Oświadczenia pracowników firma przechowa elektronicznie?

Oświadczenie pracowników o obowiązującym do celów podatkowych NIP-ie lub numerze PESEL przedsiębiorca może przechowywać na dysku komputera. Papierowy dokument potwierdzający, jakim identyfikatorem podatkowym posługuje się dany pracownik, z jego własnoręcznym podpisem nie jest niezbędny.

Zatrudniający podwładnych pracodawca, czy współpracujący z konkretnymi osobami zleceniodawca obowiązani są do zebrania od pracowników (zleceniobiorców) oświadczeń dotyczących właściwych dla nich identyfikatorów podatkowych (NIP lub PESEL). Widok i koszt piętrzącej się dokumentacji pracowniczej przeraża z pewnością niejednego przedsiębiorcę, na szczęście jednak fiskus przychyla się do możliwości przechowywania takich informacji w postaci elektronicznej.

Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych osób wykonujących pracę na podstawie umów o pracę i umów zlecenia muszą zebrać od swoich pracowników i zleceniobiorców oświadczenia o numerze identyfikującym ich dla celów podatkowych, tj. NIP-u lub numeru PESEL.

Płatnicy obowiązani są bowiem przez przepisy podatkowe do podawania następnie identyfikatorów podatkowych podatników na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe i organy celne. Właśnie po to muszą dysponować dostępem do informacji o obowiązującym konkretnego podatnika identyfikatorze.

Ponieważ ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatkowej podatników i płatników milczy w temacie sposobu przechowywania oświadczeń o wybranym identyfikatorze podatkowym, można przyjąć, że płatnik posiada w tym obszarze pewną dowolność. Może wystarczyć dokument w formie elektronicznej na platformie internetowej - bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych w nim danych. Podkreśla to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 26.06.2013 r., o sygn. IBPBII/1/415-356/13/MK, powołując się na fakt, iż żadne obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie określają sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP).

Można więc przyjąć, że również w przypadku, gdy przedsiębiorca uzyskiwał oświadczenia w formie pisemnej, podpisanej przez podatników, nie musi ich przechowywać w oryginalnej papierowej formie. Wystarczyć powinny zatem np. zarchiwizowane na dysku skany oświadczeń.