanowić koszt uzyskania przychodu i czy powinien stanowić przychód dla takiego trenera. Trenerem jest osoba prowadząca własną działalność, a szkolenie wykonuje na podstawie umowy zlecenia.

Z brzmienia art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP wynika, że aby możliwe było zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu spółka powinna udowodnić, iż występuje obiektywny związek wydatku z możliwością uzyskania bądź zabezpieczenia przychodu przez spółkę.

Koszty szkoleń prowadzonych przez trenera ponoszone na podstawie zawartej umowy zlecenia mogą zasadniczo stanowić koszty uzyskania przychodu, gdyż przyczyniają się do rozwoju wiedzy i umiejętności pracowników. Wniosek taki jest powszechnie reprezentowany w doktrynie.

Niemniej jednak, aby możliwe było zaliczenie wydatków na zwrot kosztów podroży osoby niebędącej pracownikiem spółki (trenera) do kosztów uzyskania przychodu, obowiązek dokonywania takich wydatków powinien wynikać z zawartej umowy, która obliguje spółkę do zapewnienia takiego świadczenia – czyli umowy na przeprowadzenie szkolenia.

Brak podstawy prawnej dla obowiązku poniesienia wydatku w omawianym przypadku może prowadzić do zakwestionowania przez organ podatkowy ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu, gdyż spółka ponosić będzie wydatki, do których nie będzie zobligowana ani z mocy prawa ani z innego tytułu. Zalecane jest więc zawieranie odpowiednich postanowień w umowach z trenerami, które będą podstawą zwrotu kosztów.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF, zwolnione z podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Należy tu więc przytoczyć także brzmienie art. 21 ust. 13 tej samej ustawy, zgodnie z którym wskazany powyżej pkt 16 lit. b), dotyczący osób niebędących pracownikami, stosuje się jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

- w celu osiągnięcia przychodów lub

- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z brzmienia przytoczonych przepisów wynika, że diety oraz zwrot kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami (także trenerów) zwolnione są z opodatkowania, jeśli kwota ta po stronie osoby otrzymującej nie została zaliczona do kosztów uzyskania przychodu oraz gdy poniesienie przez otrzymującego należności wydatków miało na celu osiągnięcie przez niego oraz przez spółkę przychodu.

W takim przypadku przekazane kwoty zwolnione są z podatku, ale tylko do wysokości wskazanej w Rozporządzeniu o podróżach służbowych. Nadwyżka ponad te kwoty stanowi przychód do opodatkowania. Mając na uwadze powyższe ważne jest właściwe dokumentowanie faktu, iż trenerzy nie zaliczyli zwracanych kwot do kosztów uzyskania przychodu. Może to nastąpić poprzez wyegzekwowanie od nich oświadczeń o niezaliczeniu wydatków do własnych kosztów uzyskania przychodu.