Obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej

Prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. W zależności od zawartych w niej danych należy przechowywać ją od 5 do 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty pracownicze.

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Innymi słowy mówiąc, dokumentację związaną np. z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za 2010 r., którego termin płatności mija 30 kwietnia 2011 r., należy trzymać do końca roku kalendarzowego 2016.

Mianem dokumentów podatkowych określa się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.

Te same zasady dotyczą podatników podatku VAT. Również oni zobowiązani są do archiwizacji wszystkich oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Za brak archiwizacji dokumentów lub niewłaściwe ich przechowywanie grozi odpowiedzialność karna z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce kończy się to karą grzywny sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Odpowiednie przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze.

- dokumenty zgłoszeniowe
Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.

- dokumenty rozliczeniowe
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie.

- dokumenty płatnicze
Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia. Obowiązek przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z Ordynacji podatkowej. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów oraz o uprawnieniu do emerytury, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum. Obowiązek ten reguluje ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.) artykuł 125a ust. 4.

Dokumentację firmową należy przechowywać w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Najlepiej podzielone na okresy rozliczeniowe tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odszukać. Dodatkowo należy zadbać o dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Przede wszystkim trzeba zabezpieczyć je przez uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Należy również chronić je przed niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym rozpowszechnianiem.

Nie oznacza to jednak, że dokumenty muszą być wyłącznie w postaci papierowej. Dzięki nowelizacji ustawy o rachunkowości, każdy przedsiębiorca ma prawo prowadzić i przechowywać dokumentację firmową w postaci elektronicznej. Daje to nieograniczone możliwości. Przede wszystkim łatwy i szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie za pomocą Internetu. Dodatkowo oszczędza się czas i pieniądze. Nawet kilka tysięcy złotych rocznie. To alternatywny sposób dla nowoczesnych firm, dla których ważne jest sprawne zarządzanie.

Dokumentację w postaci elektronicznego zapisu przechowuje się znacznie łatwiej, co nie oznacza, że nie trzeba o nią równie starannie zadbać. Komputer, na którym zapisane są pliki z dokumentacją firmową musi być zabezpieczony przed wirusami i wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych. Systematycznie muszą być także tworzone kopie zapasowe dokumentów firmowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, by zapis na nich przetrwał wymagany okres archiwizacji. Do tego celu najlepiej wykorzystywać licencjonowane oprogramowania rachunkowe, wyposażone w szereg przetestowanych funkcji. Archiwizacji dokumentów firmowych można dokonywać jedynie na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 73 ust. 2) zapis elektroniczny może objąć księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe oraz listy płac. Jeżeli cała księgowość firmy prowadzona jest na komputerze przy użyciu specjalnego oprogramowania rachunkowego, to może ona być w ten sposób przechowywana i archiwizowana. Również dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania i deklaracje podatkowe, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na informatyczne nośniki danych. W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe powstałe oryginalnie w tej formie. Czyli, jeśli płatnik dokonał zgłoszenia rejestrującego go do ZUS jako płatnika w formie elektronicznej za pomocą internetu, to zobowiązany jest przechowywać potwierdzenie tego zgłoszenia również w formie elektronicznej.