Najem lokalu od osoby fizycznej. Sprawdź, jak zrobić to poprawnie

Przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o PDOP) nie przewidują szczególnych postanowień w zakresie sposobu dokumentowania zakupu usług najmu od osoby fizycznej (podmiotu nie będącego przedsiębiorcą).

Regulacje ustawy o PDOP przewiduje jednak, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP). W tym zakresie zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, do których należy odesłać przy ustalaniu zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych i odpowiedniego dokumentowania transakcji.

Na gruncie ustawy o PDOP wszelkie obowiązki (w tym dokumentacyjne) związane z kwalifikowaniem do kosztów wydatków obejmujących najem lokalu należy rozstrzygać w kontekście ogólnych przesłanek potrącalności kosztów regulowanych art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Na tej podstawie jedna z przesłanek wskazuje na obowiązek prawidłowego udokumentowania każdego wydatku a w doktrynie wskazuje się, że tylko prawidłowo udokumentowany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Tym samym zakup usług najmu nieruchomości od osoby fizycznej wymaga przede wszystkim jego udokumentowania poprzez: zawarcie umowy z wyszczególnieniem w jej ramach warunków udostępnienia nieruchomości, potwierdzeniem poniesienia wydatku (uregulowania czynszu najmu).

W doktrynie można spotkać stanowisko, zgodnie z którym dokumentowanie na gruncie ustawy o PDOP zakupu usług najmu obejmuje nie tylko samą umowę czy potwierdzenie zapłaty czynszu najmu, lecz również wystawioną przez osobę fizyczną fakturę lub rachunek. Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP to głównie cel poniesionego wydatku, jego związek z prowadzoną działalnością a nie sposób udokumentowania (posiadanie faktury/rachunku) są decydujące przy dokonywaniu kwalifikacji wydatków z tytułu najmu do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie regulacji art. 15 ust. 4e ustawy o PDOP należy zauważyć, iż za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Dodatkowo na gruncie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa podkreśla się, iż poniesione koszty mogą być dokumentowane innymi niż faktura czy rachunek dowodami. Stosownie bowiem do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, a także materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie _ w szczególności _ wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

Przepisy ustawy o PDOP oraz ustawy Ordynacja podatkowa dopuszczają możliwość dokumentowania transakcji innymi dowodami niż tylko fakturą czy rachunkiem. W tym zakresie można wskazać na sporządzoną umowę najmu, potwierdzenie poniesienia wydatku a także dokumenty potwierdzające cel i związek z prowadzoną działalnością (przykładowo dokumenty potwierdzające najem nieruchomości na siedzibę lub do innych celów związanych z prowadzoną działalnością).

Powyższe prowadzi do wniosku, że dokumentowanie transakcji zakupu usług najmu od osoby fizycznej innym dowodem niż fakturą VAT czy rachunkiem jest możliwe a ich brak nie wyłącza definitywnie możliwości kwalifikacji wydatku z tytułu najmu lokalu do kosztów uzyskania przychodów.

Czytaj więcej w Money.pl

• Składasz PIT-28, 16A i 19A? Zmiana terminu!
• Zobacz, kiedy możesz zaczekać z fakturą VAT
• Umowa najmu. Zobacz, co powinna zawierać
• Nieruchomości mogą być jak drugi etat